Из данного раздела вы узнаете следующее:

·         как создать, открыть и сохранить документ в Word;

·         как не потерять данные в результате сбоя программы;

·         как задать свойства документа в Word;

·         как изменить масштаб просмотра документа;

·         как изменить режим просмотра документа.

2.1 .Документы Word

Файлы программы Word называются документами и имеют расширение DOC или DOCX. Когда вы открываете окно программы Word, в нем автоматически создается документ. Когда в окне Word не открыто ни одного документа, большинство команд главного меню и кнопок на панелях неактивны, нет также линеек и полос прокрутки.

Создание документа

Несмотря на то, что в Word при открытии автоматически создается пустой документ, иногда пользователю нужно создавать документы вручную. Создание документа — это одна из простейших операций в Word. Чтобы создать новый документ, нужно выполнить одно из следующих действий:

·         нажать сочетание клавиш Ctrl+N;

·         нажать кнопку Office и выбрать команду Создать в меню (рис. 2.1);

Рис. 2.1.  Выполнение команды Файл-Создать

При использовании первого способа документ будет создан на базе шаблона Normal. Этот шаблон является базовым для большинства документов и представляет собой пустой файл, который используется как основа для нового документа. При этом все содержимое шаблона переносится в созданный файл, а сам шаблон остается без изменений.

При выполнении второй команды появится окно Создание документа. (рис. 2.2).

Рис. 2.2.  Окно Создание документа

Данное окно содержит несколько разделов, где можно выбрать тип нового документа.

В разделе Пустые и последние, который открывается по умолчанию, доступно два типа документа: Новый документ — простой документ, который создается на основе шаблона Normal, и Новая запись блога – документ, позволяющий создать запись в блоге.

Раздел Из существующего документа — может пригодиться, когда нужно сохранить исходный документ, но в то же время внести изменения в новый, основываясь на исходном.

При помощи окна Создание документа можно также создать документ на основе одного из имеющихся в программе шаблонов. При выборе раздела Установленные шаблоны будет выведен список доступных шаблонов, а также эскизы для них. Раздел Мои шаблоны дает возможность создать документ на основе одного из шаблонов, сохраненных пользователем.

Открытие документа

В процессе работы пользователю часто приходится не только создавать документы, но и вносить изменения в существующие. Чтобы это сделать, необходимо открыть документ.

Открывать документы необязательно в самой программе. Если документ был создан в формате, который ассоциируется с Word, то открыть его можно многими способами. На то, что документ может быть открыт в Microsoft Word, указывает значок файла (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Значок файла, который может быть открыт в Word

Открыть документ Word вне окна программы можно несколькими способами:

·         дважды щелкнув на его названии мышью в окне Проводника;

·         щелкнув правой кнопкой мыши на названии файла в Проводнике и выбрав в контекстном меню строку Открыть;

·         дважды щелкнув мышью на названии документа в окне любой другой программы для работы с файлами (например, Total Commander);

·         дважды щелкнув мышью на названии файла в окне папки;

·         щелкнув правой кнопкой мыши на названии файла в окне папки и выбрав в контекстном меню пункт Открыть;

Часто при работе с документом Word возникает необходимость открыть еще один документ. Открыть документ в программе можно несколькими способами:

·         нажать кнопку Office и выбрать команду Открыть в меню;

·         воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+O;

·         щелкнуть на кнопке Открыть на панели инструментов быстрого запуска;

ПРИМЕЧАНИЕ. По умолчанию кнопка Открыть не вынесена на панель быстрого запуска. Чтобы добавить ее туда, нажмите кнопку Настройка панели быстрого запуска и выберите команду Открыть в меню.

Какой бы способ открытия документа вы ни использовали, при этом появится окно открытия документа (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Окно Открытие документа

Чтобы открыть файл при помощи данного окна, сделайте следующее.

1.      Выберите диск, на котором находится файл.

2.      Выберите папку, в которой хранится файл.

3.      Щелкните на названии файла два раза или выделите его и нажмите кнопку Открыть.

