Из данного раздела вы узнаете следующее:

·         что такое форматирование и для чего его используют;

·         как изменять параметры шрифта;

·         как форматировать документ при помощи кнопок панели инструментов Форматирование;

·         как изменять параметры форматирования абзаца;

·         как работать со списками;

·         как создать текстовые колонки;

·         как работать со стилями;

·         как создавать документы на основе шаблонов.

4.1.Что такое форматирование

Когда вы набираете и редактируете текст, необходимо следить не только за содержанием документа и отсутствием в нем ошибок, но и за его удобочитаемостью. Один и тот же текст в документе может быть представлен по-разному. На рисунках 4.1 и 4.2 представлен документ, содержащий один и тот же текст, но на рисунке 4.1 он просто набран, а на рисунке 4.2 красиво оформлен.

Рис. 4.1.  Текст без форматирования

Рис. 4.2.  Текст с форматированием

Естественно, во втором случае текст читается гораздо легче, так как сразу видны заголовки, маркеры списка, можно быстро найти нужную информацию. Оформление может включать в себя выделение текста посредством изменения размера, гарнитуры и начертания шрифта, вставку списков, выравнивание по центру страницы. Все эти и другие параметры оформления текста принято называть форматированием.

Word содержит большое количество средств форматирования, с помощью которых можно существенно улучшить внешний вид документов на экране и при печати. Правильно оформленный документ облегчит зрительное восприятие пользователю, а выделенные должным образом участки текста укажут, на чем нужно сосредоточиться. В то же время неудачно подобранное форматирование может стать причиной неправильного понимания содержимого документа. Перегруженный элементами форматирования документ только затруднит чтение, поэтому при оформлении нужно всегда придерживаться "золотой середины". Есть несколько правил, которые необходимо соблюдать при выборе параметров форматирования:

·         подбирайте такую гарнитуру шрифта, чтобы она сочеталась со стилевыми особенностями текста;

·         не используйте в одном документе более трех гарнитур и четырех начертаний;

·         не выбирайте для одного документа более четырех размеров шрифта.

4.2.Параметры шрифта

Наиболее часто форматирование осуществляется при помощи изменения атрибутов шрифта. Самый простой способ привлечь внимание к слову в тексте — выделить его полужирным шрифтом или курсивом. Эти атрибуты называются начертанием шрифта. Кроме них, шрифт имеет и другие атрибуты, такие как размер (кегль) и гарнитура.

Форматировать текст можно как при наборе, так и после его выполнения. Помните, что если вы хотите форматировать набранный текст, то его обязательно нужно выделить. Исключение составляет только форматирование одного слова — для его оформления достаточно установить в нем курсор.

Параметры оформления текста, которые имеют отношение к шрифту, собраны в диалоговом окне Шрифт. Для его открытия выполните одно из следующих действий:

·         щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Шрифт на вкладке Главная (рис. 4.3);

Рис. 4.3.  Кнопка для вызова окна Шрифт

·         нажмите сочетание клавиш Ctrl+D;

·         выберите команду Шрифт в контекстном меню.

Диалоговое окно Шрифт имеет две вкладки: Шрифт и Интервал. Рассмотрим доступные параметры.

·         На вкладке Шрифт (рис. 4.4) можно выбирать цвет текста, начертание шрифта (обычный, курсив, полужирный или полужирный курсив), размер и цвет символов.

Рис. 4.4.  Диалоговое окно Шрифт, вкладка Шрифт

·         Вкладка Интервал (рис. 4.5) помогает определить расстояние между символами шрифта. В зависимости от выбранного варианта шрифт может быть уплотненным, обычным и разреженным. На этой же вкладке можно выбрать масштаб, при котором символы становятся шире или уже (если больше 100 %, то текст растягивается, если меньше — сжимается).

Рис. 4.5.  Диалоговое окно Шрифт, вкладка Интервал

ПРИМЕЧАНИЕ. Возможность анимации текста (мигающий фон, мерцание и т. д.), которая была в предыдущих версиях Word, в Word 2007 отсутствует. Однако анимация текста в документе, который был создан в более ранних версиях Word, сохраняется и отображается в Word 2007 в том же виде.

