Работа в текстовом процессоре Microsoft Word 2007

Site: Научись! Обучение для всех
Course: Информатика
Book: Работа в текстовом процессоре Microsoft Word 2007
Printed by: Guest user
Date: Wednesday, 20 October 2021, 12:25 PM

Description

Цель работы

Научиться технологии обработки текстовой информации с помощью текстового процессора MS Word 2007.

 

Задачи лабораторной работы

 

После выполнения лабораторной работы студент должен:

1.     Знать основные сведения по работе с MS Word

2.     Уметь работать с документами в MS Word

3.     Уметь вводить, редактировать текст, работать с таблицами и графикой

4.     Иметь представление о макросах

5.     Выполнять работы по структурированию больших текстовых документов

 

Перечень обеспечивающих средств

 

Для обеспечения  выполнения работы необходимо иметь компьютер со следующим обеспечением: операционная система  Windows XP или Windows Vista  и MS Office 2007.

1.   Основы работы в Microsoft Word

Из данного раздела вы узнаете следующее:

·         как запустить и закрыть Word;

·         из каких элементов состоит окно Word;

·         как настроить окно Word.

1.1.Запуск программы

Запустить программу Microsoft Word можно несколькими способами:

·         выполнить команду Пуск-Программы-Microsoft Office-Microsoft Office Word 2007;

·         щелкнуть на значке Word панели быстрого запуска;

·         дважды щелкнуть на ярлыке Word на Рабочем столе.

1.2.Завершение работы в программе

Завершать работу в программе вы можете несколькими способами:

·         Нажать кнопку Office и выбрать команду Выход из Word;

·         воспользоваться сочетанием клавиш Alt+F4;

·         нажать кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна программы.

ВНИМАНИЕ. Важно иметь в виду, что при выборе команды Выход из Word будут закрыты все документы, которые на данный момент открыты, а при использовании других способов – только текущий документ.

1.3.Окно программы

Все основные возможности, к которым привыкли пользователи более ранних версий, остались теми же, а вот способ доступа ко всем командам изменился. Microsoft постаралась сделать так, чтобы все необходимые на каждом этапе работы над документом опции были под рукой, и чтобы на экране в то же время не было ничего лишнего. Новый интерфейс является динамическим, и панели инструментов, которые существовали в предыдущих версиях, заменены на наборы тематических команд, которые появляются на экране в ответ на те или иные действия пользователя.

Все программы, которые входят в пакет Microsoft Office 2007, имеют похожий интерфейс. Во всех приложениях есть рабочая область, ленты, панель быстрого запуска, вкладки и меню. Поэтому если вы уже знакомы с одной из программ пакета, то вам будет нетрудно освоить основы работы и в остальных.

Строка заголовка

Строка заголовка находится в верхней части окна Microsoft Word. Несмотря на то, что она занимает немного места, ее функции достаточно важны. Во-первых, она показывает название программы, поэтому по ней можно сразу увидеть, с каким приложением вы работаете в данный момент. Во-вторых, на ней отображается название текущего файла. Если документ, с которым вы работаете, пока не сохранен, то вместо имени файла будет отображена надпись 'Документ1' (номер может быть другим). Это название Microsoft Word по умолчанию дает созданным файлам.

СОВЕТ. Создавая новый документ в Microsoft Word, лучше сразу же сохранять его и давать ему имя. Не забывайте также сохранять документ в процессе работы. Несохраненные данные будут утеряны после закрытия программы, а также в результате случайного завершения работы (например, зависания компьютера или отключения источника питания).

Кнопка Office

Кнопка Office – это новый элемент интерфейса Word (рис. 1.1). Эта кнопка напоминает кнопку Пуск в Windows Vista – она тоже круглая и тоже с логотипом. Если вы работали с ранними версиями программы, то наверняка обратите внимание, что в меню Office, которое вызывается щелчком по этой кнопке, осталось много команд из меню Файл.


Рис. 1.1.  Кнопка Office

Используя команды меню Office, можно создавать, открывать, сохранять и распечатывать документы, отправлять их по электронной почте, просматривать свойства и выполнять другие действия.

Одна из новинок, доступная в этом подменю – команда Инспектор документов. C ее помощью можно удостовериться в том, что документ не содержит никакой скрытой информации, которая может представлять угрозу для безопасности пользователя. После ее запуска будет запущен мастер, который проверит файл на наличие комментариев, скрытого текста, заголовков, информации об авторе и т.д., после чего предложит автоматически удалить найденную информацию.

В нижней части меню кнопки Office есть кнопка Параметры Word, в которой можно найти множество параметров настройки программы. Многие из них перекочевали сюда из окон Сервис-Параметры и Сервис-Настройка, существовавших в прошлых версиях Word, других раньше просто не было.

Лента

Лента – один из главных элементов окна Word 2007, который заменил панели инструментов и строку меню, существовавшие в предыдущих версиях (рис.1.2).


Рис. 1.2.  Новый элемент окна Word, на котором расположены все основные команды, называется лента

На первый взгляд, лента ничем не отличается от старых панелей инструментов, но это не так. Главное отличие в том, что команды в ней сгруппированы по тематическим вкладкам, благодаря чему можно легко найти то, что требуется в данный момент. Например, на ленте Главная, которая по умолчанию активизируется после запуска Word, имеется пять групп – Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили и Редактирование. На каждой собраны команды, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст.

Если необходимо получить доступ к дополнительным инструментам, которые раньше вызывались через пункты меню, нужно щелкнуть по небольшому треугольному значку, который расположен в нижней части практически каждой группы.

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа располагается в верхней части окна Word, справа от кнопки Office (рис.1.3). На эту панель вынесены самые главные команды, которые могут пригодиться во время работы в любом режиме, – сохранение документа и кнопки для выполнения отмены и возврата действий.


Рис. 1.3.  Панель быстрого доступа

Полосы прокрутки

Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки используются для перемещения по содержимому документа. Чем больше в документе страниц, тем меньше будет ползунок посередине вертикальной полосы прокрутки. Позиция ползунка позволяет определить, в каком месте документа пользователь сейчас находится: в начале, в конце или посередине.

Для перемещения по документу при помощи полос прокрутки, щелкните на одной из них левой кнопкой мыши и, удерживая ее, перетяните ползунок на вертикальной полосе вверх или вниз, а на горизонтальной — вправо или влево. Для перемещения по документу вы также можете использовать кнопки в виде стрелок, которые располагаются по краям полос.

В нижней части вертикальной полосы прокрутки расположены дополнительные кнопки для навигации по документу (рис. 1.4).


Рис. 1.4. Управление навигацией по документу с вертикальной полосы прокрутки

Кнопка в виде шарика определяет объект перехода. При ее нажатии открывается небольшое окно, позволяющее выбрать нужный объект (рис. 1.5). Это могут быть страницы, примечания, сноски, рисунки, разделы, заголовки, таблицы, исправления и пр. С помощью кнопок в виде стрелок можно переходить к предыдущему и следующему объектам выбранного типа.


Рис. 1.5. Меню, позволяющее выбрать объект перехода

Линейки

Одним из главных элементов интерфейса Microsoft Word являются горизонтальная и вертикальная линейки. С их помощью пользователь может ориентироваться в размерах текстовых полей и изменять их.

Если линейка не нужна, ее можно убрать. Для этого нужно перейти на вкладку Вид и снять флажок Линейка в группе Показать или скрыть (рис. 1.6). Также можно щелкнуть по маленькой кнопке Линейка, которая расположена в верхней части вертикальной полосе прокрутки (рис. 1.7).


Рис. 1.6.  Группа Показать или скрыть на вкладке Вид


Рис. 1.7.  Кнопка для отображения/скрытия линейки на вертикальной полосе прокрутки

Строка состояния

В нижней части окна находится строка состояния, на которой отображаются различные данные о документе.

В левой части строки состояния (рис. 1.8) можно увидеть:

·         общее количество страниц в документе и номер текущей страницы;

·         число слов в документе;

·         язык, который выбран для проверки орфографии в текущем документе;

·         кнопку, указывающую на наличие орфографических ошибок.


Рис. 1.8.  Левая часть строки состояния

В правой части горизонтальной полосы прокрутки находятся кнопки быстрого переключения между режимами отображения документа (рис. 1.9): Разметка страницы, Режим чтения, Веб-документ, Структура и Черновик.


Рис. 1.9.  Кнопки режимов просмотра документа

Кроме этого, тут расположен ползунок для изменения масштаба в документе (рис. 1.10). Щелчок по кнопкам – и + уменьшает или увеличивает масштаб на 10 процентов. Передвигая ползунок, можно быстро уменьшать или увеличивать масштаб от 10 до 500 процентов. Щелчок по цифре, показывающей текущее значение масштаба, приведет к открытию окна Масштаб.


Рис. 1.10.  Ползунок для изменения масштаба

Стоит заметить, что все описанные команды доступны на строке состояния по умолчанию. В Word 2007 можно настраивать команды, вынесенные на строку состояния. Для этого щелкните по ней правой кнопкой мыши. Вы сможете включить отображение нажатия клавиши Caps Lock, номера строки, раздела, столбца и других сведений. Также можно отключить отображение команд, которые вам не нужны.


Из данного раздела вы узнаете следующее:

·         как создать, открыть и сохранить документ в Word;

·         как не потерять данные в результате сбоя программы;

·         как задать свойства документа в Word;

·         как изменить масштаб просмотра документа;

·         как изменить режим просмотра документа.

2.1 .Документы Word

Файлы программы Word называются документами и имеют расширение DOC или DOCX. Когда вы открываете окно программы Word, в нем автоматически создается документ. Когда в окне Word не открыто ни одного документа, большинство команд главного меню и кнопок на панелях неактивны, нет также линеек и полос прокрутки.

Создание документа

Несмотря на то, что в Word при открытии автоматически создается пустой документ, иногда пользователю нужно создавать документы вручную. Создание документа — это одна из простейших операций в Word. Чтобы создать новый документ, нужно выполнить одно из следующих действий:

·         нажать сочетание клавиш Ctrl+N;

·         нажать кнопку Office и выбрать команду Создать в меню (рис. 2.1);


Рис. 2.1.  Выполнение команды Файл-Создать

При использовании первого способа документ будет создан на базе шаблона Normal. Этот шаблон является базовым для большинства документов и представляет собой пустой файл, который используется как основа для нового документа. При этом все содержимое шаблона переносится в созданный файл, а сам шаблон остается без изменений.

При выполнении второй команды появится окно Создание документа. (рис. 2.2).


Рис. 2.2.  Окно Создание документа

Данное окно содержит несколько разделов, где можно выбрать тип нового документа.

В разделе Пустые и последние, который открывается по умолчанию, доступно два типа документа: Новый документ — простой документ, который создается на основе шаблона Normal, и Новая запись блога – документ, позволяющий создать запись в блоге.

Раздел Из существующего документа — может пригодиться, когда нужно сохранить исходный документ, но в то же время внести изменения в новый, основываясь на исходном.

При помощи окна Создание документа можно также создать документ на основе одного из имеющихся в программе шаблонов. При выборе раздела Установленные шаблоны будет выведен список доступных шаблонов, а также эскизы для них. Раздел Мои шаблоны дает возможность создать документ на основе одного из шаблонов, сохраненных пользователем.

Открытие документа

В процессе работы пользователю часто приходится не только создавать документы, но и вносить изменения в существующие. Чтобы это сделать, необходимо открыть документ.

Открывать документы необязательно в самой программе. Если документ был создан в формате, который ассоциируется с Word, то открыть его можно многими способами. На то, что документ может быть открыт в Microsoft Word, указывает значок файла (рис. 2.3).


Рис. 2.3. Значок файла, который может быть открыт в Word

Открыть документ Word вне окна программы можно несколькими способами:

·         дважды щелкнув на его названии мышью в окне Проводника;

·         щелкнув правой кнопкой мыши на названии файла в Проводнике и выбрав в контекстном меню строку Открыть;

·         дважды щелкнув мышью на названии документа в окне любой другой программы для работы с файлами (например, Total Commander);

·         дважды щелкнув мышью на названии файла в окне папки;

·         щелкнув правой кнопкой мыши на названии файла в окне папки и выбрав в контекстном меню пункт Открыть;

Часто при работе с документом Word возникает необходимость открыть еще один документ. Открыть документ в программе можно несколькими способами:

·         нажать кнопку Office и выбрать команду Открыть в меню;

·         воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+O;

·         щелкнуть на кнопке Открыть на панели инструментов быстрого запуска;

ПРИМЕЧАНИЕ. По умолчанию кнопка Открыть не вынесена на панель быстрого запуска. Чтобы добавить ее туда, нажмите кнопку Настройка панели быстрого запуска и выберите команду Открыть в меню.

Какой бы способ открытия документа вы ни использовали, при этом появится окно открытия документа (рис. 2.4).


Рис. 2.4. Окно Открытие документа

Чтобы открыть файл при помощи данного окна, сделайте следующее.

1.      Выберите диск, на котором находится файл.

2.      Выберите папку, в которой хранится файл.

3.      Щелкните на названии файла два раза или выделите его и нажмите кнопку Открыть.

Если вы сохраняете большинство документов не в папке Мои документы, а в какой-нибудь другой, то можете изменить отображаемую по умолчанию директорию. Этим вы сэкономите достаточно много времени, так как избавитесь от необходимости каждый раз переходить в нужную папку, чтобы открыть документ.

В левой части окна Открытие документа находятся ярлыки папок, документы из которых открываются чаще всего. Этот так называемая панель адресов, на которой находятся ссылки на следующие папки:

·         Надежные шаблоны – шаблоны, работа с которыми признана безопасной;

·         Мои последние документы — документы, с которыми пользователь недавно работал;

·         Рабочий стол — файлы, вынесенные на Рабочий стол;

·         Мои документы — документы, находящиеся в папке Мои документы;

·         Мой компьютер — позволяет открыть документы с любого из имеющихся жестких, гибких и компакт-дисков;

·         Мое сетевое окружение — позволяет открыть документы, хранящиеся на компьютерах локальной сети или в Интернете.

Чтобы в окне открытия добраться до перечисленных папок, можно просто щелкнуть на их значках на панели адресов.

Если вы работаете с другими папками, то можете открыть нужную директорию с помощью раскрывающегося списка Папка или кнопок перехода, которые расположены справа от списка (рис. 2.5).


Рис. 2.5.  Кнопки перехода

Кнопка с изображением папки позволяет переместиться на уровень выше, а с изображением стрелки влево — вернуться к директории, в которой вы находились до этого. Если щелкнуть на треугольнике рядом с данной кнопкой, то можно выбрать одну из трех последних папок, в которые вы переходили (рис. 2.6).


Рис. 2.6.  Список быстрого доступа к папкам на кнопке перехода

Чтобы каждый раз не переходить к часто используемым директориям при помощи списка папок или кнопок перехода, можно добавить их на панель адресов в левой части окна Открытие документа. Вы также можете добавить в этот список ярлык диска или сетевого ресурса.

Чтобы удалить, переименовать или переместить ярлык, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите необходимую команду.

Если папка с нужным документом содержит очень много файлов, то для облегчения поиска можно воспользоваться строкой Имя файла. Введите название документа, часть имени или расширение (например, DOCX). Таким образом вы отсеете все неподходящие документы.

Задать требуемое расширение файла можно также при помощи списка Тип файлов. Если выбрать нужный формат, то файлы с другими расширениями отображаться не будут.

После того как папка с нужным документом будет выбрана, для его открытия нужно щелкнуть два раза на названии этого файла. Другой способ — выделить и нажать кнопку Открыть. Обратите внимание на стрелку рядом с данной кнопкой. Щелкнув на ней, можно выбрать вариант открытия документа.

·         Открыть — открывает документ в обычном режиме.

·         Открыть для чтения — в открытый таким способом документ нельзя будет внести изменения.

·         Открыть как копию — открывает копию существующего документа для того, чтобы исходный документ не был изменен.

·         Открыть в обозревателе — открывает документ в программе просмотра веб-страниц (например, Internet Explorer). Данная команда доступна только для HTML-документов.

·         Открыть с преобразованием – работает только для файлов XML и дает возможность применить определенное форматирование к таким файлам.

·         Открыть и восстановить — позволяет восстановить поврежденный файл.

Названия документов, с которыми вы недавно работали, отдельно вынесены в подменю Последние документы в меню Office, поэтому для их открытия не нужно использовать окно Открытие документа, а достаточно щелкнуть на кнопке Office, а затем – на соответствующей ссылке.

Количество последних открываемых документов, отображаемых в подменю Последние документы, можно изменить. Если вы постоянно работаете с небольшим количеством документов, то вам будет вполне достаточно семнадцати файлов, которые программа запоминает по умолчанию. Если же вам приходится иметь дело с большим числом документов, то имеет смысл увеличить количество запоминаемых файлов. В этом случае вы получите возможность открывать все рабочие документы одним щелчком мышью, а не с помощью окна Открытие документа.

Сохранение документа

При работе в Word очень важно постоянно сохранять документы. Набрать и отредактировать текст — это полдела. Главное — сохранить вашу работу. Пока документ не сохранен, вся информация, которую вы видите на экране, находится в памяти компьютера и пропадает после закрытия программы. Чтобы иметь возможность использовать ее впоследствии, необходимо записать данные в файл и сохранить на жесткий диск.

