Из данного раздела вы узнаете следующее:

·         как создать сноски;

·         как создать колонтитулы;

·         как работать в режимах Структура и Схема документа;

·         как создать предметный указатель;

·         как создать список литературы;

·         как создать оглавление.

7.1.Сноски

Сноски являются необходимым атрибутом больших документов разных типов. Особенно они актуальны при написании различных научных работ — от рефератов до дипломных проектов и научных статей. В Word есть возможность автоматического создания сносок. Особенность такого способа заключается в том, что программа автоматически размещает сноску внизу страницы, выбирает для нее подходящий размер шрифта и сохраняет нумерацию, если в документе впоследствии происходят какие-нибудь изменения.

Сноска состоит из двух частей: текста и ссылки в виде числа возле соответствующего слова документа. В зависимости от того, где помещается текст, сноски могут быть двух типов:

·         обычные — текст находится на той же странице, что и ссылка;

·         концевые — текст расположен в конце документа, лекции и т. д.

7.2.Создание сноски

Для быстрого создания сноски сделайте следующее.

1.      Поместите курсор в то место документа, где следует вставить сноску

2.      Нажмите кнопку Вставить сноску в группе Сноски на вкладке Ссылки на ленте. Для вставки концевой сноски нажмите кнопку Вставить концевую сноску.

3.      Введите текст сноски (рис. 7.1). Помните, что если текст обычной сноски будет слишком длинный, то Microsoft Word перенесет его на следующую страницу.

Рис. 7.1.  Ввод текста сноски

Чтобы задать дополнительные параметры сноски, сделайте следующее.

1.      Поместите курсор в то место документа, где следует вставить сноску.

2.      Нажмите кнопку в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Сноски (рис. 7.2).

Рис. 7.2.  Кнопка для вызова окна Сноски

3.      В диалоговом окне Сноски (рис. 7.3) выберите тип сносок в документе:

·         сноски — их текст может располагаться на нижнем поле страницы (параметр Внизу страницы) или в основном тексте ниже последней строки той страницы, на которой расположена ссылка (параметр Внизу текста);

·         концевые сноски — текст таких сносок может располагаться В конце документа или В конце раздела.

Рис. 7.3.  Диалоговое окно Сноски

4.      Выберите способ нумерации сносок в области Формат. Обычно это арабские цифры, но вы можете задать любые другие символы.

5.      Установите символ, с которого нужно начинать нумерацию, в поле Начать с.

6.      После окончания настройки сносок нажмите кнопку Вставить и введите текст сноски.

Редактирование текста сноски

Если вы работаете в режиме Разметка страницы, то текст сноски будет отображаться внизу страницы (рис. 7.4). Вы сможете отредактировать его в любое время, как обычный текст.

Рис. 7.4.  Отображение текста сноски в режиме Разметка страницы

Если же вы находитесь в режиме Черновик, то текст сноски будет отображаться в области сносок и исчезнет, как только вы закончите редактирование и нажмете кнопку Закрыть в верхней части области.

Просмотреть текст можно, подведя курсор к значку ссылки (текст отобразится в виде экранной подсказки) (рис. 7.5). Вы сможете форматировать и исправлять текст сноски, как обычный текст. Чтобы сделать это в режиме Черновик, дважды щелкните на значке ссылки, — откроется область сносок. Вы также можете перейти в режим Разметка страницы для редактирования текста сноски.

Рис. 7.5.  Текст сноски отображается как экранная подсказка

Значок сноски можно перемещать по тексту, как любой символ или выделенный фрагмент. Вместе с ним будет перемещаться и текст сноски. Чтобы удалить сноску, нужно выделить ее значок и нажать клавишу Delete.

7.3.Колонтитулы

Одним из атрибутов больших документов является наличие колонтитулов. Колонтитулы бывают верхними и нижними. Они представляют собой текст или графические изображения (иногда и то, и другое), которые печатаются в верхней и (или) нижней части каждой страницы. При этом такой текст может быть одинаковым для группы страниц.

Колонтитулы можно использовать для нумерации страниц, вывода названия раздела, лекции, имени и фамилии, названия организации, текущей даты или времени и т. д. Кроме того, в Word имеются элементы автотекста, специально предназначенные для колонтитулов. Эти элементы оформления позволяют читателю (впрочем, и автору тоже) быстрее ориентироваться в документе.

Создание колонтитулов

Чтобы создать колонтитулы, перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Верхний колонтитул или Нижний колонтитул в группе Колонтитулы (рис. 7.6) на ленте. Выберите тип колонтитула в появившемся меню (рис. 7.7).