Если вы сохраняете большинство документов не в папке Мои документы, а в какой-нибудь другой, то можете изменить отображаемую по умолчанию директорию. Этим вы сэкономите достаточно много времени, так как избавитесь от необходимости каждый раз переходить в нужную папку, чтобы открыть документ.

В левой части окна Открытие документа находятся ярлыки папок, документы из которых открываются чаще всего. Этот так называемая панель адресов, на которой находятся ссылки на следующие папки:

·         Надежные шаблоны – шаблоны, работа с которыми признана безопасной;

·         Мои последние документы — документы, с которыми пользователь недавно работал;

·         Рабочий стол — файлы, вынесенные на Рабочий стол;

·         Мои документы — документы, находящиеся в папке Мои документы;

·         Мой компьютер — позволяет открыть документы с любого из имеющихся жестких, гибких и компакт-дисков;

·         Мое сетевое окружение — позволяет открыть документы, хранящиеся на компьютерах локальной сети или в Интернете.

Чтобы в окне открытия добраться до перечисленных папок, можно просто щелкнуть на их значках на панели адресов.

Если вы работаете с другими папками, то можете открыть нужную директорию с помощью раскрывающегося списка Папка или кнопок перехода, которые расположены справа от списка (рис. 2.5).

Рис. 2.5.  Кнопки перехода

Кнопка с изображением папки позволяет переместиться на уровень выше, а с изображением стрелки влево — вернуться к директории, в которой вы находились до этого. Если щелкнуть на треугольнике рядом с данной кнопкой, то можно выбрать одну из трех последних папок, в которые вы переходили (рис. 2.6).

Рис. 2.6.  Список быстрого доступа к папкам на кнопке перехода

Чтобы каждый раз не переходить к часто используемым директориям при помощи списка папок или кнопок перехода, можно добавить их на панель адресов в левой части окна Открытие документа. Вы также можете добавить в этот список ярлык диска или сетевого ресурса.

Чтобы удалить, переименовать или переместить ярлык, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите необходимую команду.

Если папка с нужным документом содержит очень много файлов, то для облегчения поиска можно воспользоваться строкой Имя файла. Введите название документа, часть имени или расширение (например, DOCX). Таким образом вы отсеете все неподходящие документы.

Задать требуемое расширение файла можно также при помощи списка Тип файлов. Если выбрать нужный формат, то файлы с другими расширениями отображаться не будут.

После того как папка с нужным документом будет выбрана, для его открытия нужно щелкнуть два раза на названии этого файла. Другой способ — выделить и нажать кнопку Открыть. Обратите внимание на стрелку рядом с данной кнопкой. Щелкнув на ней, можно выбрать вариант открытия документа.

·         Открыть — открывает документ в обычном режиме.

·         Открыть для чтения — в открытый таким способом документ нельзя будет внести изменения.

·         Открыть как копию — открывает копию существующего документа для того, чтобы исходный документ не был изменен.

·         Открыть в обозревателе — открывает документ в программе просмотра веб-страниц (например, Internet Explorer). Данная команда доступна только для HTML-документов.

·         Открыть с преобразованием – работает только для файлов XML и дает возможность применить определенное форматирование к таким файлам.

·         Открыть и восстановить — позволяет восстановить поврежденный файл.

Названия документов, с которыми вы недавно работали, отдельно вынесены в подменю Последние документы в меню Office, поэтому для их открытия не нужно использовать окно Открытие документа, а достаточно щелкнуть на кнопке Office, а затем – на соответствующей ссылке.

Количество последних открываемых документов, отображаемых в подменю Последние документы, можно изменить. Если вы постоянно работаете с небольшим количеством документов, то вам будет вполне достаточно семнадцати файлов, которые программа запоминает по умолчанию. Если же вам приходится иметь дело с большим числом документов, то имеет смысл увеличить количество запоминаемых файлов. В этом случае вы получите возможность открывать все рабочие документы одним щелчком мышью, а не с помощью окна Открытие документа.