Сохранять работу можно разными способами:

·         при помощи кнопки Сохранить на панели инструментов быстрого доступа

·         нажать кнопку Office и выбрать команду Сохранить в меню;

·         воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+S.

ПРИМЕЧАНИЕ. Сохранять работу каждые несколько минут, используя эту комбинацию клавиш — очень хорошая привычка. К сожалению, далеко не на всех компьютерах установлены блоки бесперебойного питания, а перепады напряжения или кратковременное отключение электричества — не редкость. Поэтому сохраняйте файлы как можно чаще, иначе вы рискуете потерять выполненную работу.

При первом сохранении документа нужно указать его имя, а также выбрать папку, в которой он будет храниться на диске, и формат файла. Необходимые параметры указываются в диалоговом окне Сохранение документа, которое появляется при выполнении одной из указанных выше команд.

Для сохранения документа сделайте следующее.

1.      При помощи панели адресов или списка перехода между папками выберите папку, в которую вы хотите сохранить документ. Вы также можете создать новую папку, воспользовавшись кнопкой Создать папку или сочетанием клавиш Alt+4 (рис. 2.7).


Рис. 2.7.  Кнопка Создать папку на панели инструментов окна Сохранение документа

2.      Введите имя файла в соответствующем поле. По умолчанию программа назовет файл Документ1 (порядковый номер может быть другим).

3.      Выберите тип файла. Чаще всего для документов Microsoft Word используется формат Open XML, который установлен по умолчанию.

4.      Нажмите кнопку Сохранить. Файл сохранен.

В Office 2007 представлен новый формат сохранения документов - Microsoft Office Open XML. Файлы, сохраненные в этом формате, имеют расширение DOCX. Его особенности – улучшенное восстановление файлов после повреждения и наличие встроенной поддержки сжатия файлов в формате ZIP, которая дает возможность уменьшить размер до пятидесяти процентов.

Для сохранения файлов в формат, совместимый с более ранними версиями программы, выберите вариант Документ Word 1997-2003 в списке Тип файла. Значки файлов, которые сохраняются в Word 2007 в формат, совместимый с Word 2003, отличаются от значков документов, сохранных в формате Open XML.

Если вы обычно сохраняете файлы не в формате Open XML, а в каком- нибудь другом (например, RTF или DOC), то заметите, что каждый раз выбирать нужный формат из списка Тип файла неудобно. Упростить процедуру сохранения можно, изменив тип файла, используемый по умолчанию для сохранения. Например, RTF-файлы часто используются, когда предполагается, что с документом будут работать на компьютерах с разным программным обеспечением. Этот формат более универсальный, чем Open XML.

Если вам необходимо сохранить внесенные в документ изменения и одновременно оставить исходный файл, то можно воспользоваться командой Сохранить как, которая доступна в меню Office.

По умолчанию при выборе команды Сохранить как появляется рассмотренное выше диалоговое окно Сохранение документа, в котором также нужно указать имя документа, выбрать папку, в которой он будет храниться на диске, и формат файла.

Однако если задержать курсор на команде Сохранить как или же щелкнуть по небольшой стрелке, направленной вправо, Word предложит несколько вариантов сохранения (рис. 2.8):


Рис. 2.8.  Выбор команды Сохранить как в меню Office

·         Документ Word – после выбора этого варианта открывается окно Сохранение документа, в котором выбрано сохранение в формат Open XML.

·         Шаблон Word – эта команда дает возможность сохранить текущий документ как шаблон. Это означает, что на его основе могут создаваться другие документы. Подробнее о шаблонах см. разд. 4.8.

·         Документ Word 1997-2003 - после выбора этого варианта открывается окно Сохранение документа, в котором выбрано сохранение в формат

·         Найти надстройки для других форматов файлов – этот пункт стоит выбрать, если вы хотите сохранить файл в виде электронного документа в форматах PDF или XPS.

·         Другие форматы - после выбора этого варианта открывается окно Сохранение документа, в котором для сохранения выбран формат по умолчанию. Вы можете выбрать другой формат для сохранения.

Если вы работаете сразу с несколькими документами, то часто бывает удобно пользоваться командой Сохранить все. При ее выполнении будут сохранены изменения во всех открытых документах. Для удобства можно вынести кнопку данной команды на панель инструментов следующим образом.

1.      Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа и выберите пункт Другие команды в меню.

2.      В появившемся окне Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш раскройте список Выбрать команды из и выберите вариант Команды не на ленте.

3.      Выберите команду Сохранить все и нажмите кнопку Добавить.

4.      Чтобы изменить положение новой кнопки на панели быстрого запуска, выделите строку Сохранить все и нажмите кнопку Вверх один или несколько раз. Команда, расположенная в списке внизу, будет находиться на панели справа, команда, расположенная вверху – слева.

5.      Нажмите кнопку OK, чтобы сохранить изменения. Посмотрите на обновленную панель быстрого запуска.

Свойства документа

Работая с документами Word, часто необходимо сохранить их свойства, то есть указать, что представляет собой данный документ, кто его создал и редактирует, вынести ключевые слова и заметки. Это особенно актуально для документов, которые содержат большое количество данных на многих страницах. Если кто-то захочет посмотреть вашу работу, то свойства документа позволят быстро определить, какие данные особенно важны.

Чтобы произвести необходимые записи, сделайте следующее.

1.      Нажмите кнопку Office и выберите команду Подготовить в меню

2.      Выберите команду Свойства в подменю

Под лентой появится область Свойства документа. Она состоит из обязательного поля, в котором указано название документа и его расположение, а также ряда необязательных полей. Значение обязательного поля изменить нельзя, зато все остальные поля можно заполнить. Для перемещения между ними используйте клавишу Tab.

ПРИМЕЧАНИЕ. Некоторые из этих полей заполнены по умолчанию. Например, в поле Название записано первое предложение документа, в поле Автор — имя пользователя, которое было введено при установке Microsoft Office. При необходимости данные можно изменить.

2.2.Масштаб документа

Масштаб помогает увеличить или уменьшить размер документа, который выводится на экран. Масштаб влияет исключительно на вид документа на экране компьютера, а не на изображение, полученное при печати. Используя масштаб, можно увидеть сразу большое количество страниц документа или просмотреть всего лишь несколько строк, если нужно рассмотреть данные подробно.

Для изменения масштаба документа используется ползунок в нижней части окна Word, а также группа Масштаб на вкладке Вид.

Чтобы изменить масштаб документа, выполните одно из следующих действий.

·         Передвиньте ползунок Масштаб в строке состояния в нижней части окна Word, устанавливая значение в пределах от 10 до 500 %.

·         Щелкните по кнопке - или +, которые расположены по краям от ползунка, чтобы уменьшить или увеличить значение масштаба на 10% (рис. 2.9).


Рис. 2.9.  Ползунок Масштаб

·         Нажмите кнопку Выбор масштаба, представленную в виде цифры (например, 194%) слева от ползунка масштаба (рис. 2.10) и в появившемся окне выберите масштаб документа (рис. 2.11).


Рис. 2.10.  Кнопка Выбор масштаба


Рис. 2.11.  Окно Масштаб

·         Нажмите кнопку Масштаб в одноименной группе на вкладке Вид (рис. 2.12) и в появившемся окне выберите масштаб документа.


Рис. 2.12.  Группа Масштаб

В окне Масштаб можно установить произвольное значение масштаба, а также указать масштаб 200, 100 или 75%. Если вы не знаете, какое числовое значение использовать, выбирайте масштаб по ширине страницы, по ширине текста, целая страница или несколько страниц.



Из данного раздела вы узнаете следующее:

    * как выделить текст;

    * как скопировать, переместить и вставить участок текста;

    * как отменить выполненные действия;

    * как использовать буфер обмена;

    * как удалить текст;

    * как производить поиск в документе;

    * как проверить правописание;

    * как использовать функцию автозамены;

    * как подобрать синонимы.

3.1.Выделение текста

Чтобы выполнить многие операции редактирования (копирование, перемещение, удаление и т. д.), необходимо сначала выделить нужный участок текста.

Для выделения текста используется как мышь, так и клавиатура. Установив курсор в требуемом месте и удерживая левую кнопку мыши нажатой, можно выделять неограниченный участок текста — от одного символа (даже пробела) до всего текста. При этом выделять можно только в одном направлении, то есть нельзя одновременно выделить текст с двух сторон от курсора.

Помимо мыши, для выделения фрагментов текста часто используют клавиатуру. Установив курсор в требуемом месте и удерживая нажатой клавишу Shift, можно выделять текст при помощи мыши или клавиш управления курсором.

Кроме указанного выше, в Word существует большое количество способов выделения различных фрагментов текста:

·         для выделения слова нужно щелкнуть на нем два раза мышью;

·         предложения — щелкнуть на любом его слове при нажатой клавише Ctrl;

·         одной строки — поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть один раз;

·         текущего абзаца — можно использовать один из следующих способов:

u    щелкнуть три раза левой кнопкой мыши;

u    поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть два раза;

·         всего текста — можно использовать один из следующих способов:

u    поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть три раза;

u    нажать сочетание клавиш Ctrl+A;

u    нажать кнопку Выделить на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная и выбрать в меню команду Выделить все.

·         вертикального фрагмента текста — нажать и удерживать клавишу Alt при выделении мышью;

·         нескольких участков текста — нажать и удерживать клавишу Ctrl при выделении мышью.

В Word также существует режим расширяемого выделения, выделять текст в котором гораздо удобнее.

Режим расширяемого выделения можно включить, нажав клавишу F8.

При включенном режиме расширяемого выделения используют клавишу F8:

·         один раз для выделения слова, в котором находится курсор;

·         два раза для выделения предложения, в котором находится курсор;

·         три раза для выделения текущего абзаца;

·         четыре раза для выделения всего документа.

Для выключения режима расширяемого выделения нажмите клавишу Esc.

3.2. команды редактирования

Основными командами редактирования являются Вырезать, Копировать и Вставить. Обычно при редактировании эти команды используются в следующей последовательности: Копировать-Вставить или Вырезать-Вставить.

Как замечено в предыдущем разделе, перед тем как копировать или перемещать текст, его обязательно нужно выделить, чтобы показать программе, с каким участком вы хотите произвести операцию. Копировать или перемещать текст можно несколькими способами:

·         с помощью кнопок на ленте в группе Буфер обмена на вкладке Главная (рис. 3.1);


Рис. 3.1.  Кнопки Вырезать, Копировать и Вставить на ленте в группе Буфер обмена на вкладке Главная

·         используя контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на тексте;

·         с помощью следующих сочетаний клавиш:

u    Ctrl+X — вырезать;

u    Ctrl+C — копировать;

u    Ctrl+V — вставить;

3.3.Отмена и возврат действий

В процессе редактирования (как и выполнения любой другой работы в Word) никто не застрахован от ошибок. Можно ошибиться и при перемещении текста, и при выборе размера шрифта, и во многом другом. Для исправления ошибок в программе предусмотрена возможность отмены выполненных действий. Последнее действие можно отменить одним из следующих способов:

·         воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+Z;

·         нажав кнопку Отменить на панели быстрого доступа (рис. 3.2).


Рис. 3.2.  Кнопка Отменить на панели быстрого доступа

Обратите внимание, что отменить можно не только последнее действие, но и несколько действий. Однако следует помнить, что нельзя отменить предпоследнее действие, не отменив последнее, то есть отменять действия можно только последовательно.

Чтобы отменить несколько действий, используйте один из следующих способов:

·         нажмите сочетание клавиш Ctrl+Z столько раз, сколько действий вы хотите отменить;

·         щелкните на стрелке, расположенной справа от кнопки Отменить и выберите количество отменяемых действий (рис. 3.3).


Рис. 3.3.  Отмена нескольких действий

Для пользователей, которые ошибаются даже при исправлении ошибок, предусмотрена команда Вернуть, позволяющая после отмены действий выполнить операцию возврата. Для этого сделайте следующее:

·         нажмите кнопку Вернуть на панели быстрого доступа (рис. 3.4);


Рис. 3.4.  Кнопка Вернуть на панели быстрого доступа

·         нажмите сочетание клавиш Ctrl+Y.

Чтобы вернуть несколько действий, выполните одно из следующих действий:

·         воспользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl+Y столько раз, сколько действий вы хотите вернуть;

·         щелкните на кнопке Вернуть несколько раз.

3.4.Буфер обмена

При вырезании или копировании содержимое ячейки помещается в буфер обмена и становится доступным не только для работы в Word. Аналогично вы можете вставить в документ Word текст или иные данные, скопированные из другого приложения, с Интернет-страницы и др. Операции, связанные с буфером обмена, относятся не только к текстовым данным, но и к графическим объектам, гиперссылкам и т. д.

ВНИМАНИЕ. Текст, перемещенный или скопированный из одного места документа в другое при помощи мыши, в буфер обмена не заносится.

Буфер обмена в Microsoft Word 2007 позволяет хранить 24 объекта. Если вы работаете в обычном режиме, то в буфере сохраняются только последние скопированные данные. В расширенном же режиме можно работать одновременно с 24 фрагментами данных.

Чтобы активизировать расширенный режим, нужно щелкнуть по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Буфер обмена на вкладке Главная (рис. 3.5).


Рис. 3.5.  Кнопка для вызова области задач Буфер обмена

В области задач Буфер обмена вы увидите первые слова текстовых фрагментов и уменьшенные изображения графических объектов. Чтобы пользователю было легче, возле каждого объекта есть пиктограмма, показывающая тип объекта (документ Word, таблица Excel и др.) (рис. 3.6).


Рис. 3.6.  Область задач Буфер обмена

По умолчанию при выполнении команды Вставить Word вставляет объект, занесенный в буфер последним, причем вставляет в то место документа, в котором установлен курсор. Область задач Буфер обмена позволяет пользователю выбрать объект вставки. Чтобы вставить объект из буфера обмена, достаточно установить курсор в необходимом месте и щелкнуть на нужном фрагменте в области задач.

Чтобы отключить расширенный режим работы с буфером обмена, выполните одно из следующих действий:

·         закройте область задач Буфер обмена, щелкнув на кнопке Закрыть;

·         закройте область задач Буфер обмена, щелкнув на кнопке Параметры области задач и выбрав пункт Закрыть;

·         щелкните правой кнопкой мыши на значке Буфер обмена, который находится в области уведомлений (справа на Панели задач), и выберите команду Прекратить сбор данных.

3.5.Поиск в документе

При работе с документами нередко возникает необходимость обратиться к определенному фрагменту текста. Однако если он содержит три и более страниц, то найти нужный участок бывает очень трудно. В этом случае очень удобно использовать команду Найти. Кроме того, ее можно использовать для быстрого перемещения по большому документу. В Word можно искать как слова и словосочетания, так и специальные символы, а также форматирование. Например, можно задать для поиска все числа в тексте, все слова, выделенные синим цветом, и т. д.

Чтобы найти данные, необходимо вызвать диалоговое окно Найти и заменить. Сделать это можно несколькими способами:

·         воспользоваться сочетанием клавиш Сtrl+F;

·         нажать кнопку Найти на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная (рис. 3.7).


Рис. 3.7.  Кнопка Найти на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная

Для выполнения поиска сделайте следующее.

1.      Введите числовые или текстовые символы, которые вы хотите найти, в поле Найти.

2.      Нажмите кнопку Больше, чтобы дополнительно настроить поиск.

3.      Задайте направление поиска в раскрывающемся списке Направление. Искать можно Вперед, Назад или Везде. Обычно удобнее искать во всем документе. Направление поиска задается относительно установленного в тексте курсора.

4.      Установите флажок Учитывать регистр, чтобы искать данные с учетом регистра (это касается текстовых данных). Если данный флажок не установлен и в строке поиска указано, например, слово Word, то будут найдены слова в любом регистре: WORD, Word и word. Если же флажок Учитывать регистр установлен, то будет найдено только значение Word.

5.      Если значение, введенное в поле поиска, должно полностью совпадать с искомым текстом, то установите флажок Только слово целиком.

6.      Если требуется выделить в тексте все символы, соответствующие условиям поиска, раскройте список Выделение при чтении и выберите команды Выделить все. Программа произведет в тексте поиск заданного слова и выделит его цветом. Когда выделение будет не нужно, снимите его, выбрав команду Снять выделение в списке Выделение при чтении.

7.      В случае нажатия кнопки Найти далее программа найдет и выделит первый участок текста, который соответствует заданным параметрам поиска. Если искомое значение найдено, то нажмите кнопку Закрыть. Если значение не найдено, нажмите кнопку Найти далее еще раз.

3.6.Замена данных

Часто совместно с поиском используется замена. Она очень помогает, когда в тексте много одинаковых символов, которые нужно заменить. Например, работая над документом, вы ошиблись с датой, которая встречается в нем не один раз. Чтобы исправить ошибку вручную, нужно внимательно прочитать весь текст и исправить неправильно набранную дату. Во-первых, вы можете случайно пропустить ошибочные данные, а во- вторых, их поиск и исправление займет очень много времени.

Именно в таких случаях используют замену. Она помогает исправить подобные ошибки автоматически.

Для замены одного или нескольких символов, слова или участка текста необходимо перейти на вкладку Заменить диалогового окна Найти и заменить. Сделать это можно несколькими способами:

·         воспользоваться сочетанием клавиш Сtrl+H;

·         нажать кнопку Заменить на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если диалоговое окно Найти и заменить уже открыто, то не нужно вызывать его снова для замены символов, — достаточно перейти на вкладку Заменить.