4.3.Инструменты форматирования символов

Изменять параметры шрифта можно, не только используя вкладку Шрифт одноименного диалогового окна. Во многих случаях гораздо удобнее пользоваться кнопками, вынесенными на ленту в группу Шрифт на вкладке Главная (рис. 4.6).

Рис. 4.6.  Инструменты форматирования

С помощью кнопок группы Шрифт можно выполнять все основные действия по оформлению текста.

·         Изменять начертание шрифта — делать текст курсивным, полужирным, подчеркнутым или зачеркнутым.

·         Изменять гарнитуру шрифта — наиболее распространены Times New Roman, Arial и Courier New, а также Calibri, который используется в Word 2007 по умолчанию.

·         Выбирать размер (кегль) шрифта. Возле списка изменения размера шрифта также есть удобные кнопки для быстрого увеличения и уменьшения кегля на один пункт.

·         Устанавливать цвет текста.

·         Устанавливать цвет выделения текста.

·         Изменять регистр символов. При щелчке по этой кнопке появляется меню, в котором можно выбрать один из вариантов изменения регистра:

u    Как в предложениях – в этом случае регистр первых букв в предложениях будет изменен на верхний;

u    все строчные – при выборе этого варианта все буквы станут строчными;

u    ВСЕ ПРОПИСНЫЕ – в этом случае все буквы станут прописными;

u    Начинать С Прописных – если выбрать этот вариант, все слова выделенного фрагмента текста будут начинаться с большой буквы;

u    иЗМЕНИТЬ РЕГИСТР – при выборе этого варианта все прописные буквы будут изменены на строчные, а все строчные – на прописные.

·         Устанавливать надстрочные и подстрочные знаки, которые создаются выше и ниже опорной линии текста, соответственно.

·         Быстро удалять все параметры форматирования, возвращая параметры по умолчанию/

Панель инструментов Форматирование

Наиболее часто используемые инструменты форматирования символов и абзацев (см. ниже) вынесены на панель инструментов Форматирование, которая появляется на экране каждый раз, когда вы выделяете какой-либо фрагмент текста, а также когда вызываете контекстное меню (рис. 4.7). Ею удобно пользоваться для изменения цвета, кегля и гарнитуры шрифта, заливки, а также изменения начертания.

Рис. 4.7.  Панель инструментов Форматирование

Панель инструментов Форматирование исчезает с экрана сама по себе, когда вы убираете курсор с ее области. Это очень удобно, ведь, с одной стороны, она не занимает дополнительное место на экране, а с другой, не требуется дополнительных действий, чтобы ее убрать. Если вам нужны только базовые инструменты форматирования, которые вынесены на эту панель, вы можете скрыть отображение ленты и тем самым увеличить рабочую область.

4.4.Форматирование абзацев

В предыдущем разделе вы познакомились с инструментами форматирования символов. В Word имеются также специальные возможности для оформления текста в рамках абзацев: выравнивание, междустрочный интервал и отступы. При помощи этих характеристик можно быстро придать тексту аккуратный вид. Операции форматирования с абзацами, как и с другими элементами текста, производятся только после их предварительного выделения.

Основные команды для оформления текста в рамках абзацев вынесены в группу Абзац на ленте (рис. 4.8).

Рис. 4.8.  Группа Абзац

Выравнивание

Выравнивание текста на странице — одна из важнейших операций форматирования. При помощи выравнивания можно, например, поместить заголовок текста по центру страницы, а подпись в конце письма — справа. Многие начинающие пользователи для подобных задач многократно нажимают клавишу Пробел, однако при помощи выравнивания управлять размещением текста на странице проще, быстрее и правильнее.

В Word можно выравнивать текст:

·         По левому краю — используется в документах Word по умолчанию;

·         По центру — чаще всего применяется для заголовков;

·         По правому краю — так выравнивают подписи в письмах и деловых документах, а также подзаголовки;

·         По ширине — используется в документах, предназначенных для вывода на печать и последующего чтения (выровненный по ширине документ на листе бумаги выглядит аккуратнее, его легче воспринимать).

Для установки выравнивания используются соответствующие кнопки в группе Абзац на вкладке Главная (рис. 4.9).