Рис. 7.6.  Группа Колонтитулы

Рис. 7.7.  Меню Колонтитулы

При этом произойдет автоматический переход в режим Разметка страницы, если вы находились в другом режиме. Будут созданы верхний и нижний колонтитулы, курсор переместится в тот, который был выбран в группе Колонтитулы.

Одновременно с этим на ленте появится вкладка Работа с колонтитулами-Конструктор (рис. 7.8). Она существенно облегчает работу, так как на нее вынесены основные функции, которые могут вам понадобиться при работе с колонтитулами.

Рис. 7.8.  Вкладка Работа с колонтитулами-Конструктор

Эта панель помогает делать следующее:

·         быстро изменять параметры оформления колонтитулов и устанавливать особый колонтитул для первой страницы;

·         быстро изменять параметры и номер страницы;

·         переходить от верхнего колонтитула к нижнему;

·         вставлять текущую дату и время;

·         добавлять дополнительные экспресс-блоки, например, имя автора документа, название организации, ключевые слова и пр. (рис. 7.9);

Рис. 7.9.  Список вставки экспресс-блоков

·         сосредотачиваться на тексте колонтитула, убрав из поля зрения весь остальной документ.

Ввод, редактирование и оформление текста колонтитула выполняется так же, как основного текста в документе. Для выхода из режима работы с колонтитулами нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов на вкладке Работа с колонтитулами-Конструктор. Если позже колонтитулы нужно будет отредактировать, то дважды щелкните левой кнопкой мыши на области колонтитулов — вкладка на ленте появится снова.

Чтобы удалить колонтитул, удалите весь находящийся в нем текст. При этом лучше включить отображение непечатаемых символов нажатием кнопки Отобразить все знаки в группе Абзац на вкладке Главная на ленте, так как если в области колонтитула остались пробелы или метки конца абзаца, то он удален не будет.

7.4.Работа в режимах Схема документа и Структура

Когда вы работаете с большим документом, вам наверняка часто приходится перемещаться из одной его части в другую. Одним из лучших решений проблемы навигации в большом документе является использование режима Схема документа. Перейти в него можно, установив флажок Схема документа в группе Показать или скрыть на вкладке Вид на ленте (рис. 7.10).

Рис. 7.10.  Флажок Схема документа

Режим Схема документа дает возможность увидеть расположение заголовков в документе. Щелкните на нужном заголовке — и вы сразу переместитесь в соответствующее место документа.

Для корректной работы режима Схема документа нужно, чтобы перед этим документ был правильно размечен при помощи стилей. Очень часто, работая с большими документами, пользователи делают не структурное форматирование (с помощью стилей), а визуальное (например, заголовки набирают большим размером шрифта и делают их подчеркнутыми). Если текст структурирован подобным образом, то режим Схема документа вам вряд ли покажется удобным, поэтому лучше пользуйтесь стилями. Вы можете определить их самостоятельно или воспользоваться заготовками Word, которые можно выбрать в раскрывающемся списке экспресс-стилей. Для это вызова нажмите кнопку Дополнительные параметры в группе Стили на вкладке Главная на ленте.

Например, если в тексте есть разделы, подразделы и т. д., то можно выстроить структуру следующим образом:

·         стиль Обычный — основной текст;

·         Заголовок 1 — названия глав;

·         Заголовок 2 — названия разделов;

·         Заголовок 3 — названия подразделов;

·         Сноска — текст сносок;

·         Рисунок — текст подписей под иллюстрациями и т. д.

Чтобы выключить режим Схема документа, снимите одноименный флажок в группе Показать или скрыть на вкладке Вид на ленте.

Режим Структура очень похож на режим Схема документа. Однако если предназначение режима Схема документа состоит в том, чтобы упростить перемещение пользователя по тексту, то в режиме Структура можно не только быстро просматривать документ, но и изменять его структуру. В режиме Структура можно перемещать заголовки вместе с основным текстом и подзаголовками, которые относятся к этому заголовку. Работа в этом режиме также предусматривает грамотное структурирование текста с использованием стилей.

Для перехода в режим Структура нужно нажать кнопку Структура в группе Режимы просмотра документа в вкладке Вид на ленте (рис. 7.11).

Рис. 7.11.  Кнопка перехода в режим Структура

При переходе в режим Структура появится одноименная вкладка (рис. 7.12). С ее помощью можно быстро работать с текстом.