Чтобы заменить текст в документе, сделайте следующее.

1.      Введите числовые или текстовые символы, которые вы хотите найти, в поле Найти.

2.      Нажмите кнопку Больше, чтобы задать дополнительные параметры замены, которые совпадают с настройками вкладки Найти.

3.      Введите в поле Заменить числовые или текстовые символы, которыми вы хотите заменить существующие данные.

4.      Нажмите кнопку Найти далее. Когда в документе будет выделен текст, который нужно заменить, нажмите кнопку Заменить. Текст будет заменен, а выделенным станет следующий фрагмент текста, который будет соответствовать заданным критериям поиска. Если замену необходимо продолжить, то нажмите кнопку Заменить еще раз. Когда операция будет завершена, нажмите кнопку Закрыть.

5.      Если вы уверены, что заменить нужно будет все соответствующие запросу данные, то воспользуйтесь кнопкой Заменить все.

3.7.Переход

Команда Перейти удобна при работе с большими документами, когда на то, чтобы найти объект вручную или даже используя команду Найти, может понадобиться достаточно много времени. Объектом перехода может быть раздел, страница, сноска, рисунок и т.д.

Для вызова окна перехода выполните одно из следующих действий:

·         нажать стрелку справа от кнопки Найти на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная и выбрать в меню команду Перейти;

·         нажмите сочетание клавиш Ctrl+G или клавишу F5.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если диалоговое окно Найти и заменить уже открыто, то не нужно вызывать его снова для выполнения перехода, — достаточно открыть вкладку Перейти.

Быстро выбрать объект перехода можно при помощи кнопки Выбор объекта, расположенной под вертикальной полосой прокрутки (рис. 3.8).


Рис. 3.8.  Кнопки навигации по документу

При ее нажатии открывается небольшое окно, позволяющее выбрать нужный объект (рис. 3.9). С помощью кнопок в виде стрелок можно переходить к предыдущему и следующему объектам выбранного типа.


Рис. 3.9.  Меню, позволяющее выбрать объект перехода

3.8.Проверка правописания в документе

Редактирование любого текста невозможно представить без исправления орфографических и грамматических ошибок. Конечно, вместо того, чтобы исправлять ошибки, их лучше не делать или убирать вручную на этапе проверки текста. Microsoft Word имеет встроенные средства проверки правописания, которые помогают исправить некоторые очевидные ошибки (например, опечатки). Однако помните, что даже самый хорошая программная проверка правописания не обнаружит абсолютно все ошибки, поэтому всегда необходимо перечитывать текст самостоятельно.

Word предоставляет три способа проверки и исправления ошибок:

·         автоматически;

·         вручную;

·         автозамена.

Эти способы можно использовать как отдельно, так и вместе.

Автоматическая проверка

При автоматическом контроле орфографии и грамматики Word проверяет ошибки в тексте непосредственно при наборе. В таком случае сразу после того, как слово или предложение набрано, видно, допущена ошибка или нет: программа подчеркивает слова, содержащие орфографические ошибки, красным цветом, а грамматические — зеленым.

Если щелкнуть на подчеркнутом слове или предложении правой кнопкой мыши, то появится контекстное меню с вариантами исправления ошибки (рис. 3.10). С помощью этого меню можно также добавить слово в словарь пользователя или указать пропускать все такие же слова.


Рис. 3.10.  Варианты замены слова, написанного с ошибкой

Если при вводе слов, которые содержат ошибки, программа не подчеркивает их, значит, автоматическая проверка правописания не включена. Чтобы программа автоматически проверяла орфографию и грамматику, сделайте следующее.

1.      ажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office.

2.      В окне Параметры Word выберите раздел Правописание.

3.      Перейдите к области При исправлении правописания в Word и установите флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику

4.      Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить свой выбор

В разделе Правописание устанавливаются многие другие параметры проверки правописания: варианты проверки, наборы правил, словари, особенности проверки (проверять ли Интернет-адреса, слова из прописных букв и др.).

Проверка правописания вручную

Автоматическая проверка не всегда удобна. Например, если в тексте много иностранных слов, то подчеркивание будет отвлекать. В этом случае при наборе проверку правописания лучше отключить, а потом проверить текст полностью, просматривая каждую ошибку. Кроме того, проверка вручную удобна, если нужно убедиться в отсутствии ошибок в какой-то части документа (например, при выводе одного раздела на печать).

Для выполнения проверки правописания вручную используется диалоговое окно Правописание. Для его вызова выполните одно из следующих действий:

·         воспользуйтесь кнопкой Правописание в одноименной группе на вкладке Рецензирование на ленте (рис. 3.11);


Рис. 3.11.  Кнопка Правописание в одноименной группе на вкладке Рецензирование на ленте

·         нажмите клавишу F7.

Используя диалоговое окно Правописание (рис. 3.12), вы можете просматривать каждую найденную ошибку и принимать решение о ее исправлении.


Рис. 3.12.  Диалоговое окно Правописание

Автозамена

Команда Автозамена служит для исправления ошибок, которые часто возникают при наборе (опечаток). Словарь автозамены содержит правильные и ошибочные написания слов. При ошибочном написании Microsoft Word автоматически исправляет его на правильное. Это существенно ускоряет набор текста, так как пользователю не нужно отвлекаться на исправление опечаток.

Microsoft Word содержит список наиболее часто возникающих ошибок и вариантов их замены. Этот список можно дополнить вручную.

3.9.Словарь синонимов

Редактирование текстового документа — это не только исправление орфографических ошибок в словах и правильное построение предложений. Очень важным является также благозвучность текста. Если в одном предложении вы три раза употребили одно слово, то ваши деловые партнеры, которые будут читать этот документ, могут счесть вас человеком, имеющим ограниченный словарный запас. Чтобы этого не произошло, нужно всегда стараться находить для слов синонимы и делать язык как можно более разнообразным.

Word может помочь даже в таком сложном деле, как подбор синонимов. Чтобы воспользоваться словарем синонимов, сделайте следующее.

1.      Выделите слово, для которого нужно подобрать синоним, или просто установите в нем курсор.

2.      Воспользуйтесь кнопкой Тезаурус в группе Правописание на вкладке Рецензирование на ленте (рис. 3.13) или воспользуйтесь сочетанием клавиш Shift+F7.


Рис. 3.13.  Выполнение команды Рецензирование-Тезаурус

3.      Выберите подходящий синоним в области задач Справочные материалы, щелкните на нем правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите команду Вставить. Слово будет заменено синонимом.



Из данного раздела вы узнаете следующее:

·         что такое форматирование и для чего его используют;

·         как изменять параметры шрифта;

·         как форматировать документ при помощи кнопок панели инструментов Форматирование;

·         как изменять параметры форматирования абзаца;

·         как работать со списками;

·         как создать текстовые колонки;

·         как работать со стилями;

·         как создавать документы на основе шаблонов.

4.1.Что такое форматирование

Когда вы набираете и редактируете текст, необходимо следить не только за содержанием документа и отсутствием в нем ошибок, но и за его удобочитаемостью. Один и тот же текст в документе может быть представлен по-разному. На рисунках 4.1 и 4.2 представлен документ, содержащий один и тот же текст, но на рисунке 4.1 он просто набран, а на рисунке 4.2 красиво оформлен.


Рис. 4.1.  Текст без форматирования


Рис. 4.2.  Текст с форматированием

Естественно, во втором случае текст читается гораздо легче, так как сразу видны заголовки, маркеры списка, можно быстро найти нужную информацию. Оформление может включать в себя выделение текста посредством изменения размера, гарнитуры и начертания шрифта, вставку списков, выравнивание по центру страницы. Все эти и другие параметры оформления текста принято называть форматированием.

Word содержит большое количество средств форматирования, с помощью которых можно существенно улучшить внешний вид документов на экране и при печати. Правильно оформленный документ облегчит зрительное восприятие пользователю, а выделенные должным образом участки текста укажут, на чем нужно сосредоточиться. В то же время неудачно подобранное форматирование может стать причиной неправильного понимания содержимого документа. Перегруженный элементами форматирования документ только затруднит чтение, поэтому при оформлении нужно всегда придерживаться "золотой середины". Есть несколько правил, которые необходимо соблюдать при выборе параметров форматирования:

·         подбирайте такую гарнитуру шрифта, чтобы она сочеталась со стилевыми особенностями текста;

·         не используйте в одном документе более трех гарнитур и четырех начертаний;

·         не выбирайте для одного документа более четырех размеров шрифта.

4.2.Параметры шрифта

Наиболее часто форматирование осуществляется при помощи изменения атрибутов шрифта. Самый простой способ привлечь внимание к слову в тексте — выделить его полужирным шрифтом или курсивом. Эти атрибуты называются начертанием шрифта. Кроме них, шрифт имеет и другие атрибуты, такие как размер (кегль) и гарнитура.

Форматировать текст можно как при наборе, так и после его выполнения. Помните, что если вы хотите форматировать набранный текст, то его обязательно нужно выделить. Исключение составляет только форматирование одного слова — для его оформления достаточно установить в нем курсор.

Параметры оформления текста, которые имеют отношение к шрифту, собраны в диалоговом окне Шрифт. Для его открытия выполните одно из следующих действий:

·         щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Шрифт на вкладке Главная (рис. 4.3);


Рис. 4.3.  Кнопка для вызова окна Шрифт

·         нажмите сочетание клавиш Ctrl+D;

·         выберите команду Шрифт в контекстном меню.

Диалоговое окно Шрифт имеет две вкладки: Шрифт и Интервал. Рассмотрим доступные параметры.

·         На вкладке Шрифт (рис. 4.4) можно выбирать цвет текста, начертание шрифта (обычный, курсив, полужирный или полужирный курсив), размер и цвет символов.


Рис. 4.4.  Диалоговое окно Шрифт, вкладка Шрифт

·         Вкладка Интервал (рис. 4.5) помогает определить расстояние между символами шрифта. В зависимости от выбранного варианта шрифт может быть уплотненным, обычным и разреженным. На этой же вкладке можно выбрать масштаб, при котором символы становятся шире или уже (если больше 100 %, то текст растягивается, если меньше — сжимается).


Рис. 4.5.  Диалоговое окно Шрифт, вкладка Интервал

ПРИМЕЧАНИЕ. Возможность анимации текста (мигающий фон, мерцание и т. д.), которая была в предыдущих версиях Word, в Word 2007 отсутствует. Однако анимация текста в документе, который был создан в более ранних версиях Word, сохраняется и отображается в Word 2007 в том же виде.

4.3.Инструменты форматирования символов

Изменять параметры шрифта можно, не только используя вкладку Шрифт одноименного диалогового окна. Во многих случаях гораздо удобнее пользоваться кнопками, вынесенными на ленту в группу Шрифт на вкладке Главная (рис. 4.6).


Рис. 4.6.  Инструменты форматирования

С помощью кнопок группы Шрифт можно выполнять все основные действия по оформлению текста.

·         Изменять начертание шрифта — делать текст курсивным, полужирным, подчеркнутым или зачеркнутым.

·         Изменять гарнитуру шрифта — наиболее распространены Times New Roman, Arial и Courier New, а также Calibri, который используется в Word 2007 по умолчанию.

·         Выбирать размер (кегль) шрифта. Возле списка изменения размера шрифта также есть удобные кнопки для быстрого увеличения и уменьшения кегля на один пункт.

·         Устанавливать цвет текста.

·         Устанавливать цвет выделения текста.

·         Изменять регистр символов. При щелчке по этой кнопке появляется меню, в котором можно выбрать один из вариантов изменения регистра:

u    Как в предложениях – в этом случае регистр первых букв в предложениях будет изменен на верхний;

u    все строчные – при выборе этого варианта все буквы станут строчными;

u    ВСЕ ПРОПИСНЫЕ – в этом случае все буквы станут прописными;

u    Начинать С Прописных – если выбрать этот вариант, все слова выделенного фрагмента текста будут начинаться с большой буквы;

u    иЗМЕНИТЬ РЕГИСТР – при выборе этого варианта все прописные буквы будут изменены на строчные, а все строчные – на прописные.

·         Устанавливать надстрочные и подстрочные знаки, которые создаются выше и ниже опорной линии текста, соответственно.

·         Быстро удалять все параметры форматирования, возвращая параметры по умолчанию/

Панель инструментов Форматирование

 

Наиболее часто используемые инструменты форматирования символов и абзацев (см. ниже) вынесены на панель инструментов Форматирование, которая появляется на экране каждый раз, когда вы выделяете какой-либо фрагмент текста, а также когда вызываете контекстное меню (рис. 4.7). Ею удобно пользоваться для изменения цвета, кегля и гарнитуры шрифта, заливки, а также изменения начертания.


Рис. 4.7.  Панель инструментов Форматирование

Панель инструментов Форматирование исчезает с экрана сама по себе, когда вы убираете курсор с ее области. Это очень удобно, ведь, с одной стороны, она не занимает дополнительное место на экране, а с другой, не требуется дополнительных действий, чтобы ее убрать. Если вам нужны только базовые инструменты форматирования, которые вынесены на эту панель, вы можете скрыть отображение ленты и тем самым увеличить рабочую область.

4.4.Форматирование абзацев

В предыдущем разделе вы познакомились с инструментами форматирования символов. В Word имеются также специальные возможности для оформления текста в рамках абзацев: выравнивание, междустрочный интервал и отступы. При помощи этих характеристик можно быстро придать тексту аккуратный вид. Операции форматирования с абзацами, как и с другими элементами текста, производятся только после их предварительного выделения.

Основные команды для оформления текста в рамках абзацев вынесены в группу Абзац на ленте (рис. 4.8).


Рис. 4.8.  Группа Абзац

Выравнивание

Выравнивание текста на странице — одна из важнейших операций форматирования. При помощи выравнивания можно, например, поместить заголовок текста по центру страницы, а подпись в конце письма — справа. Многие начинающие пользователи для подобных задач многократно нажимают клавишу Пробел, однако при помощи выравнивания управлять размещением текста на странице проще, быстрее и правильнее.

В Word можно выравнивать текст:

·         По левому краю — используется в документах Word по умолчанию;

·         По центру — чаще всего применяется для заголовков;

·         По правому краю — так выравнивают подписи в письмах и деловых документах, а также подзаголовки;

·         По ширине — используется в документах, предназначенных для вывода на печать и последующего чтения (выровненный по ширине документ на листе бумаги выглядит аккуратнее, его легче воспринимать).

Для установки выравнивания используются соответствующие кнопки в группе Абзац на вкладке Главная (рис. 4.9).


Рис. 4.9.  Кнопки изменения выравнивания текста

При выравнивании по ширине узких блоков текста (например, колонок) пробелы между словами могут оказаться слишком большими. Чтобы этого избежать, перейдите на вкладку Разметка страницы на ленте и в группе Параметры страницы нажмите кнопку Расстановка переносов. В появившемся меню выберите команду Авто (рис. 4.10).


Рис. 4.10.  Включение автоматической расстановки переносов

Для выравнивания абзаца достаточно установить курсор в любом его месте. Чтобы задать выравнивание для определенного участка текста, его нужно выделить.

Выравнивание всего текста или отдельных абзацев можно изменять несколькими способами:

·         при помощи соответствующих кнопок на ленте в группе Абзац на вкладке Главная;

·         используя список Выравнивание диалогового окна Абзац (рис. 4.11).


Рис. 4.11.  Диалоговое окно Абзац, список Выравнивание

Междустрочный интервал

Междустрочный интервал — это вертикальное расстояние между строками текста внутри абзаца. По умолчанию в Microsoft Word используется одинарный интервал. Однако, в зависимости от типа документа, его можно изменять. Например, для некоторых типов научных работ стандартом является полуторный интервал.

Для изменения интервала сделайте следующее.

1.      Щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Абзац на вкладке Главная (рис. 4.12);


Рис. 4.12.  Кнопка для вызова окна Абзац на ленте

2.      В открывшемся окне перейдите на вкладку Отступы и интервалы.

3.      Выберите значение из списка междустрочный в области Интервал (рис. 4.13).


Рис. 4.13.  Выбор интервала в диалоговом окне Абзац

В Word доступны следующие типы интервала.

·         Одинарный — интервал для каждой строки в зависимости от наибольшего символа строки. Величина превышения интервала над размером шрифта зависит от используемой гарнитуры.

·         1,5 строки — интервал, в полтора раза больше одинарного.

·         Двойной — интервал, в два раза больше одинарного.

·         Минимум — интервал для шрифтов больших размеров или графики, которым не подходят другие интервалы.

·         Точно — фиксированный междустрочный интервал, одинаковый для всех строк. Его значение устанавливается пользователем.

·         Множитель — междустрочный интервал, который увеличивается или уменьшается в соответствии с указанным множителем. Например, значение 1,4 множителя означает увеличение интервала на 40 %, а значение 0,6 — уменьшение на 40 %. Значение 1,5 эквивалентно установке полуторного интервала.

При выборе типов интервала Минимум, Точно и Множитель значение указывается в поле значение области Интервал.

Наиболее используемые интервалы можно изменять, не вызывая окно Абзац. Для этого можно пользоваться кнопкой Междустрочный интервал в группе Абзац на вкладке Главная (рис. 4.14).


Рис. 4.14.  Кнопка Междустрочный интервал

Кроме этого, вы можете задать интервал при помощи полей Интервал до и Интервал после в группе Абзац на вкладке Разметка страницы на ленте.