Сохранение документа

При работе в Word очень важно постоянно сохранять документы. Набрать и отредактировать текст — это полдела. Главное — сохранить вашу работу. Пока документ не сохранен, вся информация, которую вы видите на экране, находится в памяти компьютера и пропадает после закрытия программы. Чтобы иметь возможность использовать ее впоследствии, необходимо записать данные в файл и сохранить на жесткий диск.

Сохранять работу можно разными способами:

·         при помощи кнопки Сохранить на панели инструментов быстрого доступа

·         нажать кнопку Office и выбрать команду Сохранить в меню;

·         воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+S.

ПРИМЕЧАНИЕ. Сохранять работу каждые несколько минут, используя эту комбинацию клавиш — очень хорошая привычка. К сожалению, далеко не на всех компьютерах установлены блоки бесперебойного питания, а перепады напряжения или кратковременное отключение электричества — не редкость. Поэтому сохраняйте файлы как можно чаще, иначе вы рискуете потерять выполненную работу.

При первом сохранении документа нужно указать его имя, а также выбрать папку, в которой он будет храниться на диске, и формат файла. Необходимые параметры указываются в диалоговом окне Сохранение документа, которое появляется при выполнении одной из указанных выше команд.

Для сохранения документа сделайте следующее.

1.      При помощи панели адресов или списка перехода между папками выберите папку, в которую вы хотите сохранить документ. Вы также можете создать новую папку, воспользовавшись кнопкой Создать папку или сочетанием клавиш Alt+4 (рис. 2.7).

Рис. 2.7.  Кнопка Создать папку на панели инструментов окна Сохранение документа

2.      Введите имя файла в соответствующем поле. По умолчанию программа назовет файл Документ1 (порядковый номер может быть другим).

3.      Выберите тип файла. Чаще всего для документов Microsoft Word используется формат Open XML, который установлен по умолчанию.

4.      Нажмите кнопку Сохранить. Файл сохранен.

В Office 2007 представлен новый формат сохранения документов - Microsoft Office Open XML. Файлы, сохраненные в этом формате, имеют расширение DOCX. Его особенности – улучшенное восстановление файлов после повреждения и наличие встроенной поддержки сжатия файлов в формате ZIP, которая дает возможность уменьшить размер до пятидесяти процентов.

Для сохранения файлов в формат, совместимый с более ранними версиями программы, выберите вариант Документ Word 1997-2003 в списке Тип файла. Значки файлов, которые сохраняются в Word 2007 в формат, совместимый с Word 2003, отличаются от значков документов, сохранных в формате Open XML.

Если вы обычно сохраняете файлы не в формате Open XML, а в каком- нибудь другом (например, RTF или DOC), то заметите, что каждый раз выбирать нужный формат из списка Тип файла неудобно. Упростить процедуру сохранения можно, изменив тип файла, используемый по умолчанию для сохранения. Например, RTF-файлы часто используются, когда предполагается, что с документом будут работать на компьютерах с разным программным обеспечением. Этот формат более универсальный, чем Open XML.

Если вам необходимо сохранить внесенные в документ изменения и одновременно оставить исходный файл, то можно воспользоваться командой Сохранить как, которая доступна в меню Office.

По умолчанию при выборе команды Сохранить как появляется рассмотренное выше диалоговое окно Сохранение документа, в котором также нужно указать имя документа, выбрать папку, в которой он будет храниться на диске, и формат файла.

Однако если задержать курсор на команде Сохранить как или же щелкнуть по небольшой стрелке, направленной вправо, Word предложит несколько вариантов сохранения (рис. 2.8):

Рис. 2.8.  Выбор команды Сохранить как в меню Office

·         Документ Word – после выбора этого варианта открывается окно Сохранение документа, в котором выбрано сохранение в формат Open XML.

·         Шаблон Word – эта команда дает возможность сохранить текущий документ как шаблон. Это означает, что на его основе могут создаваться другие документы. Подробнее о шаблонах см. разд. 4.8.