Рис. 4.9.  Кнопки изменения выравнивания текста

При выравнивании по ширине узких блоков текста (например, колонок) пробелы между словами могут оказаться слишком большими. Чтобы этого избежать, перейдите на вкладку Разметка страницы на ленте и в группе Параметры страницы нажмите кнопку Расстановка переносов. В появившемся меню выберите команду Авто (рис. 4.10).

Рис. 4.10.  Включение автоматической расстановки переносов

Для выравнивания абзаца достаточно установить курсор в любом его месте. Чтобы задать выравнивание для определенного участка текста, его нужно выделить.

Выравнивание всего текста или отдельных абзацев можно изменять несколькими способами:

·         при помощи соответствующих кнопок на ленте в группе Абзац на вкладке Главная;

·         используя список Выравнивание диалогового окна Абзац (рис. 4.11).

Рис. 4.11.  Диалоговое окно Абзац, список Выравнивание

Междустрочный интервал

Междустрочный интервал — это вертикальное расстояние между строками текста внутри абзаца. По умолчанию в Microsoft Word используется одинарный интервал. Однако, в зависимости от типа документа, его можно изменять. Например, для некоторых типов научных работ стандартом является полуторный интервал.

Для изменения интервала сделайте следующее.

1.      Щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Абзац на вкладке Главная (рис. 4.12);

Рис. 4.12.  Кнопка для вызова окна Абзац на ленте

2.      В открывшемся окне перейдите на вкладку Отступы и интервалы.

3.      Выберите значение из списка междустрочный в области Интервал (рис. 4.13).

Рис. 4.13.  Выбор интервала в диалоговом окне Абзац

В Word доступны следующие типы интервала.

·         Одинарный — интервал для каждой строки в зависимости от наибольшего символа строки. Величина превышения интервала над размером шрифта зависит от используемой гарнитуры.

·         1,5 строки — интервал, в полтора раза больше одинарного.

·         Двойной — интервал, в два раза больше одинарного.

·         Минимум — интервал для шрифтов больших размеров или графики, которым не подходят другие интервалы.

·         Точно — фиксированный междустрочный интервал, одинаковый для всех строк. Его значение устанавливается пользователем.

·         Множитель — междустрочный интервал, который увеличивается или уменьшается в соответствии с указанным множителем. Например, значение 1,4 множителя означает увеличение интервала на 40 %, а значение 0,6 — уменьшение на 40 %. Значение 1,5 эквивалентно установке полуторного интервала.

При выборе типов интервала Минимум, Точно и Множитель значение указывается в поле значение области Интервал.

Наиболее используемые интервалы можно изменять, не вызывая окно Абзац. Для этого можно пользоваться кнопкой Междустрочный интервал в группе Абзац на вкладке Главная (рис. 4.14).

Рис. 4.14.  Кнопка Междустрочный интервал

Кроме этого, вы можете задать интервал при помощи полей Интервал до и Интервал после в группе Абзац на вкладке Разметка страницы на ленте.

Отступы и выступы

Отступ — это расстояние между текстом и левым или правым полем страницы. Регулировать отступ можно вручную с помощью горизонтальной линейки.

Отступы можно разделить на три вида.

·         Отступ слева — устанавливает положение всего абзаца относительно левого поля страницы. Для его изменения используйте соответствующий маркер (рис. 4.15).

Рис. 4.15.  Маркер отступа слева

·         Отступ справа — задает положение всего абзаца относительно правого поля страницы. Для его изменения используйте соответствующий маркер (рис. 4.16).

Рис. 4.16.  Маркер отступа справа

·         Отступ первой строки — определяет положение первой строки абзаца. Для его изменения используйте соответствующий маркер (рис. 4.17).

Рис. 4.17.  Маркер отступа первой строки

Наряду с отступами могут использоваться выступы. Выступ смещает текст влево от первоначальной линии текста, при этом он не распространяется на первую строку абзаца. Обычно выступы применяют при создании нумерованных и маркированных списков, а также указателей. Для установки выступа используйте соответствующий маркер (рис. 4.18).

Рис. 4.18.  Маркер выступа

Регулировать отступы и выступы можно не только при помощи горизонтальной линейки, но и в диалоговом окне Абзац. Для этого сделайте следующее.