Отступы и выступы

Отступ — это расстояние между текстом и левым или правым полем страницы. Регулировать отступ можно вручную с помощью горизонтальной линейки.

Отступы можно разделить на три вида.

·         Отступ слева — устанавливает положение всего абзаца относительно левого поля страницы. Для его изменения используйте соответствующий маркер (рис. 4.15).


Рис. 4.15.  Маркер отступа слева

·         Отступ справа — задает положение всего абзаца относительно правого поля страницы. Для его изменения используйте соответствующий маркер (рис. 4.16).


Рис. 4.16.  Маркер отступа справа

·         Отступ первой строки — определяет положение первой строки абзаца. Для его изменения используйте соответствующий маркер (рис. 4.17).


Рис. 4.17.  Маркер отступа первой строки

Наряду с отступами могут использоваться выступы. Выступ смещает текст влево от первоначальной линии текста, при этом он не распространяется на первую строку абзаца. Обычно выступы применяют при создании нумерованных и маркированных списков, а также указателей. Для установки выступа используйте соответствующий маркер (рис. 4.18).


Рис. 4.18.  Маркер выступа

Регулировать отступы и выступы можно не только при помощи горизонтальной линейки, но и в диалоговом окне Абзац. Для этого сделайте следующее.

1.      Выделите абзац, для которого необходимо задать форматирование.

2.      Щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Абзац на вкладке Главная.

3.      В диалоговом окне Абзац перейдите на вкладку Отступы и интервалы.

4.      Для установки правого и левого отступов введите значения в поля справа и слева (рис. 4.19) в области Отступ. Отступ может иметь не только положительное, но и отрицательное значение. Если вы зададите отрицательное значение, то текст будет вынесен на правое или левое поле.


Рис. 4.19.  Диалоговое окно Абзац, область Отступ

5.      Для установки отступа или выступа первой строки выберите из списка первая строка пункт Отступ или Выступ и введите значение в поле на.

6.      Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить изменения.

Настраивать отступы можно также следующими способами:

·         с помощью клавиши Tab;

·         используя сочетание клавиш Ctrl+M (для установки отступа) и Ctrl+Shift+M (для удаления отступа);

·         нажимая на панели инструментов Форматирование кнопки Увеличить отступ (для установки отступа) и Уменьшить отступ (для удаления отступа) (рис. 4.20). Используя их, установить отрицательное значение отступа невозможно.


Рис. 4.20.  Кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на панели инструментов Форматирование

·         нажимая кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на ленте в группе Абзац на вкладке Главная (рис. 4.21)


Рис. 4.21.  Кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на ленте

·         вводя значения в поля Отступ слева и Отступ справа на ленте в группе Абзац на вкладке Разметка страницы.

Буквица

Буквицы позволяют привлечь внимание пользователя к абзацам. В Word можно создавать буквицы, которые могут занимать от трех до 10 строк текста. Буквицы являются самостоятельными объектами, помещенными в рамку. Поэтому их можно перемещать, изменять размеры и отдельно форматировать.

Для добавления буквицы сделайте следующее.

1.      Перейдите в режим Разметка страницы, выполнив команду Вид-Разметка страницы.

2.      Установите курсор в любом месте абзаце, куда нужно добавить буквицу.

3.      Нажмите кнопку Буквица в группе Текст на вкладке Вставка на ленте.

4.      Выберите один из видов буквиц в меню Буквица (рис. 4.22):

·        в тексте — буквица будет выровнена по левому краю;

·        на поле — буквица будет вынесена на поле.


Рис. 4.22.  Меню Буквица

5.      Если требуется настроить параметры буквицы, выберите в меню команду Параметры буквицы в области Параметры окна Буквица установите шрифт и размер буквицы, а также расстояние от нее до текста (рис. 4.23).


Рис. 4.23.  Диалоговое окно Буквица

Для удаления буквицы выберите в меню Буквица тип нет.

4.5.Создание списков

Часто бывает необходимо выделить какие-нибудь части текста визуально (например, при перечислении). Простое выделение абзаца не дает должного эффекта. В этом случае имеет смысл воспользоваться маркерами или нумерацией. Маркеры объединяют пункты, связанные одной темой. Нумерованные списки содержат пункты, следующие друг за другом. Примеры использования нумерованных и маркированных списков вы можете найти в этом тексте.

Для создания нумерованных и маркированных списков можно использовать соответствующие кнопки в группе Абзац на вкладке Главная на ленте. Кнопки на панели инструментов дают возможность быстро пронумеровать абзацы или установить перед ними маркеры, а также установить дополнительные параметры форматирования.

Для быстрого создания списка сделайте следующее.

1.      Выделите требуемый участок текста.

2.      Нажмите кнопку Маркеры, Нумерация или Многоуровневый список в группе Абзац на вкладке Главная на ленте (рис. 4.24).


Рис. 4.24.  Кнопки для создания списка

3.      Новый маркер будет установлен для каждого абзаца.

СОВЕТ. Вы можете создать список и перед началом набора текста. Установите курсор в том месте, откуда вы желаете начать список, и выполните описанные выше действия. Нажмите клавишу Enter, чтобы начать новый абзац и новый раздел списка.

Маркированный список

При создании маркированных списков можно использовать различные типы маркеров. Щелкнув по стрелке, направленной вниз, которая расположена рядом с кнопкой Маркеры (рис. 4.25), можно выбрать один из восьми наиболее используемых маркеров. Кроме того, можно создать собственный тип маркера. Для этого выберите команду Определить новый маркер.


Рис. 4.25.  Библиотека маркеров

Диалоговое окно Определение нового маркера (рис. 4.26), которое откроется после выполнения этого действия, позволяет задать параметры маркера.


Рис. 4.26.  Диалоговое окно Определение нового маркера

·         Шрифт — оформление маркера в виде текстового символа.

·         Символ — оформление маркера в виде знака таблицы символов.

·         Рисунок — оформление маркера в виде любого рисунка, имеющегося в Коллекции картинок.

·         Выравнивание — определение положения маркера.

В области Образец вы сможете увидеть, как будет выглядеть список с заданными параметрами.

Нумерованный список

При создании нумерованных списков можно использовать различные типы нумерации. Щелкнув по стрелке, направленной вниз, которая расположена рядом с кнопкой Нумерация (рис. 4.27), можно выбрать один из семи наиболее используемых типов нумерации. Кроме того, можно создать собственный тип нумерации. Для этого выберите команду Определить новый формат номера.


Рис. 4.27.  Библиотека нумерации

Диалоговое окно Определение нового формата номера (рис. 4.28), которое откроется после выполнения этого действия, позволяет задать параметры маркера.


Рис. 4.28.  Диалоговое окно Определение нового формата номера

·         Формат номера — выбор текста, который будет располагаться после номера:

u    нумерация — тип нумерации;

u    Шрифт — оформление номера в виде текстового символа.

·         Выравнивание — определение положения номера.

В области Образец вы сможете увидеть, как будет выглядеть список с заданными параметрами.

Многоуровневый список

Microsoft Word позволяет также создавать многоуровневые списки, содержащие до 10 уровней различных списков. При этом каждый уровень может иметь собственный маркер или номер. Щелкнув по стрелке, направленной вниз, которая расположена рядом с кнопкой Многоуровневый список (рис. 4.29), можно выбрать один из семи наиболее используемых типов многоуровневых списков. Кроме того, можно создать собственный тип такого списка. Для этого выберите команду Определить новый многоуровневый список.


Рис. 4.29.  Библиотека многоуровневых списков

После нажатия этой кнопки открывается диалоговое окно Определение нового многоуровневого списка (рис. 4.30).


Рис. 4.30.  Диалоговое окно Определение нового многоуровневого списка

Представленные в окне параметры аналогичны настройкам, которые содержатся в окне Изменение нумерованного списка, однако в данном случае можно выбрать настройки нумерации отдельно для каждого уровня.

Создание собственного стиля многоуровневого списка

Если вы часто используете многоуровневые списки с переделенными параметрами, вы можете создать собственный стиль. Задать параметры оформления многоуровневого списка можно в диалоговом окне Определение нового стиля списка (рис. 4.31), которое можно вызвать из меню кнопки Многоуровневый список.


Рис. 4.31.  Окно Определение нового стиля списка

Для создания собственного стиля выполните следующие действия:

1.      Введите название стиля в поле Имя

2.      Выберите уровень, к которому нужно применить форматирование

3.      Задайте параметры форматирования, выбрав гарнитуру, кегль и начертание шрифта

4.      Укажите тип списка на указанном уровне – маркированный или нумерованный, а также выберите символ или рисунок

5.      В случае необходимости задать параметры для других уровней вернитесь к списку Применить форматирование к и выберите другой уровень

6.      Если вы хотите сохранить созданый стиль многоуровневого списка только в текущем документе, установите переключатель в положение Только в этом документе, если же вы хотите, чтобы стиль был доступен в других документах Word, установите переключатель в положение В новых документах, использующих этот шаблон.

7.      Нажмите кнопку OK, чтобы создать стиль.

Раскройте меню кнопки Многоуровневый список. Появилась новая группа Список стилей, где имеется только что созданный стиль (рис. 4.32).


Рис. 4.32.  Новый стиль появился в меню

4.6.Текст в колонках

Кроме обычного расположения текста на бумаге, Microsoft Word дает возможность оформлять текст в виде колонок. При таком расположении текст читается сверху вниз, а затем зигзагообразно, переходя на следующую колонку. Подобный способ отображения текста широко используется в газетных и журнальных статьях и др.

Текст в колонках форматируется точно так же, как обычный. Однако, в отличие от обычного текста, в котором объектом редактирования является весь текст (или его выделенный участок), при редактировании текста в колонках объектом форматирования может служить одна колонка.

Колонки можно создать при помощи диалогового окна Колонки или одноименной кнопки в группе Параметры страницы на вкладке Разметка страницы на ленте.

Для создания колонок сделайте следующее.

1.      Выделите весь документ или ту его часть, которую требуется преобразовать в колонки.

2.      Перейдите на вкладку Разметка страницы на ленте .

3.      Нажмите кнопку Колонки в группе Параметры страницы и выберите в меню нужный вариант преобразования в колонки (рис. 4.33)


Рис. 4.33.  Меню Колонки

Если среди предложенных вариантов не оказалось нужного вам, выберите команду Другие колонки. В диалоговом окне Колонки выберите один из вариантов в разделе Тип или введите нужное количество колонок в поле Число колонок. В области Образец вы увидите, как будет выглядеть документ после преобразования в колонки (рис. 4.34).


Рис. 4.34.  Диалоговое окно Колонки

СОВЕТ. При необходимости вы можете установить ширину каждой колонки. Для этого снимите флажок колонки одинаковой ширины, после чего задайте значения ширины каждой колонки и расстояния между ними.

Создание колонок при помощи диалогового окна Колонки оправдано, если нужно установить дополнительные параметры (например, разную ширину колонок). Если же требуется быстро создать несколько колонок одинаковой ширины, то гораздо удобнее пользоваться кнопкой на панели инструментов.

4.7.Стили и шаблоны

Как вы, наверное, уже успели убедиться на своем опыте, форматирование занимает достаточно много времени. Если вы хотите, чтобы ваш курсовой проект или бизнес-план было приятно читать, то придется приложить немало усилий. Существует способ упрощения процедуры форматирования — использование стилей и шаблонов.

Использование стандартных стилей

Стили представляют собой набор атрибутов форматирования, то есть могут включать гарнитуру, начертание и размер шрифта, выравнивание и др. К выделенному фрагменту текста все атрибуты форматирования стиля применяются одновременно. В этом заключается первое удобство использования стилей. Второе состоит в том, что стили позволяют, задав один раз необходимые параметры, пользоваться ими все время, даже в разных документах.

В Word есть большое количество заготовленных стилей, к которым наиболее часто обращаются пользователи программы. Со стилями работают все, иногда того не зная. Даже если вы не задавали никакой стиль, программа по умолчанию идентифицирует его как Обычный.

Для применения стилей используется группа Стили на вкладке Главная на ленте.

Различают стили абзаца, символа, таблицы и списка. Это означает, что тот или иной стиль может быть применен к абзацу, к произвольному участку текста, списку или таблице соответственно. Рядом с названием стиля находится соответствующий значок:

·         ¶ — для абзаца (чтобы задать стиль абзаца, достаточно установить курсор в любом его месте и выбрать желаемый стиль);

·          — для символов (чтобы задать стиль произвольного участка текста, выделите его и выберите нужный стиль);

·          — для таблиц (чтобы задать стиль таблицы, достаточно установить курсор в любом ее месте и выбрать стиль);

·          — для списка (чтобы задать стиль произвольного участка текста, выделите его и выберите необходимый стиль).

Чтобы применить стиль, раскройте меню экспресс-стилей и выберите подходящий. Чтобы посмотреть, как выбранный стиль будет смотреться по отношению к тексту, не обязательно его применять. Достаточно выделить текст или просто установить курсор в нужном месте, после чего раскрыть меню экспресс-стилей. Перемещайте курсор по стилям, а в окне документа будет отображаться их воздействие на ваш текст (рис. 4.35).


Рис. 4.35.  Выбор стиля при помощи меню экспресс-стилей

Если в меню экспресс-стилей нет стиля, который вам нужен, вы можете использовать область задач Применить стили или же окно Стили.

Область задач Применить стили удобна в том случае, если вы знаете название стиля. Вызвав ее из меню экспресс-стилей или же при помощи сочетания клавиш CTRL+SHIFT+S, вы можете ввести первые буквы названия стиля (рис. 4.36). Программа на ходу произведет поиск и подберет подходящий вариант. После этого останется только нажать кнопку Применить.


Рис. 4.36.  Область задач Применить стили

Окно Стили дает возможность просмотреть все стили, которые используются в текущем документе. Для его вызова щелкните на кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Стили (рис. 4.37).


Рис. 4.37.  Кнопка для вызова окна Стили

По умолчанию в окне Стили отображаются все те же стили, что и в меню экспресс-стилей. Чтобы увидеть все остальные доступные стили, щелкните по ссылке Параметры и в окне Параметры области стилей выберите вариант Все в списке Отображаемые стили. В этом окне также можно определить порядок отображения стилей (рис. 4.38).


Рис. 4.38.  Окно Параметры области стилей

Чтобы иметь возможность наблюдать, как выглядят стили, установите флажок Предварительный просмотр. Теперь вы можете посмотреть все доступные стили и выбрать подходящий (рис. 4.39).


Рис. 4.39.  Окно Стили

Если не принимать во внимание стиль Обычный, то можно сказать, что чаще всего в Word используются стили заголовков. Особенность их в том, что если абзацу присвоен один из стилей заголовков, то следующему автоматически будет присвоен стиль Обычный.

Таким образом, используя эти стили, можно структурировать текст и выделять заголовки по степени их значимости.

Создание пользовательских стилей

Несмотря на то, что в каждой версии Word количество заготовленных стилей увеличивается, весьма вероятно, что вы не найдете среди них именно то, что нужно вам в данный момент. Поэтому в Microsoft Word предусмотрена возможность создания пользовательских стилей несколькими способами:

·         используя отформатированный текст;

·         преобразуя имеющиеся стили;

·         устанавливая все настройки форматирования вручную.

Создание документов с помощью шаблонов

Еще один способ упрощения форматирования — использование шаблонов. В отличие от стиля, кроме видов форматирования, шаблон обычно включает в себя определенные участки текста, которые пользователь просто дополняет своими данными. Среди шаблонов, входящих в стандартную поставку Microsoft Word, есть шаблоны для создания резюме, писем, факсов и др. Использование шаблонов может существенно ускорить подготовку документов различных типов.

По умолчанию Word загружает шаблон Normal, и именно в нем работает большинство пользователей программы. Чтобы получить доступ к другим шаблонам, сделайте следующее.

1.      Нажмите кнопку Office и выберите команду Создать в меню

2.      В окне Создание документа выберите ссылку Установленные шаблоны, чтобы выбрать шаблон, который имеется на компьютере, или одну из ссылок в разделе Microsoft Office Online, чтобы загрузить шаблоны с сайта Office Online.

В каждом шаблоне есть подсказки по использованию. Это может быть короткая инструкция в конце документа или надписи типа Здесь впишите название Вашей фирмы в самом тексте. Все подобные подсказки необходимо заменить соответствующим текстом. Шаблоны можно использовать полностью или частично.

СОВЕТ. Шаблоны, которыми вы часто пользуетесь, не нужно каждый раз искать в разделе Установленные шаблоны. Программа вынесет их в раздел Пустые и последние, который доступен по умолчанию при открытии окна Создание документа.

ВНИМАНИЕ. Для создания документа на основе шаблона нужно использовать окно Создание документа. Если же открыть шаблон, выполнив команду Файл-Открыть, то изменения, которые вы вносите, будут записываться в сам шаблон, а не в документ, созданный на его основе.

Создание пользовательских шаблонов

Благодаря шаблонам можно сэкономить очень много времени. Например, если вы постоянно работаете с какой-нибудь организацией и каждый раз вводите стандартное приветствие, реквизиты и т. д., то удобно создать собственный шаблон на основе любого стандартного.