·         Документ Word 1997-2003 - после выбора этого варианта открывается окно Сохранение документа, в котором выбрано сохранение в формат

·         Найти надстройки для других форматов файлов – этот пункт стоит выбрать, если вы хотите сохранить файл в виде электронного документа в форматах PDF или XPS.

·         Другие форматы - после выбора этого варианта открывается окно Сохранение документа, в котором для сохранения выбран формат по умолчанию. Вы можете выбрать другой формат для сохранения.

Если вы работаете сразу с несколькими документами, то часто бывает удобно пользоваться командой Сохранить все. При ее выполнении будут сохранены изменения во всех открытых документах. Для удобства можно вынести кнопку данной команды на панель инструментов следующим образом.

1.      Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа и выберите пункт Другие команды в меню.

2.      В появившемся окне Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш раскройте список Выбрать команды из и выберите вариант Команды не на ленте.

3.      Выберите команду Сохранить все и нажмите кнопку Добавить.

4.      Чтобы изменить положение новой кнопки на панели быстрого запуска, выделите строку Сохранить все и нажмите кнопку Вверх один или несколько раз. Команда, расположенная в списке внизу, будет находиться на панели справа, команда, расположенная вверху – слева.

5.      Нажмите кнопку OK, чтобы сохранить изменения. Посмотрите на обновленную панель быстрого запуска.

Свойства документа

Работая с документами Word, часто необходимо сохранить их свойства, то есть указать, что представляет собой данный документ, кто его создал и редактирует, вынести ключевые слова и заметки. Это особенно актуально для документов, которые содержат большое количество данных на многих страницах. Если кто-то захочет посмотреть вашу работу, то свойства документа позволят быстро определить, какие данные особенно важны.

Чтобы произвести необходимые записи, сделайте следующее.

1.      Нажмите кнопку Office и выберите команду Подготовить в меню

2.      Выберите команду Свойства в подменю

Под лентой появится область Свойства документа. Она состоит из обязательного поля, в котором указано название документа и его расположение, а также ряда необязательных полей. Значение обязательного поля изменить нельзя, зато все остальные поля можно заполнить. Для перемещения между ними используйте клавишу Tab.

ПРИМЕЧАНИЕ. Некоторые из этих полей заполнены по умолчанию. Например, в поле Название записано первое предложение документа, в поле Автор — имя пользователя, которое было введено при установке Microsoft Office. При необходимости данные можно изменить.

2.2.Масштаб документа

Масштаб помогает увеличить или уменьшить размер документа, который выводится на экран. Масштаб влияет исключительно на вид документа на экране компьютера, а не на изображение, полученное при печати. Используя масштаб, можно увидеть сразу большое количество страниц документа или просмотреть всего лишь несколько строк, если нужно рассмотреть данные подробно.

Для изменения масштаба документа используется ползунок в нижней части окна Word, а также группа Масштаб на вкладке Вид.

Чтобы изменить масштаб документа, выполните одно из следующих действий.

·         Передвиньте ползунок Масштаб в строке состояния в нижней части окна Word, устанавливая значение в пределах от 10 до 500 %.

·         Щелкните по кнопке - или +, которые расположены по краям от ползунка, чтобы уменьшить или увеличить значение масштаба на 10% (рис. 2.9).

Рис. 2.9.  Ползунок Масштаб

·         Нажмите кнопку Выбор масштаба, представленную в виде цифры (например, 194%) слева от ползунка масштаба (рис. 2.10) и в появившемся окне выберите масштаб документа (рис. 2.11).

Рис. 2.10.  Кнопка Выбор масштаба

Рис. 2.11.  Окно Масштаб

·         Нажмите кнопку Масштаб в одноименной группе на вкладке Вид (рис. 2.12) и в появившемся окне выберите масштаб документа.

Рис. 2.12.  Группа Масштаб

В окне Масштаб можно установить произвольное значение масштаба, а также указать масштаб 200, 100 или 75%. Если вы не знаете, какое числовое значение использовать, выбирайте масштаб по ширине страницы, по ширине текста, целая страница или несколько страниц.