1.      Выделите абзац, для которого необходимо задать форматирование.

2.      Щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Абзац на вкладке Главная.

3.      В диалоговом окне Абзац перейдите на вкладку Отступы и интервалы.

4.      Для установки правого и левого отступов введите значения в поля справа и слева (рис. 4.19) в области Отступ. Отступ может иметь не только положительное, но и отрицательное значение. Если вы зададите отрицательное значение, то текст будет вынесен на правое или левое поле.

Рис. 4.19.  Диалоговое окно Абзац, область Отступ

5.      Для установки отступа или выступа первой строки выберите из списка первая строка пункт Отступ или Выступ и введите значение в поле на.

6.      Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить изменения.

Настраивать отступы можно также следующими способами:

·         с помощью клавиши Tab;

·         используя сочетание клавиш Ctrl+M (для установки отступа) и Ctrl+Shift+M (для удаления отступа);

·         нажимая на панели инструментов Форматирование кнопки Увеличить отступ (для установки отступа) и Уменьшить отступ (для удаления отступа) (рис. 4.20). Используя их, установить отрицательное значение отступа невозможно.

Рис. 4.20.  Кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на панели инструментов Форматирование

·         нажимая кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на ленте в группе Абзац на вкладке Главная (рис. 4.21)

Рис. 4.21.  Кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на ленте

·         вводя значения в поля Отступ слева и Отступ справа на ленте в группе Абзац на вкладке Разметка страницы.

Буквица

Буквицы позволяют привлечь внимание пользователя к абзацам. В Word можно создавать буквицы, которые могут занимать от трех до 10 строк текста. Буквицы являются самостоятельными объектами, помещенными в рамку. Поэтому их можно перемещать, изменять размеры и отдельно форматировать.

Для добавления буквицы сделайте следующее.

1.      Перейдите в режим Разметка страницы, выполнив команду Вид-Разметка страницы.

2.      Установите курсор в любом месте абзаце, куда нужно добавить буквицу.

3.      Нажмите кнопку Буквица в группе Текст на вкладке Вставка на ленте.

4.      Выберите один из видов буквиц в меню Буквица (рис. 4.22):

·        в тексте — буквица будет выровнена по левому краю;

·        на поле — буквица будет вынесена на поле.

Рис. 4.22.  Меню Буквица

5.      Если требуется настроить параметры буквицы, выберите в меню команду Параметры буквицы в области Параметры окна Буквица установите шрифт и размер буквицы, а также расстояние от нее до текста (рис. 4.23).

Рис. 4.23.  Диалоговое окно Буквица

Для удаления буквицы выберите в меню Буквица тип нет.

4.5.Создание списков

Часто бывает необходимо выделить какие-нибудь части текста визуально (например, при перечислении). Простое выделение абзаца не дает должного эффекта. В этом случае имеет смысл воспользоваться маркерами или нумерацией. Маркеры объединяют пункты, связанные одной темой. Нумерованные списки содержат пункты, следующие друг за другом. Примеры использования нумерованных и маркированных списков вы можете найти в этом тексте.

Для создания нумерованных и маркированных списков можно использовать соответствующие кнопки в группе Абзац на вкладке Главная на ленте. Кнопки на панели инструментов дают возможность быстро пронумеровать абзацы или установить перед ними маркеры, а также установить дополнительные параметры форматирования.

Для быстрого создания списка сделайте следующее.

1.      Выделите требуемый участок текста.

2.      Нажмите кнопку Маркеры, Нумерация или Многоуровневый список в группе Абзац на вкладке Главная на ленте (рис. 4.24).

Рис. 4.24.  Кнопки для создания списка

3.      Новый маркер будет установлен для каждого абзаца.

СОВЕТ. Вы можете создать список и перед началом набора текста. Установите курсор в том месте, откуда вы желаете начать список, и выполните описанные выше действия. Нажмите клавишу Enter, чтобы начать новый абзац и новый раздел списка.

Маркированный список

При создании маркированных списков можно использовать различные типы маркеров. Щелкнув по стрелке, направленной вниз, которая расположена рядом с кнопкой Маркеры (рис. 4.25), можно выбрать один из восьми наиболее используемых маркеров. Кроме того, можно создать собственный тип маркера. Для этого выберите команду Определить новый маркер.