При создании шаблона заносите в него только общую информацию, которая нужна вам в каждом документе, основанном на таком шаблоне. Например, не стоит при создании шаблона для делового письма набирать данные, которые могут изменяться, иначе каждый раз, когда вы захотите воспользоваться своим шаблоном, вам придется удалять их и вносить новые. Лучше создайте шаблон, который содержит только адрес и приветствие, а потом, взяв его за основу, приступайте к текущим делам.


Из данного раздела вы узнаете следующее:

·         как создавать и редактировать таблицы;

·         как импортировать таблицы;

·         как отсортировать данные в таблице.

5.1.Создание таблиц

Работа с таблицами не является основным предназначением Microsoft Word. Однако иногда в документ требуется вставить данные, которые лучше воспринимаются в виде таблицы. Если таблица несложная, то использовать специальные программы для работы с электронными таблицами (например, Microsoft Excel) нецелесообразно. Гораздо проще составить таблицу непосредственно в документе Word.

Любая таблица (не обязательно электронная) разделена на столбцы и строки, которые образуют ячейки. В эти ячейки записывается различная информация: числа, формулы, текст и др.

Работа с таблицей обычно начинается с ее создания. Чтобы создать таблицу в Word, воспользуйтесь одним из следующих способов.

·         Нажмите кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте (рис. 5.1). Выберите количество столбцов и строк (рис. 5.2).


Рис. 5.1.  Группа Таблица на вкладке Вставка


Рис. 5.2.  Выбор количества строк и столбцов таблицы

·         Нажмите кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте и выберите команду Вставить таблицу. В диалоговом окне Вставка таблицы выберите количество столбцов и строк (рис. 5.3) и нажмите кнопку ОК.


Рис. 5.3.  Диалоговое окно Вставка таблицы

·         Нажмите кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте и выберите команду Экспресс-таблицы. Ориентируясь на названия и значки предварительного просмотра, выберите подходящий стиль таблицы (рис. 5.4).


Рис. 5.4.  Экспресс-стили таблицы

·         Введите в том месте документа, куда нужно вставить таблицу, знаки "+" и "_", а затем нажмите Enter. Например, для создания таблицы из трех столбцов нужно ввести

      +_+_+_+

Обратите внимание, что такая заготовка обязательно должна заканчиваться плюсом, иначе таблица не будет создана.

·         Нарисуйте таблицу вручную при помощи кнопки Нарисовать таблицу в меню кнопки Таблица. Вы можете установить тип и толщину линии, а также цвет границы, воспользовавшись соответствующими кнопками на вкладке Конструктор, которая появится на ленте после вызова команды Нарисовать таблицу (рис. 5.5). В группе Параметры стилей таблиц можно указывать дополнительные параметры построения таблицы.


Рис. 5.5.  Окно Word после вызова команды Нарисовать таблицу

      Когда вы нажмете кнопку Создать таблицу, указатель примет форму карандаша . Сначала создайте очертания таблицы (рис. 5.6), а затем рисуйте горизонтальные (рис. 5.7) и вертикальные линии (рис. 5.8).


Рис. 5.6.  Первый этап создания таблицы


Рис. 5.7.  Второй этап создания таблицы


Рис. 5.8.  Третий этап создания таблицы

Когда работа будет завершена, просто щелкните в другом месте документа, который не относится к таблице. Если вам нужно будет отредактировать таблицу, щелкните по ней и снова перейдите на вкладку Конструктор.

5.2.Редактирование таблиц

К операциям редактирования таблиц относятся как действия, которые можно производить с текстом в ячейках, так и с элементами таблицы: строками, столбцами и границами.

Редактирование текста в таблице

Работа с текстом, находящимся внутри таблицы, практически не отличается от работы с обычным текстом. Для данных таблицы можно устанавливать любое форматирование и использовать привычные команды редактирования. Для перемещения между ячейками используется клавиша Tab.

Для удаления текста внутри таблицы выделите соответствующие ячейки и нажмите клавишу Delete.

Текст, находящийся внутри таблицы, имеет свои особенности. Например, ему можно задавать любое направление следующим образом.

1.      Установите курсор в ячейку, направление текста в которой вы хотите изменить, или выделите нужный фрагмент таблицы.

2.      Перейдите на вкладку Макет и нажмите кнопку Направление текста (рис. 5.9). Нажимайте на нее несколько раз, чтобы подобрать нужную ориентацию.


Рис. 5.9.  Диалоговое окно Направление текста

Изменение размера и положения таблицы

Для редактирования таблиц используются маркеры перемещения и изменения. Маркер перемещения расположен в левом верхнем углу таблицы, если указатель мыши находится в пределах таблицы. Он имеет форму крестика в рамке (рис. 5.10). Если щелкнуть на нем и, не отпуская кнопку мыши, потянуть, то таблица переместится.


Рис. 5.10.  Маркер перемещения таблицы

Маркер изменения размера таблицы (рис. 5.11) появляется в правом нижнем углу, если указатель мыши находится в пределах таблицы. Если щелкнуть на маркере изменения размера таблицы и потянуть, то размер таблицы изменится. При этом все столбцы и ячейки увеличатся или уменьшатся пропорционально.


Рис. 5.11.  Маркер изменения размера таблицы

Выделение таблицы

Чтобы выделить строку или столбец таблицы, выберите один из следующих способов:

·         выделите нужные участки таблицы по ячейкам, предварительно нажав и удерживая левую кнопку мыши;

·         подведите указатель к левой границе строки или к верхней границе столбца, после чего щелкните мышью.

Нередко, если таблица располагается на нескольких страницах, выделить с помощью мыши нужные ячейки очень тяжело. В этом случае, как и при работе с текстом вне таблицы, можно выделять нужный участок, удерживая нажатой клавишу Shift и плавно перемещая курсор при помощи клавиш и . Если у вас мышь с колесом прокрутки, то вы можете проделать то же самое гораздо быстрее: клавишу Shift заменит левая кнопка мыши, а клавиши и — колесо прокрутки.

Добавление элементов таблицы

При редактировании таблицы иногда бывает необходимо добавлять в нее дополнительные элементы — строки или столбцы. Для этого сделайте следующее.

1.      Выделите столько строк или столбцов, сколько нужно добавить.

2.      Перейдите на вкладку Макет и в группе Строки и столбцы нажмите нужную кнопку:

·        Вставить слева;

·        Вставить справа;

·        Вставить сверху;

·        Вставить снизу (рис. 5.12).


Рис. 5.12.  Группа Строки и столбцы на вкладке Макет

Еще один способ добавления элементов в таблицу — команда Ячейки. Для ее использования сделайте следующее.

1.      Нажмите кнопку Вставить ячейки в таблицу, расположенную в нижней части группы Строки и столбцы (рис. 5.13).


Рис. 5.13.  Кнопка Вставить ячейки в таблицу

2.      В диалоговом окне Добавление ячеек (рис. 5.14) укажите, как нужно произвести вставку:

·        со сдвигом вправо;

·        со сдвигом вниз;

·        вставить целую строку;

·        вставить целый столбец.


Рис. 5.14.  Диалоговое окно Добавление ячеек

Изменение размеров элементов таблицы

Ширину столбцов и высоту строк можно изменять несколькими способами. Самый простой способ — с помощью мыши. Для этого подведите указатель к правой границе столбца или к нижней границе строки. Когда указатель примет форму двойной линии со стрелками, направленными в противоположные стороны, переместите границу столбца или строки в нужное место, не отпуская кнопку мыши. При этом пунктирная линия будет показывать, где будет установлена новая граница (рис. 5.15).


Рис. 5.15.  Установка границы таблицы

Для изменения размеров элементов таблицы можно также использовать команды в группе Размер ячейки на вкладке Макет. Необходимо установить курсор в ячейке, размеры которой нужно изменить, или же выделить группу ячеек, после чего ввести числовые значения в поля Высота строки таблицы и Ширина столбца таблицы (рис. 5.16).


Рис. 5.16.  Группа Размер ячейки на вкладке Макет

Работая с таблицами, вы обязательно обратите внимание на одну деталь — при вводе текста ширина столбца изменяется, что не всегда удобно. Именно для этого существует команда Автоподбор ширины столбцов. Для ее использования сделайте следующее.

1.      Выделите таблицу.

2.      Нажмите кнопку Автоподбор в группе Размер ячейки на вкладке Макет (рис. 5.17).


Рис. 5.17.  Меню кнопки Автоподбор

3.      Выберите параметр, отличный от установленного по умолчанию (Автоподбор по содержимому):

·         Фиксированная ширина столбца;

·         Автоподбор по ширине окна — используется только тогда, когда таблица предназначена для размещения в веб-документе. Если выбран этот вариант, то ширина таблицы преобразуется в соответствии с изменением ширины окна браузера.

Свойства таблицы

В Microsoft Word 2007, есть очень удобный набор функций, объединенный в диалоговом окне Свойства таблицы. Его можно открыть, нажав кнопку Свойства в группе Таблица на вкладке Макет на ленте.

В диалоговом окне Свойства таблицы можно определить следующие параметры:

·         расположение таблицы относительно текста;

·         границы и тени;

·         параметры каждого столбца и строки таблицы;

·         расположение текста в ячейке.

Автоформат таблицы

Если оформление таблиц для вас является делом нелегким или вы не располагаете достаточным количеством времени, чтобы форматировать таблицу, то вы наверняка оцените функцию Стили таблиц. Она позволит создать красиво оформленную таблицу за считанные секунды и превратит тяжелую работу в увлекательное занятие. Вы сможете быстро подобрать стиль оформления таблицы, создать свой вариант оформления или немного изменить имеющийся.

Для доступа к стилям таблиц перейдите на вкладку Конструктор и нажмите кнопку Дополнительные параметры в группе Стили таблиц.

СОВЕТ. Если вкладка Конструктор не отображается, установите курсор в область таблицы.

Word предлагает около 100 вариантов автоматического форматирования для разных видов таблиц. Чтобы посмотреть, как выбранный стиль будет смотреться по отношению к таблице, не обязательно его применять. Достаточно выделить текст или просто установить курсор в нужном месте, после чего раскрыть меню стилей таблиц. Перемещайте курсор по стилям, а в окне документа будет отображаться их воздействие на вашу таблицу.

Для создания своего стиля таблицы на основе выбранного воспользуйтесь командой Изменить стиль таблицы в меню стилей. В диалоговом окне Изменение стиля можно выбрать тип, цвет линии, заливку, гарнитуру, кегль шрифта и др.

Для создания нового стиля таблицы воспользуйтесь командой Создать стиль таблицы в меню стилей. В диалоговом окне Создание стиля можно выбрать тип, цвет линии, заливку, гарнитуру, кегль шрифта и др.

5.3.Импорт таблиц

Иногда может возникнуть необходимость импортировать в Word таблицу, созданную в другой программе (например, файлы других текстовых процессоров, а также электронных таблиц Microsoft Excel и Lotus). При импортировании электронных таблиц функции и формулы, размещенные в ячейках, не переносятся, также может быть утеряно оформление.

Чтобы импортировать таблицу, созданную в другом приложении, сделайте следующее.

1.      Откройте таблицу в том приложении, в котором она была создана.

2.      Скопируйте таблицу в буфер обмена.

3.      Установите курсор в том месте документа Word, куда необходимо вставить таблицу.

4.      Нажмите кнопку Вставить на ленте в группе Буфер обмена на вкладке Главная

5.4.Сортировка данных в таблице

Сортировка данных — это одна из наиболее важных команд для организации таблицы. Целью сортировки является упорядочивание записей на основе выбранного критерия. Часто сортировку используют, если данные в таблице набирались постепенно, и каждая запись производилась просто на одну строку ниже. Найти информацию в такой таблице очень трудно. Использование сортировки помогает упорядочить данные.

Для сортировки данных в таблице сделайте следующее.

1.      Выберите столбцы для сортировки или установите курсор в таблице, если нужно отсортировать ее полностью.

2.      Нажмите кнопку Данные на вкладке Макет и выберите в меню пункт Сортировка (рис. 5.18).


Рис. 5.18.  Выбор команды Сортировка

3.      В диалоговом окне Сортировка (рис. 5.19) выберите столбец, по которому нужно выполнить сортировку таблицы, из списка Сначала по. Столбцы здесь перечислены по номерам слева направо.


Рис. 5.19.  Диалоговое окно Сортировка

4.      Выберите тип данных сортировки: Текст, Число или Дата.

5.      Установите тип сортировки: по возрастанию или по убыванию.

6.      При необходимости установите параметры для вторичной сортировки по второму и третьему столбцам.

7.      Если нужно применить сортировку, при которой будет учитываться регистр букв, то нажмите кнопку Параметры и установите флажок учитывать регистр в области Параметры сортировки (рис. 5.20).


Рис. 5.20.  Диалоговое окно Параметры сортировки

8.      Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить выбранные параметры сортировки.


Из данного раздела вы узнаете следующее:

·         что такое растровая и векторная графика;

·         как вставлять в документ изображения;

·         как создавать и редактировать векторные изображения.

·         как вставлять в документ диаграммы

·         как использовать объекты WordArt

Растровые и векторные изображения

Возможности работы с графикой, которые предоставляет Microsoft Word, достаточно широкие. Наличие графических объектов в текстовых документах часто желательно, а в некоторых случаях просто необходимо. Иллюстрации могут помочь представить то или иное событие, обратить внимание читателя на определенную часть текста. Word можно также использоваться для верстки. В таком случае иллюстрации и фотографии просто необходимы.

Существует два основных типа графики: векторная и растровая. Объекты растровой графики построены с помощью отдельных точек — пикселов. Из пикселов формируется изображение на экране монитора. Количество таких точек зависит от типа дисплея и графического адаптера. Каждому пикселу соответствуют один или несколько байт видеопамяти, которые задают атрибуты пиксела: цвет и яркость. Следовательно, изображение, которое выводится на экран, — это массив в видеопамяти, каждый элемент которого содержит значения атрибутов для одного пиксела. Чтобы программа могла создавать различные изображения, она должна либо хранить массивы атрибутов, либо уметь формировать атрибуты для каждого пиксела экрана.

Векторная графика представляет собой вид кодировки изображений, основанный на геометрии кривых. Основным понятием векторной графики является кривая. Векторное изображение можно свободно трансформировать (например, масштабировать и вращать). При этом качество будет оставаться неизменным.

Возможности обработки объектов векторной графики в Microsoft Word значительно шире, чем растровых изображений. Растровые изображения можно лишь импортировать в программу, а векторные можно также создавать и редактировать.

6.2.Вставка изображений в документ

Вставлять графические объекты в документ Word очень просто. Вы можете скопировать картинку из любого источника (веб-страницы или другого документа), а потом вставить из буфера обмена в нужное место текущего документа. Кроме того, в Word существуют возможности хранения и открытия различных графических файлов непосредственно в программе.

Чтобы вставить в документ изображение, которое хранится на вашем жестком диске, нажмите кнопку Рисунок в группе Иллюстрации на вкладке Вставка на ленте, выберите графический файл в окне Вставка рисунка и нажмите кнопку Вставить.

6.3.Редактирование изображений

Если выделить вставленное изображение, то на ленте появится новая вкладка Работа с рисунками-Формат. С ее помощью можно производить все операции редактирования рисунка.

ВНИМАНИЕ. После того как изображение помещено в документ, все производимые с ним операции сохраняются только в документе Word, с которым вы работаете. Исходный файл рисунка не изменяется.

С помощью кнопки Перекрасить в группе Изменить можно настроить цвет картинки. По умолчанию она находится в режиме Без перекраски. Вы можете выбрать один из предложенных вариантов перекраски, используя значки предварительного просмотра, или же выбрать команду Другие Варианты, где указать один из доступных цветов. Чтобы посмотреть, как выбранный вариант цвета будет смотреться по отношению к рисунку, не обязательно его применять. Достаточно выделить рисунок, после чего раскрыть меню Перекрасить таблиц. При наведении курсора на предлагаемые варианты перекраски исходный рисунок будет изменяться.

Команда Установить прозрачный цвет в меню Перекрасить дает возможность изменить цвет любого элемента рисунка на прозрачный. После ее выбора курсор изменит форму. Нужно щелкнуть по тому элементу рисунка, для которого требуется установить прозрачный цвет.

В группе Изменить также есть кнопки для настройки яркости и контрастности изображения. Как и в случае с кнопкой Перекрасить, при нажатии этих кнопок появляются меню с разными вариантами изменения яркости и контрастности. При наведении курсора на пункты меню рисунок тут же изменяется.

Если в меню не нашлось подходящего варианта настройки изображения, вызовите команду Параметры настройки рисунка, в котором можно установить значение яркости и контрастности вручную. Тут также можно выбрать цвет для перекрашивания.

Группа Стили рисунков предлагает широкие возможности по оформлению изображений. Для быстрого оформления картинки откройте меню экспресс-стилей, щелкнув по кнопке Дополнительные параметры. В этом меню представлен небольшой набор наиболее распространенных эффектов, например, добавление виньетки, добавление рамок разной формы, эффект объемной 3D-картинки, отражение и пр.

Если вы хотите создать собственный неповторимый стиль, воспользуйтесь меню Эффекты для рисунка. В нем можно указать каждый параметр оформления отдельно. Среди них наличие и тип тени, отражения, свечения, сглаживания, рельефа. Если вы хотите, чтобы рисунок был объемным, можно также выбрать один из множества вариантов рельефа и поворота объемной фигуры. В подменю Рельеф и Поворот объемной фигуры есть команды для вызова окна Изменение формы, где параметры объема можно подобрать вручную.