Рис. 7.12.  Вкладка Структура

Используя эту панель, можно свернуть или развернуть документ до определенного уровня включительно, выбрав нужный уровень из списка Показать уровень (рис. 7.13).

Рис. 7.13.  Выбор отображаемых уровней из списка Показать уровень

Если выбрать пункт Показать все уровни, то отобразится весь документ, включая не только подзаголовки, но и основной текст.

Зеленые кнопки с изображением стрелок служат для изменения уровня заголовка. Для выполнения этой операции необходимо предварительно выделить заголовок и относящийся к нему текст.

При нажатии кнопки Повысить уровень или Понизить уровень изменится уровень всех подзаголовков. Кнопка Понизить до обычного текста предназначена для начала ввода основного текста, а также для понижения уровня заголовка до основного текста. Кнопка Повысить до Заголовка 1 поможет быстро изменить заголовок текста на самый высокий (рис. 7.14).

Рис. 7.14.  Кнопки, предназначенные для изменения уровня заголовка

Обратите внимание, что если воспользоваться кнопками Повысить уровень, Понизить уровень, Понизить до обычного текста и Повысить до Заголовка 1, когда требуемый заголовок не выделен (а на нем просто установлен курсор), то структура документа нарушится, поскольку будет изменен уровень только этого заголовка.

Чтобы выйти из режима Структура, нажмите кнопку Закрыть режим структуры на вкладке Структура или же выберите другой режим просмотра документа в группе Режимы просмотра документа на вкладке Вид.

7.5.Предметный указатель

В предметном указателе собираются отдельные слова и фразы, которые являются ключевыми и могут заинтересовать того, кто будет использовать документ. Обычно также указываются номера страниц, на которых упоминаются эти термины. Word автоматически упорядочивает указатель по алфавиту и, к тому же, сохраняет правильную нумерацию страниц при редактировании текста.

Для создания указателя не потребуется много времени. Если вспомнить о нем не тогда, когда работа уже завершена, а уделять ему внимание во время набора текста, вам это не доставит неудобств. Процесс создания указателя состоит из двух этапов: сначала нужно отметить слова, которые будут использованы в указателе, а затем создать сам указатель.

Включение терминов в указатель

Чтобы при создании документа включить слово или фразу в предметный указатель, выполните следующие действия.

 

1.      Выделите нужный участок текста.

2.      Воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+Shift+X или перейдите на вкладку Ссылки и нажмите кнопку Пометить элемент в группе Предметный указатель (рис. 7.15).

Рис. 7.15.  Группа Предметный указатель

3.      Откроется диалоговое окно Определение элемента указателя (рис. 7.16). Выделенная вами фраза появится в поле основной области Элемент указателя. При необходимости фразу можно отредактировать.

Рис. 7.16.  Диалоговое окно Определение элемента указателя

Диалоговое окно Определение элемента указателя позволяет сделать следующее.

·         Создать многоуровневый указатель. Для этого введите фразу, которая должна быть помещена на второй уровень, в поле дополнительный области Элемент указателя.

·         Задать номер страницы, на которой встречается термин, помещенный в указатель. Для этого установите переключатель Параметры в положение текущая страница.

·         Вставить ссылку на другую фразу или термин. Для этого установите переключатель Параметры в положение перекрестная ссылка и наберите соответствующий текст после слова Cм.

После того как ввод термина будет завершен, нажмите кнопку Пометить. Если выбрать кнопку Пометить все, после термина будут указаны номера всех страниц, где он встречается. После выделенного текста появится поле предметного указателя, и будут выведены непечатаемые символы {}.

Удаление элемента из указателя

Для удаления элемента из указателя, нужно удалить весь текст, помещенный в фигурные скобки. Чтобы текст указателя был виден, нужно включить режим отображения непечатаемых символов, нажав кнопку Отобразить все знаки в группе Абзац на вкладке Главная (рис. 7.17).

Рис. 7.17.  Кнопка Отобразить все знаки

ВНИМАНИЕ. Если просто удалить слово из указателя, то при обновлении указателя слово снова появится.

7.6.Список литературы

При написании разных научных работ, будь то школьный реферат или докторская диссертация, обязательно возникает необходимость в оформлении списка литературы. В новой версии Word 2007 появились новые средства, которые заметно упрощают этот этап подготовки научных трудов.

Работая над дипломом или курсовым проектом, студент, как правило, делает сноски на литературу, размещая их в конце страницы или же в конце документа. Если в работе на одну и ту же книгу нужно ссылаться несколько раз, то нужно или вводить данные о названии, годе издания, издательстве и пр. вторично, или же искать первую ссылку.