Рис. 4.25.  Библиотека маркеров

Диалоговое окно Определение нового маркера (рис. 4.26), которое откроется после выполнения этого действия, позволяет задать параметры маркера.

Рис. 4.26.  Диалоговое окно Определение нового маркера

·         Шрифт — оформление маркера в виде текстового символа.

·         Символ — оформление маркера в виде знака таблицы символов.

·         Рисунок — оформление маркера в виде любого рисунка, имеющегося в Коллекции картинок.

·         Выравнивание — определение положения маркера.

В области Образец вы сможете увидеть, как будет выглядеть список с заданными параметрами.

Нумерованный список

При создании нумерованных списков можно использовать различные типы нумерации. Щелкнув по стрелке, направленной вниз, которая расположена рядом с кнопкой Нумерация (рис. 4.27), можно выбрать один из семи наиболее используемых типов нумерации. Кроме того, можно создать собственный тип нумерации. Для этого выберите команду Определить новый формат номера.

Рис. 4.27.  Библиотека нумерации

Диалоговое окно Определение нового формата номера (рис. 4.28), которое откроется после выполнения этого действия, позволяет задать параметры маркера.

Рис. 4.28.  Диалоговое окно Определение нового формата номера

·         Формат номера — выбор текста, который будет располагаться после номера:

u    нумерация — тип нумерации;

u    Шрифт — оформление номера в виде текстового символа.

·         Выравнивание — определение положения номера.

В области Образец вы сможете увидеть, как будет выглядеть список с заданными параметрами.

Многоуровневый список

Microsoft Word позволяет также создавать многоуровневые списки, содержащие до 10 уровней различных списков. При этом каждый уровень может иметь собственный маркер или номер. Щелкнув по стрелке, направленной вниз, которая расположена рядом с кнопкой Многоуровневый список (рис. 4.29), можно выбрать один из семи наиболее используемых типов многоуровневых списков. Кроме того, можно создать собственный тип такого списка. Для этого выберите команду Определить новый многоуровневый список.

Рис. 4.29.  Библиотека многоуровневых списков

После нажатия этой кнопки открывается диалоговое окно Определение нового многоуровневого списка (рис. 4.30).

Рис. 4.30.  Диалоговое окно Определение нового многоуровневого списка

Представленные в окне параметры аналогичны настройкам, которые содержатся в окне Изменение нумерованного списка, однако в данном случае можно выбрать настройки нумерации отдельно для каждого уровня.

Создание собственного стиля многоуровневого списка

Если вы часто используете многоуровневые списки с переделенными параметрами, вы можете создать собственный стиль. Задать параметры оформления многоуровневого списка можно в диалоговом окне Определение нового стиля списка (рис. 4.31), которое можно вызвать из меню кнопки Многоуровневый список.

Рис. 4.31.  Окно Определение нового стиля списка

Для создания собственного стиля выполните следующие действия:

1.      Введите название стиля в поле Имя

2.      Выберите уровень, к которому нужно применить форматирование

3.      Задайте параметры форматирования, выбрав гарнитуру, кегль и начертание шрифта

4.      Укажите тип списка на указанном уровне – маркированный или нумерованный, а также выберите символ или рисунок

5.      В случае необходимости задать параметры для других уровней вернитесь к списку Применить форматирование к и выберите другой уровень

6.      Если вы хотите сохранить созданый стиль многоуровневого списка только в текущем документе, установите переключатель в положение Только в этом документе, если же вы хотите, чтобы стиль был доступен в других документах Word, установите переключатель в положение В новых документах, использующих этот шаблон.

7.      Нажмите кнопку OK, чтобы создать стиль.

Раскройте меню кнопки Многоуровневый список. Появилась новая группа Список стилей, где имеется только что созданный стиль (рис. 4.32).

Рис. 4.32.  Новый стиль появился в меню

4.6.Текст в колонках

Кроме обычного расположения текста на бумаге, Microsoft Word дает возможность оформлять текст в виде колонок. При таком расположении текст читается сверху вниз, а затем зигзагообразно, переходя на следующую колонку. Подобный способ отображения текста широко используется в газетных и журнальных статьях и др.