Кнопка Граница рисунка предоставляет доступ к меню, в котором можно установить параметры обрамления картинки. С его помощью можно задать цвет и толщину контура, а также определить тип линии, которая будет обрамлять изображение. Разные варианты линий и их толщины представлены в соответствующих подменю. Если ни один из них вам не подходит, выберите команду Другие линии в подменю Толщина или Штрихи. Откроется окно Формат рисунка, в котором можно будет подобрать эти параметры, выбрав тип точки, тип соединения, ширину штриха и т.д.

Кнопка Обрезка, для доступа к которой нужно щелкнуть по кнопке Размер, позволяет обрезать рисунок с каждой стороны. Обратите внимание, что Word не удаляет обрезанную часть рисунка, а просто перестает ее отображать. Если опять нажать кнопку Обрезка и потянуть указатель в противоположную сторону, то картинка восстановится.

В группе Размер есть также поля для установки размеров рисунка по ширине и высоте. Размер устанавливается в сантиметрах.

Отменить все правки можно нажатием кнопки Сброс параметров рисунка в группе Изменить.

Редактирование объектов векторной графики

Редактирование объектов векторной графики отличается от настройки растровых изображений. Отличительной особенностью векторных изображений является то, что можно редактировать не только объекты в целом, но и их элементы. Также есть возможность создать единый рисунок из нескольких изображений.

Параметры изменения элементов векторного рисунка находится в группе Упорядочить на вкладке Работа с рисунками-Формат.

Перед тем как начать работу с изображением, сделайте следующее.

1.      Щелкните на нем правой кнопкой мыши.

2.      Выберите в контекстном меню пункт Изменение рисунка. Рисунок будет разгруппирован, то есть все входящие в него элементы станут независимыми друг от друга.

Выбирая нужные участки изображения, можно их поворачивать, сдвигать и выравнивать. Для этого используются кнопки Повернуть и Выровнять в группе Упорядочить на вкладке Работа с рисунками-Формат.

Чтобы изменить положение объекта, выделите его, щелкните правой кнопкой мыши и раскройте подменю Порядок в контекстном меню. Вы также можете использовать кнопки На передний план и На задний план в группе Упорядочить на вкладке Работа с рисунками-Формат. Объект может быть вынесен на передний план, помещен перед текстом и за ним и т. д.

После окончания редактирования, необходимо объединить элементы изображения. Удерживая клавишу Shift, выделите все объекты, которые должны стать частью рисунка, после чего выберите в контекстном меню команду Группировка-Группировать или же нажмите одноименную кнопку в группе Упорядочить на вкладке Работа с рисунками-Формат.

Режимы обтекания текстом

Любое изображение должно находиться во взаимодействии с текстом, ведь в Word оно является вспомогательным средством для оформления текста и подчеркивания деталей. Поэтому для каждого изображения можно выбрать режим взаимодействия с текстом. В одном документе изображение может быть фоновым и располагаться за текстом, в другом — текст может обтекать изображение по границам или по контуру. По умолчанию программа устанавливает режим обтекания в тексте, при котором рисунок "разрывает" текст.

6.4.Создание векторных изображений

Используя средства Word 2007, можно не только редактировать, но и создавать несложные объекты векторной графики (прямоугольники, овалы, линии, стрелки и т. д.), а также соответствующим образом оформлять их, изменяя тип линии, вид стрелки и др.

Фигуры

Кроме простейших объектов, в программе существует библиотека более сложных фигур, позволяющая быстро создавать различные векторные изображения. Доступ к ним можно получить, нажав кнопку Фигуры в группе Иллюстрации на вкладке Вставка.

Фигуры можно использовать не только для построения графических объектов, но и для украшения документа. Например, с их помощью можно создать окантовку вокруг текста.

Основные средства для форматирования фигур

После создания фигуры открывается вкладка Средства рисования-Формат. Набор инструментов на ней немного отличается от тех средств, которые доступны при работе с растровыми изображениями. Прежде всего, стоит обратить внимание на группу Стили фигур.

Кнопка Дополнительные параметры предназначена для выбора меню экспресс-стилей, в котором можно выбрать один из множества вариантов оформления фигур. Оформление включает в себя цвет и толщину линий, цвет заливки и другие параметры.

Для настройки стиля фигуры вручную можно использовать кнопки Заливка фигуры и Контур фигуры. В меню Заливка фигуры выбираются следующие параметры:

·         Цвет заливки – используя предложенные образцы, пользователь может выбрать цвет заливки.

·         Рисунок – при выборе этой команды открывается окно Выбор рисунка. В нем можно выбрать изображение, которое будет использоваться для заливки.

·         Градиент – дает возможность выбрать один из вариантов градиента, чтобы цвет заливки не был однородным. Для создания собственного градиента выберите команду Другие градиенты. Откроется вкладка Градиентная окна Способы заливки, где можно будет настроить прозрачность, количество цветов, штриховку и другие параметры градиента.

·         Текстура – позволяет выбрать для заливки повторяющийся рисунок. Можно выбрать один из предложенных вариантов текстуры в меню или же нажать кнопку Другие текстуры, чтобы открыть вкладку Текстура окна Способы заливки. Тут можно подобрать другой вариант текстуры или же загрузить свой рисунок, который будет использоваться для заливки, нажав кнопку Другие текстуры. Если загруженный рисунок будет меньше, чем область заливки, он будет размножен.

·         Узор – открывает вкладку Узор окна Способы заливки, где можно выбрать узор для заливки. Узор включает три компонента – цвет фона, цвет штриховки и направление штриховки.

Кнопка Контур фигуры дает возможность выбрать вариант обрамления векторного элемента. В меню Контур фигуры выбираются следующие параметры:

·         Цвет контура – используя предложенные образцы, пользователь может выбрать цвет контура.

·         Толщина и Штрихи – вызывают меню с вариантами толщины линий контура и с вариантами типа линий, соответственно. Если выбрать команду Другие линии в одном из этих меню, откроется окно Формат автофигуры, в котором можно будет более точно подобрать эти параметры, выбрав тип точки, тип соединения, ширину штриха и т.д.

·         Узор – вызывает окно Узорные линии, в котором можно выбрать узор для контура. Узор включает три компонента – цвет фона, цвет штриховки и направление штриховки.

Если вы подобрали параметры форматирования, например, выбрали удачную заливку и контур, но форма фигуры выбрана неудачно, используйте кнопку Изменить фигуру. Благодаря этому вы не будете тратить время на повторное выполнение форматирования, как если бы вы вставили новую фигуру в документ.

Дополнительные средства оформления фигур

Для оформления объектов векторной графики широко используются эффекты тени и объема.

Эффекты тени собраны в одноименной группе на вкладке Средства рисования-Формат. Щелкнув по кнопке Эффекты тени, можно выбрать тень для выделенного объекта из более 20 вариантов. Выбрав в этом меню команду Цвет тени, можно выбрать цвет отбрасываемой объектом тени.

Инструменты, расположенные в правой части группы Эффекты тени, дают возможность поворачивать тени на нужный угол. Работать с ними очень просто: щелкните по кнопке, где стрелка указывает вверх, и тень переместится кверху, нажмите кнопку со стрелкой, указывающей вправо – и тень расположится правее. Кнопка Тень, расположенная, посередине этого виртуального джойстика включает и отключает отображение тени.

Для некоторых фигур доступны дополнительные возможности создания объемных эффектов. инструменты для добавления объема содержатся в группе Объем. Щелчок по одноименной кнопке вызывает меню, где можно выбрать один из доступных эффектов, которые для удобства разбиты на группы. Выбрав в этом меню команду Цвет объемной фигуры, можно выбрать цвет эффекта.

В меню Объем есть много других интересных настроек, которые позволяют настроить эффект. Подменю Глубина позволяет определить, насколько глубокой будет трехмерная модель. В подменю Направление устанавливается направление эффекта, то есть, то, в какую сторону объект будет "расти" вглубь. Подменю Освещение позволяет подобрать параметры освещенности объекта. Тут можно определить, с какой стороны на объект будет падать свет, а также то, насколько ярким он будет. Доступно три варианта интенсивности освещения: яркое, обычное и приглушенное.

Наконец, в подменю Поверхность можно выбрать виртуальный материал, из которого "сделан" трехмерный объект. О того, какой материал выбран, будет зависеть его внешний вид.

Полотно

Полотном называется специальная область, которая предназначена для создания или помещения в нее рисунков. Полотно удобно тем, что позволяет перемещать и удалять сразу все находящиеся на нем графические объекты. Вы можете поместить свой рисунок и вне пространства, ограниченного рамкой.

По умолчанию фигуры создаются без полотна. Чтобы создать полотно, нажмите кнопку Фигуры в группе Иллюстрации на вкладке Вставка и выберите команду Новое полотно. Word автоматически переключится на вкладку Средства рисования-Формат, а полотно будет создано в документе.

Надписи

Надписи — это объекты векторной графики, в которые вставлен текст. Надписи помогают оформить текст документа, сделать его более наглядным. Они также пригодятся при создании плакатов, объявлений, пояснений и др.

Для создания надписи нажмите одноименную кнопку в группе Текст на вкладке Вставка на ленте. В Word 2007 содержится большая коллекция разных надписей, которые помогают в оформлении документа. Для них уже подобраны параметры форматирования и выравнивания, и пользователю остается только набрать или вставить текст. Надписи могут располагаться сбоку, в верхней части листа, а могут и занимать место посередине. Чаще всего их используют для вынесения важных цитат из документа, для сообщения читателю данных, которые независимы от основного содержания документа, но имеют к нему отношение и т.д.

Если ни один из предложенных шаблонов вам не походит, выберите команду Нарисовать надпись в меню Надпись или же кнопку Надпись в меню Фигуры. Щелкните на рабочей области и, не удерживая кнопку мыши, нарисуйте объект нужного размера. Появится прямоугольник с текстовым курсором внутри.

Количество текста надписи ограничено размерами области. Поэтому, если текст не помещается, увеличьте размер прямоугольника при помощи маркеров, которые расположены по периметру прямоугольника.

Если вас не устраивает прямоугольник, в который по умолчанию помещается текст надписи, то вы легко можете заменить фигуру. Любая фигура (за исключением линий, соединительных и ломаных) может стать рамкой надписи. Для изменения фигуры нажмите кнопку Изменить фигуру в группе Стили надписей. В этой же группе вы можете подобрать параметры оформления для надписи, которые идентичны рассмотренным выше настройкам форматирования фигур – стили, заливка, контур. Кроме этого, к надписям можно добавлять тени и делать их объемными.

Выноски

Одним из широко используемых типов надписи являются выноски. С помощью выноски можно поместить пояснение к иллюстрации или таблице. Выноска состоит из текста и линии, соединяющей текст с иллюстрацией, на которую она указывает.

6.5.Создание диаграмм

Кроме графических файлов, в документы Word можно вставлять диаграммы. С помощью диаграмм можно наглядно представлять числовые данные, например, проследить, как изменяются данные, увидеть развитие того или иного проекта в динамике. Диаграммы превращают похожие друг на друга столбцы цифр в графические объекты, которые гораздо легче воспринимать и приятнее изучать. Создание диаграмм в Word — совсем не сложная операция, поэтому работать с ними может даже начинающий пользователь.

Для создания диаграммы сделайте следующее.

1.      Установите курсор в том месте, где нужно вставить диаграмму.

2.      Перейдите на вкладку Вставка и щелкните по кнопке Диаграмма в группе Иллюстрации.

3.      В окне Вставка диаграммы выберите тип диаграммы

В документе появится диаграмма. Кроме этого, будет открыто окно программы Microsoft Excel, в котором будет выведена таблица данных. В эту таблицу нужно ввести числовые значения и пояснения к ним. Работать с ее элементами нужно так же, как с обычными таблицами. Чтобы изменения, внесенные в ячейку таблицы данных, отобразились на диаграмме, нажмите клавишу Enter.

Внешний вид диаграммы, выбранный изначально, можно изменить в любой момент. Для этого используется меню Экспресс-стили в группе Стили диаграмм на вкладке Конструктор. Вы сможете выбрать из 48 различных вариантов представления диаграммы.

Если вы хотите получить доступ к другим диаграммам, нажмите кнопку Изменить тип диаграммы в группе Тип на ленте.

6.6.Объекты WordArt

Среди типов графики, используемых в Word, особое место занимают объекты WordArt. Это специальный текст, который можно использовать для оформления различных документов Word. Например, с его помощью можно создать заголовок, оформить рекламное объявление или брошюру. Красочный объект WordArt — прекрасное средство для привлечения внимания.

Объекты WordArt являются векторными, соответственно в Word есть много инструментов для редактирования данных фигур. Вы можете растягивать, сжимать, изгибать, вписывать их в разные геометрические фигуры. Кроме того, можно изменять цвет, заливку, толщину линий и наличие теней.


Из данного раздела вы узнаете следующее:

·         как создать сноски;

·         как создать колонтитулы;

·         как работать в режимах Структура и Схема документа;

·         как создать предметный указатель;

·         как создать список литературы;

·         как создать оглавление.

7.1.Сноски

Сноски являются необходимым атрибутом больших документов разных типов. Особенно они актуальны при написании различных научных работ — от рефератов до дипломных проектов и научных статей. В Word есть возможность автоматического создания сносок. Особенность такого способа заключается в том, что программа автоматически размещает сноску внизу страницы, выбирает для нее подходящий размер шрифта и сохраняет нумерацию, если в документе впоследствии происходят какие-нибудь изменения.

Сноска состоит из двух частей: текста и ссылки в виде числа возле соответствующего слова документа. В зависимости от того, где помещается текст, сноски могут быть двух типов:

·         обычные — текст находится на той же странице, что и ссылка;

·         концевые — текст расположен в конце документа, лекции и т. д.

7.2.Создание сноски

Для быстрого создания сноски сделайте следующее.

1.      Поместите курсор в то место документа, где следует вставить сноску

2.      Нажмите кнопку Вставить сноску в группе Сноски на вкладке Ссылки на ленте. Для вставки концевой сноски нажмите кнопку Вставить концевую сноску.

3.      Введите текст сноски (рис. 7.1). Помните, что если текст обычной сноски будет слишком длинный, то Microsoft Word перенесет его на следующую страницу.


Рис. 7.1.  Ввод текста сноски

Чтобы задать дополнительные параметры сноски, сделайте следующее.

1.      Поместите курсор в то место документа, где следует вставить сноску.

2.      Нажмите кнопку в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Сноски (рис. 7.2).


Рис. 7.2.  Кнопка для вызова окна Сноски

3.      В диалоговом окне Сноски (рис. 7.3) выберите тип сносок в документе:

·         сноски — их текст может располагаться на нижнем поле страницы (параметр Внизу страницы) или в основном тексте ниже последней строки той страницы, на которой расположена ссылка (параметр Внизу текста);

·         концевые сноски — текст таких сносок может располагаться В конце документа или В конце раздела.


Рис. 7.3.  Диалоговое окно Сноски

4.      Выберите способ нумерации сносок в области Формат. Обычно это арабские цифры, но вы можете задать любые другие символы.

5.      Установите символ, с которого нужно начинать нумерацию, в поле Начать с.

6.      После окончания настройки сносок нажмите кнопку Вставить и введите текст сноски.

Редактирование текста сноски

Если вы работаете в режиме Разметка страницы, то текст сноски будет отображаться внизу страницы (рис. 7.4). Вы сможете отредактировать его в любое время, как обычный текст.


Рис. 7.4.  Отображение текста сноски в режиме Разметка страницы

Если же вы находитесь в режиме Черновик, то текст сноски будет отображаться в области сносок и исчезнет, как только вы закончите редактирование и нажмете кнопку Закрыть в верхней части области.

Просмотреть текст можно, подведя курсор к значку ссылки (текст отобразится в виде экранной подсказки) (рис. 7.5). Вы сможете форматировать и исправлять текст сноски, как обычный текст. Чтобы сделать это в режиме Черновик, дважды щелкните на значке ссылки, — откроется область сносок. Вы также можете перейти в режим Разметка страницы для редактирования текста сноски.


Рис. 7.5.  Текст сноски отображается как экранная подсказка

Значок сноски можно перемещать по тексту, как любой символ или выделенный фрагмент. Вместе с ним будет перемещаться и текст сноски. Чтобы удалить сноску, нужно выделить ее значок и нажать клавишу Delete.

7.3.Колонтитулы

Одним из атрибутов больших документов является наличие колонтитулов. Колонтитулы бывают верхними и нижними. Они представляют собой текст или графические изображения (иногда и то, и другое), которые печатаются в верхней и (или) нижней части каждой страницы. При этом такой текст может быть одинаковым для группы страниц.

Колонтитулы можно использовать для нумерации страниц, вывода названия раздела, лекции, имени и фамилии, названия организации, текущей даты или времени и т. д. Кроме того, в Word имеются элементы автотекста, специально предназначенные для колонтитулов. Эти элементы оформления позволяют читателю (впрочем, и автору тоже) быстрее ориентироваться в документе.

Создание колонтитулов

Чтобы создать колонтитулы, перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Верхний колонтитул или Нижний колонтитул в группе Колонтитулы (рис. 7.6) на ленте. Выберите тип колонтитула в появившемся меню (рис. 7.7).