Когда работа над проектом подходит к концу, необходимо просматривать все эти источники и выносить их в список литературы. Кроме этого, нужно не забыть о тех книгах, журнальных статьях и прочих источниках, на которые прямых ссылок нет, но которые также необходимо внести в список литературы.

В Word 2007 все эти задания заметно упрощены. Для работы с источниками нужно перейти на вкладку Ссылки и обратиться к кнопкам группы Ссылки и списки литературы (рис. 7.18).

Рис. 7.18.  Группа Ссылки и списки литературы на ленте

Для добавления нового источника выполните следующее:

·         Нажмите кнопку Вставить ссылку и выберите команду Добавить новый источник.

·         В окне Создать источник выберите тип источника. Это может быть книга, раздел книги, журнальная статья, статья в периодическом издании, веб-узел, дело, материалы конференции, интервью, фильм, спектакль, аудиозапись и т.д.

·         Заполните поля списка литературы: название, автор, год и город выпуска, издательство (рис. 7.19). Обратите внимание, что эти поля могут изменяться, в зависимости от того, какой тип источника выбран. Также имеет значение, какой выбран стиль списка литературы выбран. По умолчанию используется ГОСТ, однако вы также может выбрать ISO 690, Turabian, MLA, APA, Chicago, GB7714, SIST02 и другие. Выбор списка осуществляется в меню Стиль в группе Ссылки и списки литературы (рис. 7.20).

Рис. 7.19.  Окно Создать источник

Рис. 7.20.  Выбор стиля списка литературы

·         Если обязательных полей недостаточно, установите флажок Показать все поля списка литературы, чтобы отобразить дополнительные поля. Среди них фамилия редактора, число томов, количество страниц, стандартный номер и пр. (рис. 7.21)

Рис. 7.21.  Окно Создать источник после включения отображения дополнительных полей

·         Нажмите кнопку OK, чтобы добавить источник. Ссылка на источник будет помещена в том месте, где был установлен курсор.

Если в процессе работы над текстом необходимо снова вставить ссылку на то же издание, просто выберите его из списка Вставить ссылку, куда помещаются все источники, с которыми вы работаете в рамках текущего документа (рис. 7.22).

Рис. 7.22.  Список уже добавленных источников в меню Вставить ссылку

После завершения работы над научным трудом список литературы может быть создан автоматически. Однако прежде имеет смысл просмотреть все источники, которые были добавлены, и определиться с тем, нужно ли вносить их все в список литературы. Для этого нажмите кнопку Управление источниками в группе Ссылки и списки литературы. В окне управление источниками можно выполнять поиск среди литературы, сортировать книги и другие источники по названию, по имена автора, по году выпуска и по другим критериям. Также непосредственно из этого окна можно создавать новые источники и редактировать имеющиеся (рис. 7.23).

Рис. 7.23.  Окно Управление источниками

Для автоматического добавления в документ списка литературы нажмите кнопку Список литературы и выберите один из вариантов оформления ссылок: как списка литература или как цитируемых трудов (рис. 7.24). Используйте меню Стиль, чтобы изменить оформление этого списка и поля, которые будут вынесены в этот список (рис. 7.25).

Рис. 7.24.  Выбор варианта оформления ссылок

Рис. 7.25.  Готовый список литературы

7.7.Создание оглавления

Автоматическое создание оглавления часто используется при работе с большими документами. Если вы написали книгу или завершили создание учебного или рабочего проекта, то перед распечаткой окончательного варианта документа желательно создать оглавление. Оглавление поможет читателю ориентироваться в вашей работе, выделить для себя главное и сосредоточиться на изучении наиболее интересных моментов. Оглавление может помочь и при навигации в электронном документе. Если вы поместите оглавление в начале документа, то с него можно будет начать просмотр.

Создание оглавления займет совсем немного времени, если, конечно, документ оформлен соответствующим образом. Если при создании документа вы не ленились его структурировать должным образом, то Word составит оглавление за считанные секунды, и при этом оно будет построено правильно.

Сборка оглавления происходит в несколько этапов.

1.      Word находит заголовки с заданными стилями.

2.      Заголовки сортируются по уровням.

3.      Каждый заголовок снабжается соответствующим номером страницы.

Перечень заголовков и соответствующих им страниц вставляется автоматически. Вам только нужно будет набрать слово Оглавление.