Текст в колонках форматируется точно так же, как обычный. Однако, в отличие от обычного текста, в котором объектом редактирования является весь текст (или его выделенный участок), при редактировании текста в колонках объектом форматирования может служить одна колонка.

Колонки можно создать при помощи диалогового окна Колонки или одноименной кнопки в группе Параметры страницы на вкладке Разметка страницы на ленте.

Для создания колонок сделайте следующее.

1.      Выделите весь документ или ту его часть, которую требуется преобразовать в колонки.

2.      Перейдите на вкладку Разметка страницы на ленте .

3.      Нажмите кнопку Колонки в группе Параметры страницы и выберите в меню нужный вариант преобразования в колонки (рис. 4.33)

Рис. 4.33.  Меню Колонки

Если среди предложенных вариантов не оказалось нужного вам, выберите команду Другие колонки. В диалоговом окне Колонки выберите один из вариантов в разделе Тип или введите нужное количество колонок в поле Число колонок. В области Образец вы увидите, как будет выглядеть документ после преобразования в колонки (рис. 4.34).

Рис. 4.34.  Диалоговое окно Колонки

СОВЕТ. При необходимости вы можете установить ширину каждой колонки. Для этого снимите флажок колонки одинаковой ширины, после чего задайте значения ширины каждой колонки и расстояния между ними.

Создание колонок при помощи диалогового окна Колонки оправдано, если нужно установить дополнительные параметры (например, разную ширину колонок). Если же требуется быстро создать несколько колонок одинаковой ширины, то гораздо удобнее пользоваться кнопкой на панели инструментов.

4.7.Стили и шаблоны

Как вы, наверное, уже успели убедиться на своем опыте, форматирование занимает достаточно много времени. Если вы хотите, чтобы ваш курсовой проект или бизнес-план было приятно читать, то придется приложить немало усилий. Существует способ упрощения процедуры форматирования — использование стилей и шаблонов.

Использование стандартных стилей

Стили представляют собой набор атрибутов форматирования, то есть могут включать гарнитуру, начертание и размер шрифта, выравнивание и др. К выделенному фрагменту текста все атрибуты форматирования стиля применяются одновременно. В этом заключается первое удобство использования стилей. Второе состоит в том, что стили позволяют, задав один раз необходимые параметры, пользоваться ими все время, даже в разных документах.

В Word есть большое количество заготовленных стилей, к которым наиболее часто обращаются пользователи программы. Со стилями работают все, иногда того не зная. Даже если вы не задавали никакой стиль, программа по умолчанию идентифицирует его как Обычный.

Для применения стилей используется группа Стили на вкладке Главная на ленте.

Различают стили абзаца, символа, таблицы и списка. Это означает, что тот или иной стиль может быть применен к абзацу, к произвольному участку текста, списку или таблице соответственно. Рядом с названием стиля находится соответствующий значок:

·         ¶ — для абзаца (чтобы задать стиль абзаца, достаточно установить курсор в любом его месте и выбрать желаемый стиль);

·          — для символов (чтобы задать стиль произвольного участка текста, выделите его и выберите нужный стиль);

·          — для таблиц (чтобы задать стиль таблицы, достаточно установить курсор в любом ее месте и выбрать стиль);

·          — для списка (чтобы задать стиль произвольного участка текста, выделите его и выберите необходимый стиль).

Чтобы применить стиль, раскройте меню экспресс-стилей и выберите подходящий. Чтобы посмотреть, как выбранный стиль будет смотреться по отношению к тексту, не обязательно его применять. Достаточно выделить текст или просто установить курсор в нужном месте, после чего раскрыть меню экспресс-стилей. Перемещайте курсор по стилям, а в окне документа будет отображаться их воздействие на ваш текст (рис. 4.35).

Рис. 4.35.  Выбор стиля при помощи меню экспресс-стилей

Если в меню экспресс-стилей нет стиля, который вам нужен, вы можете использовать область задач Применить стили или же окно Стили.

Область задач Применить стили удобна в том случае, если вы знаете название стиля. Вызвав ее из меню экспресс-стилей или же при помощи сочетания клавиш CTRL+SHIFT+S, вы можете ввести первые буквы названия стиля (рис. 4.36). Программа на ходу произведет поиск и подберет подходящий вариант. После этого останется только нажать кнопку Применить.