Рис. 7.6.  Группа Колонтитулы


Рис. 7.7.  Меню Колонтитулы

При этом произойдет автоматический переход в режим Разметка страницы, если вы находились в другом режиме. Будут созданы верхний и нижний колонтитулы, курсор переместится в тот, который был выбран в группе Колонтитулы.

Одновременно с этим на ленте появится вкладка Работа с колонтитулами-Конструктор (рис. 7.8). Она существенно облегчает работу, так как на нее вынесены основные функции, которые могут вам понадобиться при работе с колонтитулами.


Рис. 7.8.  Вкладка Работа с колонтитулами-Конструктор

Эта панель помогает делать следующее:

·         быстро изменять параметры оформления колонтитулов и устанавливать особый колонтитул для первой страницы;

·         быстро изменять параметры и номер страницы;

·         переходить от верхнего колонтитула к нижнему;

·         вставлять текущую дату и время;

·         добавлять дополнительные экспресс-блоки, например, имя автора документа, название организации, ключевые слова и пр. (рис. 7.9);


Рис. 7.9.  Список вставки экспресс-блоков

·         сосредотачиваться на тексте колонтитула, убрав из поля зрения весь остальной документ.

Ввод, редактирование и оформление текста колонтитула выполняется так же, как основного текста в документе. Для выхода из режима работы с колонтитулами нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов на вкладке Работа с колонтитулами-Конструктор. Если позже колонтитулы нужно будет отредактировать, то дважды щелкните левой кнопкой мыши на области колонтитулов — вкладка на ленте появится снова.

Чтобы удалить колонтитул, удалите весь находящийся в нем текст. При этом лучше включить отображение непечатаемых символов нажатием кнопки Отобразить все знаки в группе Абзац на вкладке Главная на ленте, так как если в области колонтитула остались пробелы или метки конца абзаца, то он удален не будет.

7.4.Работа в режимах Схема документа и Структура

Когда вы работаете с большим документом, вам наверняка часто приходится перемещаться из одной его части в другую. Одним из лучших решений проблемы навигации в большом документе является использование режима Схема документа. Перейти в него можно, установив флажок Схема документа в группе Показать или скрыть на вкладке Вид на ленте (рис. 7.10).


Рис. 7.10.  Флажок Схема документа

Режим Схема документа дает возможность увидеть расположение заголовков в документе. Щелкните на нужном заголовке — и вы сразу переместитесь в соответствующее место документа.

Для корректной работы режима Схема документа нужно, чтобы перед этим документ был правильно размечен при помощи стилей. Очень часто, работая с большими документами, пользователи делают не структурное форматирование (с помощью стилей), а визуальное (например, заголовки набирают большим размером шрифта и делают их подчеркнутыми). Если текст структурирован подобным образом, то режим Схема документа вам вряд ли покажется удобным, поэтому лучше пользуйтесь стилями. Вы можете определить их самостоятельно или воспользоваться заготовками Word, которые можно выбрать в раскрывающемся списке экспресс-стилей. Для это вызова нажмите кнопку Дополнительные параметры в группе Стили на вкладке Главная на ленте.

Например, если в тексте есть разделы, подразделы и т. д., то можно выстроить структуру следующим образом:

·         стиль Обычный — основной текст;

·         Заголовок 1 — названия глав;

·         Заголовок 2 — названия разделов;

·         Заголовок 3 — названия подразделов;

·         Сноска — текст сносок;

·         Рисунок — текст подписей под иллюстрациями и т. д.

Чтобы выключить режим Схема документа, снимите одноименный флажок в группе Показать или скрыть на вкладке Вид на ленте.

Режим Структура очень похож на режим Схема документа. Однако если предназначение режима Схема документа состоит в том, чтобы упростить перемещение пользователя по тексту, то в режиме Структура можно не только быстро просматривать документ, но и изменять его структуру. В режиме Структура можно перемещать заголовки вместе с основным текстом и подзаголовками, которые относятся к этому заголовку. Работа в этом режиме также предусматривает грамотное структурирование текста с использованием стилей.

Для перехода в режим Структура нужно нажать кнопку Структура в группе Режимы просмотра документа в вкладке Вид на ленте (рис. 7.11).


Рис. 7.11.  Кнопка перехода в режим Структура

При переходе в режим Структура появится одноименная вкладка (рис. 7.12). С ее помощью можно быстро работать с текстом.


Рис. 7.12.  Вкладка Структура

Используя эту панель, можно свернуть или развернуть документ до определенного уровня включительно, выбрав нужный уровень из списка Показать уровень (рис. 7.13).


Рис. 7.13.  Выбор отображаемых уровней из списка Показать уровень

Если выбрать пункт Показать все уровни, то отобразится весь документ, включая не только подзаголовки, но и основной текст.

Зеленые кнопки с изображением стрелок служат для изменения уровня заголовка. Для выполнения этой операции необходимо предварительно выделить заголовок и относящийся к нему текст.

При нажатии кнопки Повысить уровень или Понизить уровень изменится уровень всех подзаголовков. Кнопка Понизить до обычного текста предназначена для начала ввода основного текста, а также для понижения уровня заголовка до основного текста. Кнопка Повысить до Заголовка 1 поможет быстро изменить заголовок текста на самый высокий (рис. 7.14).


Рис. 7.14.  Кнопки, предназначенные для изменения уровня заголовка

Обратите внимание, что если воспользоваться кнопками Повысить уровень, Понизить уровень, Понизить до обычного текста и Повысить до Заголовка 1, когда требуемый заголовок не выделен (а на нем просто установлен курсор), то структура документа нарушится, поскольку будет изменен уровень только этого заголовка.

Чтобы выйти из режима Структура, нажмите кнопку Закрыть режим структуры на вкладке Структура или же выберите другой режим просмотра документа в группе Режимы просмотра документа на вкладке Вид.

7.5.Предметный указатель

В предметном указателе собираются отдельные слова и фразы, которые являются ключевыми и могут заинтересовать того, кто будет использовать документ. Обычно также указываются номера страниц, на которых упоминаются эти термины. Word автоматически упорядочивает указатель по алфавиту и, к тому же, сохраняет правильную нумерацию страниц при редактировании текста.

Для создания указателя не потребуется много времени. Если вспомнить о нем не тогда, когда работа уже завершена, а уделять ему внимание во время набора текста, вам это не доставит неудобств. Процесс создания указателя состоит из двух этапов: сначала нужно отметить слова, которые будут использованы в указателе, а затем создать сам указатель.

Включение терминов в указатель

Чтобы при создании документа включить слово или фразу в предметный указатель, выполните следующие действия.

 

1.      Выделите нужный участок текста.

2.      Воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+Shift+X или перейдите на вкладку Ссылки и нажмите кнопку Пометить элемент в группе Предметный указатель (рис. 7.15).


Рис. 7.15.  Группа Предметный указатель

3.      Откроется диалоговое окно Определение элемента указателя (рис. 7.16). Выделенная вами фраза появится в поле основной области Элемент указателя. При необходимости фразу можно отредактировать.


Рис. 7.16.  Диалоговое окно Определение элемента указателя

Диалоговое окно Определение элемента указателя позволяет сделать следующее.

·         Создать многоуровневый указатель. Для этого введите фразу, которая должна быть помещена на второй уровень, в поле дополнительный области Элемент указателя.

·         Задать номер страницы, на которой встречается термин, помещенный в указатель. Для этого установите переключатель Параметры в положение текущая страница.

·         Вставить ссылку на другую фразу или термин. Для этого установите переключатель Параметры в положение перекрестная ссылка и наберите соответствующий текст после слова Cм.

После того как ввод термина будет завершен, нажмите кнопку Пометить. Если выбрать кнопку Пометить все, после термина будут указаны номера всех страниц, где он встречается. После выделенного текста появится поле предметного указателя, и будут выведены непечатаемые символы {}.

Удаление элемента из указателя

Для удаления элемента из указателя, нужно удалить весь текст, помещенный в фигурные скобки. Чтобы текст указателя был виден, нужно включить режим отображения непечатаемых символов, нажав кнопку Отобразить все знаки в группе Абзац на вкладке Главная (рис. 7.17).


Рис. 7.17.  Кнопка Отобразить все знаки

ВНИМАНИЕ. Если просто удалить слово из указателя, то при обновлении указателя слово снова появится.

7.6.Список литературы

При написании разных научных работ, будь то школьный реферат или докторская диссертация, обязательно возникает необходимость в оформлении списка литературы. В новой версии Word 2007 появились новые средства, которые заметно упрощают этот этап подготовки научных трудов.

Работая над дипломом или курсовым проектом, студент, как правило, делает сноски на литературу, размещая их в конце страницы или же в конце документа. Если в работе на одну и ту же книгу нужно ссылаться несколько раз, то нужно или вводить данные о названии, годе издания, издательстве и пр. вторично, или же искать первую ссылку.

Когда работа над проектом подходит к концу, необходимо просматривать все эти источники и выносить их в список литературы. Кроме этого, нужно не забыть о тех книгах, журнальных статьях и прочих источниках, на которые прямых ссылок нет, но которые также необходимо внести в список литературы.

В Word 2007 все эти задания заметно упрощены. Для работы с источниками нужно перейти на вкладку Ссылки и обратиться к кнопкам группы Ссылки и списки литературы (рис. 7.18).


Рис. 7.18.  Группа Ссылки и списки литературы на ленте

Для добавления нового источника выполните следующее:

·         Нажмите кнопку Вставить ссылку и выберите команду Добавить новый источник.

·         В окне Создать источник выберите тип источника. Это может быть книга, раздел книги, журнальная статья, статья в периодическом издании, веб-узел, дело, материалы конференции, интервью, фильм, спектакль, аудиозапись и т.д.

·         Заполните поля списка литературы: название, автор, год и город выпуска, издательство (рис. 7.19). Обратите внимание, что эти поля могут изменяться, в зависимости от того, какой тип источника выбран. Также имеет значение, какой выбран стиль списка литературы выбран. По умолчанию используется ГОСТ, однако вы также может выбрать ISO 690, Turabian, MLA, APA, Chicago, GB7714, SIST02 и другие. Выбор списка осуществляется в меню Стиль в группе Ссылки и списки литературы (рис. 7.20).


Рис. 7.19.  Окно Создать источник


Рис. 7.20.  Выбор стиля списка литературы

·         Если обязательных полей недостаточно, установите флажок Показать все поля списка литературы, чтобы отобразить дополнительные поля. Среди них фамилия редактора, число томов, количество страниц, стандартный номер и пр. (рис. 7.21)


Рис. 7.21.  Окно Создать источник после включения отображения дополнительных полей

·         Нажмите кнопку OK, чтобы добавить источник. Ссылка на источник будет помещена в том месте, где был установлен курсор.

Если в процессе работы над текстом необходимо снова вставить ссылку на то же издание, просто выберите его из списка Вставить ссылку, куда помещаются все источники, с которыми вы работаете в рамках текущего документа (рис. 7.22).

Рис. 7.22.  Список уже добавленных источников в меню Вставить ссылку

После завершения работы над научным трудом список литературы может быть создан автоматически. Однако прежде имеет смысл просмотреть все источники, которые были добавлены, и определиться с тем, нужно ли вносить их все в список литературы. Для этого нажмите кнопку Управление источниками в группе Ссылки и списки литературы. В окне управление источниками можно выполнять поиск среди литературы, сортировать книги и другие источники по названию, по имена автора, по году выпуска и по другим критериям. Также непосредственно из этого окна можно создавать новые источники и редактировать имеющиеся (рис. 7.23).


Рис. 7.23.  Окно Управление источниками

Для автоматического добавления в документ списка литературы нажмите кнопку Список литературы и выберите один из вариантов оформления ссылок: как списка литература или как цитируемых трудов (рис. 7.24). Используйте меню Стиль, чтобы изменить оформление этого списка и поля, которые будут вынесены в этот список (рис. 7.25).


Рис. 7.24.  Выбор варианта оформления ссылок


Рис. 7.25.  Готовый список литературы

7.7.Создание оглавления

Автоматическое создание оглавления часто используется при работе с большими документами. Если вы написали книгу или завершили создание учебного или рабочего проекта, то перед распечаткой окончательного варианта документа желательно создать оглавление. Оглавление поможет читателю ориентироваться в вашей работе, выделить для себя главное и сосредоточиться на изучении наиболее интересных моментов. Оглавление может помочь и при навигации в электронном документе. Если вы поместите оглавление в начале документа, то с него можно будет начать просмотр.

Создание оглавления займет совсем немного времени, если, конечно, документ оформлен соответствующим образом. Если при создании документа вы не ленились его структурировать должным образом, то Word составит оглавление за считанные секунды, и при этом оно будет построено правильно.

Сборка оглавления происходит в несколько этапов.

1.      Word находит заголовки с заданными стилями.

2.      Заголовки сортируются по уровням.

3.      Каждый заголовок снабжается соответствующим номером страницы.

Перечень заголовков и соответствующих им страниц вставляется автоматически. Вам только нужно будет набрать слово Оглавление.


Из данного раздела вы узнаете следующее:

·         для чего нужны макросы;

·         как создать и использовать макрос;

·         как обеспечить безопасность при работе с макросами.

8.1.Что такое макросы и зачем они нужны

У каждого опытного пользователя интерфейс Microsoft Word уникальный и изменяется в зависимости от того, какие инструменты ему необходимы в работе. Вы вряд ли увидите одинаковые панели инструментов или пункты главного меню — чтобы сделать работу наиболее удобной, каждый пользователь стремится настроить программу по-своему. Однако иногда изменения только интерфейса (вынесение основных команд на панель инструментов и создание пользовательских меню) недостаточно.

Если работа однообразная, то пользователю приходится часто повторять те или иные команды в определенной последовательности (например, оформлять текст курсивом, кеглем 10, гарнитурой Arial). Чтобы произвести такое небольшое форматирование, может понадобиться достаточно большое количество времени, особенно если таким образом необходимо выделить несколько десятков слов. Получается, что для каждого участка нужно проделывать несколько операций. Конечно, можно отформатировать только один участок и создать пользовательский стиль, но и это не самый быстрый способ применения оформления.

Если вам часто приходится выполнять одни и те же действия, то эффективность вашей работы можно заметно увеличить при помощи макросов. Макросы — это небольшие программы на языке Visual Basic. Они могут помочь не только в ситуациях, когда требуется много раз выполнить сложное форматирование, но и при вставке объектов, печати выделенного текста и в других случаях.

Макросы всегда выполняются в активном документе. Действие некоторых макросов зависит от позиции вставки. Другие могут обращаться только к определенному объекту (например, к абзацу или выделенному участку текста). В данном случае перед выполнением макроса нужно выбрать этот элемент. Если же макрос не обращается к определенному объекту (например, выполняет команду перехода к следующему окну), то его можно выполнить в любое время.

Макросы бывают двух типов: внутренние и внешние. Внутренние внедряются непосредственно в документ или шаблон и могут быть выполнены, только если пользователь работает с данным файлом. Если вы создали макрос для шаблона Normal, то его можно будет выполнять только для документов, созданных на основе этого шаблона. Преимущество таких макросов в том, что они вместе с документом перемещаются по жесткому диску, а также с компьютера на компьютер.

Внешний макрос можно применять в случае, если он полезен при работе с документами, созданными на основе разных шаблонов. Если вы пользуетесь большим количеством шаблонов, то вносить в каждый из них макрос будет неудобно, как придется делать при использовании внутреннего макроса. Внешний же макрос можно применять для работы с любыми документами, а также свободно переносить с компьютера на компьютер. Для создания внешнего макроса его нужно сохранить с расширением BAS.

8.2.Создание макросов

Самый простой способ создания макроса — запись нужных действий в документе. Записав последовательность команд один раз, можно будет вызывать макрос щелчком мышью, когда нужно выполнить такие же действия. Для записи макросов сделайте следующее.

1.      Щелкните по стрелке под кнопкой Макросы в одноименной группе на вкладке Вид на ленте. Выберите команду Запись макроса в меню (рис. 9.1).


Рис. 9.1.  Выбор команды Запись макроса

2.      В диалоговом окне Запись макроса (рис. 9.2) дайте макросу имя, а также введите его описание. Не пренебрегайте возможностью дать макросу описание, так как это очень поможет в дальнейшем, особенно, если вы пользуетесь большим количеством макросов.


Рис. 9.2.  Диалоговое окно Запись макроса

3.      Макрос можно запускать с помощью кнопок на панели быстрого запуска или сочетания клавиш. Определить это можно в том же диалоговом окне, нажав кнопку кнопке или клавишам в области Назначить макрос.

Назначение макроса кнопке

Если вам будет удобно вызывать макрос с панели быстрого запуска, то нажмите кнопку кнопке в области Назначить макрос. В появившемся диалоговом окне Параметры Word сделайте следующее.

1.      Выделите название макроса в области слева и нажмите кнопку Добавить. Макрос будет добавлен на панель быстрого доступа (рис. 9.3)


Рис. 9.3.  Диалоговое окно Параметры Word, раздел Настройка

2.      Чтобы изменить отображаемое имя макроса и его значок, выделите строку с его названием в области справа и нажмите кнопку Изменить.

3.      В окне Изменение кнопки выберите подходящий значок для макроса, а также введите в поле Отображаемое имя название, которое быдет показываться при наведении курсора на его кнопку (рис. 9.4).


Рис. 9.4.  Диалоговое окно Изменение кнопки

4.      Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить свой выбор. Значок макроса появился на панели быстрого запуска (рис. 9.5).


