Работа в текстовом процессоре Microsoft Word 2007

Цель работы

Научиться технологии обработки текстовой информации с помощью текстового процессора MS Word 2007.

 

Задачи лабораторной работы

 

После выполнения лабораторной работы студент должен:

1.     Знать основные сведения по работе с MS Word

2.     Уметь работать с документами в MS Word

3.     Уметь вводить, редактировать текст, работать с таблицами и графикой

4.     Иметь представление о макросах

5.     Выполнять работы по структурированию больших текстовых документов

 

Перечень обеспечивающих средств

 

Для обеспечения  выполнения работы необходимо иметь компьютер со следующим обеспечением: операционная система  Windows XP или Windows Vista  и MS Office 2007.

Из данного раздела вы узнаете следующее:

·         для чего нужны макросы;

·         как создать и использовать макрос;

·         как обеспечить безопасность при работе с макросами.

8.1.Что такое макросы и зачем они нужны

У каждого опытного пользователя интерфейс Microsoft Word уникальный и изменяется в зависимости от того, какие инструменты ему необходимы в работе. Вы вряд ли увидите одинаковые панели инструментов или пункты главного меню — чтобы сделать работу наиболее удобной, каждый пользователь стремится настроить программу по-своему. Однако иногда изменения только интерфейса (вынесение основных команд на панель инструментов и создание пользовательских меню) недостаточно.

Если работа однообразная, то пользователю приходится часто повторять те или иные команды в определенной последовательности (например, оформлять текст курсивом, кеглем 10, гарнитурой Arial). Чтобы произвести такое небольшое форматирование, может понадобиться достаточно большое количество времени, особенно если таким образом необходимо выделить несколько десятков слов. Получается, что для каждого участка нужно проделывать несколько операций. Конечно, можно отформатировать только один участок и создать пользовательский стиль, но и это не самый быстрый способ применения оформления.

Если вам часто приходится выполнять одни и те же действия, то эффективность вашей работы можно заметно увеличить при помощи макросов. Макросы — это небольшие программы на языке Visual Basic. Они могут помочь не только в ситуациях, когда требуется много раз выполнить сложное форматирование, но и при вставке объектов, печати выделенного текста и в других случаях.

Макросы всегда выполняются в активном документе. Действие некоторых макросов зависит от позиции вставки. Другие могут обращаться только к определенному объекту (например, к абзацу или выделенному участку текста). В данном случае перед выполнением макроса нужно выбрать этот элемент. Если же макрос не обращается к определенному объекту (например, выполняет команду перехода к следующему окну), то его можно выполнить в любое время.

Макросы бывают двух типов: внутренние и внешние. