Работа в текстовом процессоре Microsoft Word 2007

Из данного раздела вы узнаете следующее:

·         как создавать и редактировать таблицы;

·         как импортировать таблицы;

·         как отсортировать данные в таблице.

5.1.Создание таблиц

Работа с таблицами не является основным предназначением Microsoft Word. Однако иногда в документ требуется вставить данные, которые лучше воспринимаются в виде таблицы. Если таблица несложная, то использовать специальные программы для работы с электронными таблицами (например, Microsoft Excel) нецелесообразно. Гораздо проще составить таблицу непосредственно в документе Word.

Любая таблица (не обязательно электронная) разделена на столбцы и строки, которые образуют ячейки. В эти ячейки записывается различная информация: числа, формулы, текст и др.

Работа с таблицей обычно начинается с ее создания. Чтобы создать таблицу в Word, воспользуйтесь одним из следующих способов.

·         Нажмите кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте (рис. 5.1). Выберите количество столбцов и строк (рис. 5.2).


Рис. 5.1.  Группа Таблица на вкладке Вставка


Рис. 5.2.  Выбор количества строк и столбцов таблицы

·         Нажмите кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте и выберите команду Вставить таблицу. В диалоговом окне Вставка таблицы выберите количество столбцов и строк (рис. 5.3) и нажмите кнопку ОК.


Рис. 5.3.  Диалоговое окно Вставка таблицы

·         Нажмите кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте и выберите команду Экспресс-таблицы. Ориентируясь на названия и значки предварительного просмотра, выберите подходящий стиль таблицы (рис. 5.4).


Рис. 5.4.  Экспресс-стили таблицы

·         Введите в том месте документа, куда нужно вставить таблицу, знаки "+" и "_", а затем нажмите Enter. Например, для создания таблицы из трех столбцов нужно ввести

      +_+_+_+

Обратите внимание, что такая заготовка обязательно должна заканчиваться плюсом, иначе таблица не будет создана.

·         Нарисуйте таблицу вручную при помощи кнопки Нарисовать таблицу в меню кнопки Таблица. Вы можете установить тип и толщину линии, а также цвет границы, воспользовавшись соответствующими кнопками на вкладке Конструктор, которая появится на ленте после вызова команды Нарисовать таблицу (рис. 5.5). В группе Параметры стилей таблиц можно указывать дополнительные параметры построения таблицы.


Рис. 5.5.  Окно Word после вызова команды Нарисовать таблицу

      Когда вы нажмете кнопку Создать таблицу, указатель примет форму карандаша . Сначала создайте очертания таблицы (рис. 5.6), а затем рисуйте горизонтальные (рис. 5.7) и вертикальные линии (рис. 5.8).


Рис. 5.6.  Первый этап создания таблицы


Рис. 5.7.  Второй этап создания таблицы


Рис. 5.8.  Третий этап создания таблицы

Когда работа будет завершена, просто щелкните в другом месте документа, который не относится к таблице. Если вам нужно будет отредактировать таблицу, щелкните по ней и снова перейдите на вкладку Конструктор.

5.2.Редактирование таблиц

К операциям редактирования таблиц относятся как действия, которые можно производить с текстом в ячейках, так и с элементами таблицы: строками, столбцами и границами.

Редактирование текста в таблице

Работа с текстом, находящимся внутри таблицы, практически не отличается от работы с обычным текстом. Для данных таблицы можно устанавливать любое форматирование и использовать привычные команды редактирования. Для перемещения между ячейками используется клавиша Tab.

Для удаления текста внутри таблицы выделите соответствующие ячейки и нажмите клавишу Delete.

Текст, находящийся внутри таблицы, имеет свои особенности. Например, ему можно задавать любое направление следующим образом.

1.      Установите курсор в ячейку, направление текста в которой вы хотите изменить, или выделите нужный фрагмент таблицы.

2.      Перейдите на вкладку Макет и нажмите кнопку Направление текста (рис. 5.9). Нажимайте на нее несколько раз, чтобы подобрать нужную ориентацию.


Рис. 5.9.  Диалоговое окно Направление текста

Изменение размера и положения таблицы

Для редактирования таблиц используются маркеры перемещения и изменения. Маркер перемещения расположен в левом верхнем углу таблицы, если указатель мыши находится в пределах таблицы. Он имеет форму крестика в рамке (рис. 5.10). Если щелкнуть на нем и, не отпуская кнопку мыши, потянуть, то таблица переместится.


Рис. 5.10.  Маркер перемещения таблицы

Маркер изменения размера таблицы (рис. 5.11) появляется в правом нижнем углу, если указатель мыши находится в пределах таблицы. Если щелкнуть на маркере изменения размера таблицы и потянуть, то размер таблицы изменится. При этом все столбцы и ячейки увеличатся или уменьшатся пропорционально.


Рис. 5.11.  Маркер изменения размера таблицы

Выделение таблицы

Чтобы выделить строку или столбец таблицы, выберите один из следующих способов:

·         выделите нужные участки таблицы по ячейкам, предварительно нажав и удерживая левую кнопку мыши;

·         подведите указатель к левой границе строки или к верхней границе столбца, после чего щелкните мышью.

Нередко, если таблица располагается на нескольких страницах, выделить с помощью мыши нужные ячейки очень тяжело. В этом случае, как и при работе с текстом вне таблицы, можно выделять нужный участок, удерживая нажатой клавишу Shift и плавно перемещая курсор при помощи клавиш и . Если у вас мышь с колесом прокрутки, то вы можете проделать то же самое гораздо быстрее: клавишу Shift заменит левая кнопка мыши, а клавиши и — колесо прокрутки.

Добавление элементов таблицы

При редактировании таблицы иногда бывает необходимо добавлять в нее дополнительные элементы — строки или столбцы. Для этого сделайте следующее.

1.      Выделите столько строк или столбцов, сколько нужно добавить.

2.      Перейдите на вкладку Макет и в группе Строки и столбцы нажмите нужную кнопку:

·        Вставить слева;

·        Вставить справа;

·        Вставить сверху;

·        Вставить снизу (рис. 5.12).


Рис. 5.12.  Группа Строки и столбцы на вкладке Макет

Еще один способ добавления элементов в таблицу — команда Ячейки. Для ее использования сделайте следующее.

1.      Нажмите кнопку Вставить ячейки в таблицу, расположенную в нижней части группы Строки и столбцы (рис. 5.13).


Рис. 5.13.  Кнопка Вставить ячейки в таблицу

2.      В диалоговом окне Добавление ячеек (рис. 5.14) укажите, как нужно произвести вставку:

·        со сдвигом вправо;

·        со сдвигом вниз;

·        вставить целую строку;

·        вставить целый столбец.


Рис. 5.14.  Диалоговое окно Добавление ячеек

Изменение размеров элементов таблицы

Ширину столбцов и высоту строк можно изменять несколькими способами. Самый простой способ — с помощью мыши. Для этого подведите указатель к правой границе столбца или к нижней границе строки. Когда указатель примет форму двойной линии со стрелками, направленными в противоположные стороны, переместите границу столбца или строки в нужное место, не отпуская кнопку мыши. При этом пунктирная линия будет показывать, где будет установлена новая граница (рис. 5.15).


Рис. 5.15.  Установка границы таблицы

Для изменения размеров элементов таблицы можно также использовать команды в группе Размер ячейки на вкладке Макет. Необходимо установить курсор в ячейке, размеры которой нужно изменить, или же выделить группу ячеек, после чего ввести числовые значения в поля Высота строки таблицы и Ширина столбца таблицы (рис. 5.16).


Рис. 5.16.  Группа Размер ячейки на вкладке Макет

Работая с таблицами, вы обязательно обратите внимание на одну деталь — при вводе текста ширина столбца изменяется, что не всегда удобно. Именно для этого существует команда Автоподбор ширины столбцов. Для ее использования сделайте следующее.

1.      Выделите таблицу.

2.      Нажмите кнопку Автоподбор в группе Размер ячейки на вкладке Макет (рис. 5.17).


Рис. 5.17.  Меню кнопки Автоподбор

3.      Выберите параметр, отличный от установленного по умолчанию (Автоподбор по содержимому):

·         Фиксированная ширина столбца;

·         Автоподбор по ширине окна — используется только тогда, когда таблица предназначена для размещения в веб-документе. Если выбран этот вариант, то ширина таблицы преобразуется в соответствии с изменением ширины окна браузера.