Рис. 9.5.  Панель быстрого запуска с выбранным значком для макроса

Назначение макроса клавишам

Многие пользователи предпочитают использовать для выполнения разных действий сочетания клавиш. Вы можете назначить сочетания клавиш макросам, которые наиболее часто применяете. Для этого сделайте следующее.

1.      В диалоговом окне Запись макроса нажмите кнопку клавишам в области Назначить макрос.

2.      Установите курсор в поле Новое сочетание клавиш диалогового окна Настройка клавиатуры (рис. 9.6) и нажмите сочетание, с помощью которого вы хотите вызывать макрос. Обычно удобно использовать "горячие" клавиши F1-F12, а также сочетания клавиш Alt и Ctrl с цифрами.


Рис. 9.6.  Диалоговое окно Настройка клавиатуры

3.      Когда нужное сочетание клавиш будет подобрано, нажмите кнопку Назначить, а затем — Закрыть.

Запись макроса

Когда подготовительная работа будет завершена, переходите к записи макроса. После того как вы закроете окна назначения макроса панели инструментов или клавишам, указатель мыши примет форму. Теперь можно выполнять необходимые действия.

Выполнение макроса с помощью окна Макрос

Выполнять макросы можно не только с помощью назначенного сочетания клавиш или кнопок на панели быстрого запуска, но и используя диалоговое окно Макрос. Чтобы вызвать данное окно, нажмите кнопку Макросы в одноименной группе на вкладке Вид на ленте или воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+F8.

В диалоговом окне Макрос (рис. 9.7) представлен полный список макросов, доступных для выполнения. Чтобы применить один из них, выберите его из списка и нажмите кнопку Выполнить.


Рис. 9.7.  Диалоговое окно Макрос

Диалоговое окно Макрос дает возможность не только запускать макросы, но и управлять ими — изменять и удалять. Если у вас есть макросы, которые вы запускаете при каждом открытии Microsoft Word, то можно сделать их выполнение автоматическим. Для этого макрос нужно назвать AutoExec.

Поскольку все привычные для пользователей команды Microsoft Word также являются макросами, их можно выполнять с помощью окна Макрос. Чтобы увидеть их полный перечень, нужно выбрать пункт Команд Word из списка Макросы из (рис. 9.8).


Рис. 9.8.  Команды Microsoft Word в диалоговом окне Макрос

8.3.Безопасность при работе с макросами

Макросы являются не только очень удобным средством для работы с программами пакета Microsoft Office, но и не менее удобным средством перенесения вирусов с одного компьютера на другой. Поэтому относитесь к макросам, полученным из неизвестных или непроверенных источников, осторожно. Вирусы, содержащиеся в макросах, называются макровирусами.

Когда вы открываете документ, полученный по электронной почте или переданный вам сотрудником на гибком диске, вы можете не подозревать, что в нем содержатся макросы. Однако Word определяет наличие макросов в документе и сообщает вам об этом. Для этого необходимо установить соответствующий уровень доверия макросам в окне Центр управления безопасностью. Для его открытия выполните одно из следующих действий:

·         Нажмите кнопку Безопасность макросов в группе Код на вкладке Разработчик на ленте.

·         Нажмите кнопку Office, затем нажмите кнопку Параметры Word, перейдите в раздел Центр управления безопасностью, нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью и перейдите в раздел Параметры макросов.

В диалоговом окне Центр управления безопасностью (рис. 9.9) выберите один из четырех вариантов доверия:

·         Отключить все макросы без уведомления — макросы не открываются;

·         Отключить все макросы с уведомлением — при открытии документа программа будет спрашивать, хотите ли вы запустить макрос;

·         Отключить все макросы, кроме макросов с цифровой подписью — открываются только макросы, снабженные цифровой подписью;

·         Включить все макросы (не рекомендуется, возможен запуск опасной программы) — все документы, содержащие макросы, будут открываться без запроса.


Рис. 9.9.  Диалоговое окно Центр управления безопасностью

Лучше всего установить вариант Отключить все макросы с уведомлением. В этом случае вы всегда сможете решать сами, стоит ли открыть документ, содержащий макросы.


Из данного раздела вы узнаете следующее:

·         как подготовить документ к печати;

·         как выбрать настройки печати;

·         как вывести документ на печать.

9.1.Подготовка документа к печати

Практически любой документ на экране выглядит совсем не так, как на листе бумаги. Работая с документом, вы можете не обращать внимания на мелкий шрифт, устанавливая большой масштаб отображения. Если же распечатать такой документ, то он будет плохо читаться. Подобных проблем может быть очень много. Например, на экране вам не нужны номера страниц и поля документа, а на бумаге эти элементы очень важны. Поэтому перед выводом документа на печать необходимо подготовить его соответствующим образом.

Чтобы подготовить документ к печати, необходимо перейти на вкладку Разметка страницы и обратиться к группе Параметры страницы (рис. 10.1).


Рис. 10.1.  Группа Параметры страницы

Рассмотрим некоторые настройки группы Параметры страницы.

Поля документа

Поля документа — это расстояние между краями страницы и текстом. Соответственно, чем больше поле, тем меньше текста помещается на странице, и наоборот. В любом документе есть правое, левое, верхнее и нижнее поля. Широкие поля придают документу респектабельный вид, а узкие позволяют поместить большее количество информации.

По умолчанию Microsoft Word устанавливает следующие размеры полей: левое — по 3 см, правое — 1,5 см, верхнее и нижнее — по 2 см.

На полях могут располагаться колонтитулы, примечания, графические объекты. Обычно размер полей устанавливают в пределах от 1 до 3 см, широкие поля могут достигать и 5 см. В меню Поля, которое появляется после нажатия на одноименную кнопку, можно выбрать один из наиболее распространенных вариантов полей документа (рис. 10.2). Если ни один их этих вариантов вам не подходит, выберите команду Настраиваемые поля и задайте размеры полей вручную. Если задать требуемые размеры полей в области Поля, то можно посмотреть, как будет выглядеть документ с установленными вами параметрами на образце (рис. 10.3).


Рис. 10.2.  Меню Поля


Рис. 10.3.  Диалоговое окно Параметры страницы, вкладка Поля

Поля страниц (так же, как отступы и выступы) можно быстро задавать c помощью горизонтальной (для правого и левого полей) и вертикальной (для верхнего и нижнего полей) линеек. Размер поля показывают деления на серой части линейки (рис. 10.4).


Рис. 10.4.  Отображение размеров полей на горизонтальной и вертикальной линейках

Нумерация страниц

Если документ состоит более чем из двух страниц, то перед распечаткой желательно пронумеровать страницы. Благодаря этому в нем будет гораздо легче ориентироваться. Для некоторых типов документов (например, для научных работ) нумерация необходима.

Чтобы пронумеровать страницы, сделайте следующее.

1.      Перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Номер страницы в группе Колонтитулы (рис. 10.5).


Рис. 10.5.  Меню Номера страниц

2.      Выберите положение номера на странице, используя доступные варианты в подменю Вверху страницы, Внизу страницы и На полях страницы. Microsoft Word предлагает самые разные варианты оформления номеров страниц (рис. 10.6)


Рис. 10.6.  Один из вариантов оформления номеров страниц вверху страницы

Если выбрать команду Формат номеров страниц в меню Номер страницы, появился диалоговое окно Формат номера страницы (рис. 10.7). В нем можно задать нумерацию глав, а также указать формат номера (вместо арабских цифр можно выбрать римские, буквы алфавита и др.).


Рис. 10.7.  Выбор формата номера страницы

Колонтитулы

Колонтитулы — текст или графические изображения (иногда и то, и другое), которые печатаются в верхней и (или) нижней части каждой страницы. При этом такой текст может быть одинаковым для группы страниц. Когда вы готовите документ к печати, необходимо установить некоторые параметры колонтитулов. Для этого сделайте следующее.

1.      Перейдите на вкладку Разметка страницы и нажмите кнопку в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Параметры страницы (рис. 10.8).


Рис. 10.8.  Кнопка для вызова окна Параметры страницы

2.      В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Источник бумаги.

3.      В области Различать колонтитулы задайте, будут ли различаться колонтитулы четных и нечетных страниц, а также первой страницы (рис. 10.9).


Рис. 10.9.  Диалоговое окно Параметры страницы, вкладка Источник бумаги

4.      Установите расстояние от края до верхнего и нижнего колонтитулов.

5.      Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить изменения параметров колонтитулов.

Если нужно изменить параметры колонтитулов не всего документа, а лишь части, то перед тем как вызвать окно Параметры страницы, установите курсор в том месте документа, начиная с которого вы хотите изменить параметры колонтитулов. На вкладке Источник бумаги диалогового окна Параметры страницы из списка Применить выберите строку до конца документа (рис. 10.10).


Рис. 10.10.  Выбор команды Применить до конца документа на вкладке Источник бумаги окна Параметры страницы

Вертикальное выравнивание

Вертикальное выравнивание, в отличие от горизонтального, применяется не к строкам и абзацам, а ко всему тексту, поэтому относится к атрибутам, задающим компоновку страниц.

Для установки параметров вертикального выравнивания сделайте следующее.

1.      Перейдите на вкладку Разметка страницы и нажмите кнопку в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Параметры страницы (см. рис. 10.10).

2.      В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Источник бумаги.

3.      Из списка Вертикальное выравнивание (рис. 10.11) выберите тип выравнивания текста.


Рис. 10.11.  Список Вертикальное выравнивание в диалоговом окне Параметры страницы

·         По верхнему краю — выравнивает первую строку первого абзаца на странице по верхнему полю.

·         По центру — выравнивает текст страницы по центру между верхним и нижним полями без изменения интервалов между ними.

·         По высоте — текст на странице равномерно распределяется между нижним и верхним полями за счет изменения интервалов между абзацами, графикой и т. д.

·         По нижнему краю — выравнивает последнюю строку на странице по нижнему полю.

Нумерация строк

При работе с документами определенного типа (например, с юридическими договорами) бывает необходимо нумеровать не только страницы, но и строки. В Microsoft Word есть возможность автоматической нумерации строк. Для этого сделайте следующее.

1.      Перейдите на вкладку Разметка страницы и нажмите кнопку в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Параметры страницы.

2.      В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Источник бумаги.

3.      Нажмите кнопку Нумерация строк (рис. 10.12).


Рис. 10.12.  Диалоговое окно Параметры страницы, кнопка Нумерация строк

4.      В диалоговом окне Нумерация строк установите флажок Добавить нумерацию строк (рис. 10.13).


Рис. 10.13.  Диалоговое окно Нумерация строк

5.      В поле Начать с укажите, с какого номера необходимо начать нумерацию, а в поле Шаг — номера каких строк будут выводиться на печать. Строки можно пронумеровать через определенный интервал (например, 5).

6.      С помощью переключателя Нумерация выберите тип нумерации. Она может начинаться с новой страницы или раздела, а также быть непрерывной на протяжении всего документа.

Выбрать один из наиболее популярных вариантов нумерации строк можно, не прибегая к помощи одноименного окна. Для этого перейдите на вкладку Разметка страницы и нажмите кнопку Номера строк в группе Параметры страницы. При помощи этого меню можно проставить номера строк на каждой странице, в каждом разделе, запретить в текущем абзаце и т.д. (рис. 10.14). Если выбрать команду Варианты нумерации строк, откроется вкладка Источник бумаги диалогового окна Параметры страницы, откуда можно вызвать окно Нумерация строк.


Рис. 10.14.  Меню с вариантами нумерации строк

9.2.Выбор параметров бумаги

Когда вы приведете документ в порядок, необходимо подумать, на какой бумаге он будет распечатан. Возможно, потребуется изменить некоторые настройки.

Ориентация бумаги

Иногда удобно распечатать документ, изменив ориентацию бумаги с книжной на альбомную. Например, когда в документе есть широкие таблицы или графические элементы, которые лучше разместить в ряд. Альбомная ориентация также подходит для вывода на печать объявлений.

Для изменения ориентации бумаги нажмите кнопку Ориентация в группе Параметры страницы на вкладке Разметка страницы (рис. 10.15).


Рис. 10.15.  Меню Ориентация

Если нужно изменить ориентацию бумаги не во всем документе, а лишь в его части, то установите курсор в том месте документа, начиная с которого вы хотите изменить ориентацию страницы, после чего вызовите окно Параметры страницы.

На вкладке Поля из списка Применить выберите строку до конца документа (рис. 10.16), после чего измените положение переключателя Ориентация. В окне предварительного просмотра вы увидите, как будет выглядеть документ.


Рис. 10.16.  Изменение ориентации в диалоговом окне Параметры страницы

Размер бумаги

Кнопка Размер, которая также расположена в группе Параметры страницы, позволяет задать параметры листа, на котором будет производиться печать (рис. 10.17).


Рис. 10.17.  Меню Размер

Как правило, печатают на листах стандартного формата — А4, А3, А5 и др. Если размер бумаги нестандартный, то необходимо выполнить команду Другие размеры страниц и задать длину и ширину документа вручную в соответствующих полях (рис. 10.18).


Рис. 10.18.  Вкладка Размер бумаги окна Параметры страницы

Если нужно изменить размер бумаги не для всего документа, а для его части, то перед вызовом окна Параметры страницы установите курсор в том месте документа, начиная с которого вы хотите изменить размер бумаги. На вкладке Размер бумаги диалогового окна Параметры страницы из списка Применить выберите строку до конца документа.

9.3.Настройка печати и вывод документа на печать

Перед печатью необходимо настроить принтер. Для вызова диалогового окна Печать выполните одно из следующих действий.

·         Нажмите кнопку Office и выберите команду Печать-Печать.

·         Нажмите сочетание клавиш Ctrl+P.

В появившемся диалоговом окне Печать из списка имя необходимо выбрать принтер, с помощью которого документ будет выведен на печать. Если у вас один принтер, и его название отображается в списке Имя, то выбирать его не нужно.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если требуемый принтер отсутствует в списке, то необходимо установить его в системе. Для этого выполните обычную процедуру инсталляции (для разных версий Windows она может различаться).

Для каждого принтера можно установить параметры печати с помощью кнопки Свойства. Все устройства имеют свои параметры. Обычно можно указать способ подачи, ориентацию и размер бумаги, графический режим, качество печати и др.

Кроме выбора устройства печати, в диалоговом окне Печать можно задать следующие параметры.

·         Номера страниц, выводимых на печать. Можно напечатать все страницы, только текущую, выделенный фрагмент или указать номера страниц, которые необходимо напечатать. Номера страниц для печати разделяются запятыми (для непоследовательных страниц) и дефисами (для диапазонов страниц).

·         Количество копий, которое необходимо напечатать. Если установлен флажок разобрать по копиям, то принтер будет печатать комплекты документов. По умолчанию он установлен.

·         Диапазон страниц, выводимых на печать. Можно напечатать все страницы документа, только четные или только нечетные.

·         В области Масштаб указывают, сколько страниц документа (от 1 до 16) необходимо распечатать на одном листе. При этом страницы уменьшаются до соответствующих размеров. Таким образом, можно печатать, чтобы посмотреть, как будут согласовываться несколько страниц большого документа.

Параметры печати

В нижней части диалогового окна Печать расположена кнопка Параметры. При ее нажатии открываются дополнительные параметры печати документа (рис. 10.19).


Рис. 10.19.  Дополнительные настройки печати

СОВЕТ. Получить доступ к дополнительным настройкам печати можно также, нажав кнопку Office, а затем нажав кнопку Параметры Word в нижней части меню Office и выбрав в окне Параметры Word раздел Экран.

Тут можно задать печать некоторых элементов управления документа: скрытого текста, свойств документа. Также можно включить опцию обновления полей и связанных данных перед печатью.

Другие дополнительные настройки печати скрываются в области Печать раздела Дополнительно окна Параметры Word (рис. 10.20). Тут можно выбрать следующие параметры:


Рис. 10.20.  Расширенные настройки печати

·         Автоматическое преобразование документов, отформатированных для стандарта А4, в стандарт Letter. Стандарт Letter обычно применяется в США.

·         При установке флажка Использовать черновое качество, печать будет проводиться быстрее, однако, при этом будут утеряны некоторые элементы форматирования.

·         При установке флажка Фоновая печать, печать документа будет производиться медленнее, однако, при этом пользователь сможет работать с другими файлами во время распечатки документа.

·         Способ подачи бумаги. Обычно используется режим использовать настройки принтера.



Контрольные вопросы


1.      Назначение текстового процессора MS Word. Структура окна MS Word, его настройка.

2.      Создание, открытие, сохранение документов. Свойства, масштаб и режимы просмотра документа.

3.      Виды редактирования текста. Отмена выполненных действий. Использование буфера обмена. Использование поиска, правописания, функции автозамены. Подбор синонимов.

4.      Средства форматирования текста. Настройка параметров шрифта и абзаца. Работа со списками. Использование колонок, стилей и шаблонов.

5.      Создание и редактирование таблиц. Импорт таблиц и сортировка данных в таблицах.

6.      Понятие о растровой и векторной графике. Создание и использование изображений в MS Word. Использование диаграмм и объектов WordArt.

7.      Работа в режимах Структура и Схема документа. Использование сносок, колонтитулов. Создание предметного указателя, списка литературы и оглавления.

8.      Понятие о макросах. Создание и использование макросов. Обеспечение безопасности при работе с макросами.

9.      Подготовка к печати документов. Настройки печати.