Рис. 4.36.  Область задач Применить стили

Окно Стили дает возможность просмотреть все стили, которые используются в текущем документе. Для его вызова щелкните на кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Стили (рис. 4.37).

Рис. 4.37.  Кнопка для вызова окна Стили

По умолчанию в окне Стили отображаются все те же стили, что и в меню экспресс-стилей. Чтобы увидеть все остальные доступные стили, щелкните по ссылке Параметры и в окне Параметры области стилей выберите вариант Все в списке Отображаемые стили. В этом окне также можно определить порядок отображения стилей (рис. 4.38).

Рис. 4.38.  Окно Параметры области стилей

Чтобы иметь возможность наблюдать, как выглядят стили, установите флажок Предварительный просмотр. Теперь вы можете посмотреть все доступные стили и выбрать подходящий (рис. 4.39).

Рис. 4.39.  Окно Стили

Если не принимать во внимание стиль Обычный, то можно сказать, что чаще всего в Word используются стили заголовков. Особенность их в том, что если абзацу присвоен один из стилей заголовков, то следующему автоматически будет присвоен стиль Обычный.

Таким образом, используя эти стили, можно структурировать текст и выделять заголовки по степени их значимости.

Создание пользовательских стилей

Несмотря на то, что в каждой версии Word количество заготовленных стилей увеличивается, весьма вероятно, что вы не найдете среди них именно то, что нужно вам в данный момент. Поэтому в Microsoft Word предусмотрена возможность создания пользовательских стилей несколькими способами:

·         используя отформатированный текст;

·         преобразуя имеющиеся стили;

·         устанавливая все настройки форматирования вручную.

Создание документов с помощью шаблонов

Еще один способ упрощения форматирования — использование шаблонов. В отличие от стиля, кроме видов форматирования, шаблон обычно включает в себя определенные участки текста, которые пользователь просто дополняет своими данными. Среди шаблонов, входящих в стандартную поставку Microsoft Word, есть шаблоны для создания резюме, писем, факсов и др. Использование шаблонов может существенно ускорить подготовку документов различных типов.

По умолчанию Word загружает шаблон Normal, и именно в нем работает большинство пользователей программы. Чтобы получить доступ к другим шаблонам, сделайте следующее.

1.      Нажмите кнопку Office и выберите команду Создать в меню

2.      В окне Создание документа выберите ссылку Установленные шаблоны, чтобы выбрать шаблон, который имеется на компьютере, или одну из ссылок в разделе Microsoft Office Online, чтобы загрузить шаблоны с сайта Office Online.

В каждом шаблоне есть подсказки по использованию. Это может быть короткая инструкция в конце документа или надписи типа Здесь впишите название Вашей фирмы в самом тексте. Все подобные подсказки необходимо заменить соответствующим текстом. Шаблоны можно использовать полностью или частично.

СОВЕТ. Шаблоны, которыми вы часто пользуетесь, не нужно каждый раз искать в разделе Установленные шаблоны. Программа вынесет их в раздел Пустые и последние, который доступен по умолчанию при открытии окна Создание документа.

ВНИМАНИЕ. Для создания документа на основе шаблона нужно использовать окно Создание документа. Если же открыть шаблон, выполнив команду Файл-Открыть, то изменения, которые вы вносите, будут записываться в сам шаблон, а не в документ, созданный на его основе.

Создание пользовательских шаблонов

Благодаря шаблонам можно сэкономить очень много времени. Например, если вы постоянно работаете с какой-нибудь организацией и каждый раз вводите стандартное приветствие, реквизиты и т. д., то удобно создать собственный шаблон на основе любого стандартного.

При создании шаблона заносите в него только общую информацию, которая нужна вам в каждом документе, основанном на таком шаблоне. Например, не стоит при создании шаблона для делового письма набирать данные, которые могут изменяться, иначе каждый раз, когда вы захотите воспользоваться своим шаблоном, вам придется удалять их и вносить новые. Лучше создайте шаблон, который содержит только адрес и приветствие, а потом, взяв его за основу, приступайте к текущим делам.