Свойства таблицы

В Microsoft Word 2007, есть очень удобный набор функций, объединенный в диалоговом окне Свойства таблицы. Его можно открыть, нажав кнопку Свойства в группе Таблица на вкладке Макет на ленте.

В диалоговом окне Свойства таблицы можно определить следующие параметры:

·         расположение таблицы относительно текста;

·         границы и тени;

·         параметры каждого столбца и строки таблицы;

·         расположение текста в ячейке.

Автоформат таблицы

Если оформление таблиц для вас является делом нелегким или вы не располагаете достаточным количеством времени, чтобы форматировать таблицу, то вы наверняка оцените функцию Стили таблиц. Она позволит создать красиво оформленную таблицу за считанные секунды и превратит тяжелую работу в увлекательное занятие. Вы сможете быстро подобрать стиль оформления таблицы, создать свой вариант оформления или немного изменить имеющийся.

Для доступа к стилям таблиц перейдите на вкладку Конструктор и нажмите кнопку Дополнительные параметры в группе Стили таблиц.

СОВЕТ. Если вкладка Конструктор не отображается, установите курсор в область таблицы.

Word предлагает около 100 вариантов автоматического форматирования для разных видов таблиц. Чтобы посмотреть, как выбранный стиль будет смотреться по отношению к таблице, не обязательно его применять. Достаточно выделить текст или просто установить курсор в нужном месте, после чего раскрыть меню стилей таблиц. Перемещайте курсор по стилям, а в окне документа будет отображаться их воздействие на вашу таблицу.

Для создания своего стиля таблицы на основе выбранного воспользуйтесь командой Изменить стиль таблицы в меню стилей. В диалоговом окне Изменение стиля можно выбрать тип, цвет линии, заливку, гарнитуру, кегль шрифта и др.

Для создания нового стиля таблицы воспользуйтесь командой Создать стиль таблицы в меню стилей. В диалоговом окне Создание стиля можно выбрать тип, цвет линии, заливку, гарнитуру, кегль шрифта и др.

5.3.Импорт таблиц

Иногда может возникнуть необходимость импортировать в Word таблицу, созданную в другой программе (например, файлы других текстовых процессоров, а также электронных таблиц Microsoft Excel и Lotus). При импортировании электронных таблиц функции и формулы, размещенные в ячейках, не переносятся, также может быть утеряно оформление.

Чтобы импортировать таблицу, созданную в другом приложении, сделайте следующее.

1.      Откройте таблицу в том приложении, в котором она была создана.

2.      Скопируйте таблицу в буфер обмена.

3.      Установите курсор в том месте документа Word, куда необходимо вставить таблицу.

4.      Нажмите кнопку Вставить на ленте в группе Буфер обмена на вкладке Главная

5.4.Сортировка данных в таблице

Сортировка данных — это одна из наиболее важных команд для организации таблицы. Целью сортировки является упорядочивание записей на основе выбранного критерия. Часто сортировку используют, если данные в таблице набирались постепенно, и каждая запись производилась просто на одну строку ниже. Найти информацию в такой таблице очень трудно. Использование сортировки помогает упорядочить данные.

Для сортировки данных в таблице сделайте следующее.

1.      Выберите столбцы для сортировки или установите курсор в таблице, если нужно отсортировать ее полностью.

2.      Нажмите кнопку Данные на вкладке Макет и выберите в меню пункт Сортировка (рис. 5.18).


Рис. 5.18.  Выбор команды Сортировка

3.      В диалоговом окне Сортировка (рис. 5.19) выберите столбец, по которому нужно выполнить сортировку таблицы, из списка Сначала по. Столбцы здесь перечислены по номерам слева направо.


Рис. 5.19.  Диалоговое окно Сортировка

4.      Выберите тип данных сортировки: Текст, Число или Дата.

5.      Установите тип сортировки: по возрастанию или по убыванию.

6.      При необходимости установите параметры для вторичной сортировки по второму и третьему столбцам.

7.      Если нужно применить сортировку, при которой будет учитываться регистр букв, то нажмите кнопку Параметры и установите флажок учитывать регистр в области Параметры сортировки (рис. 5.20).


Рис. 5.20.  Диалоговое окно Параметры сортировки

8.      Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить выбранные параметры сортировки.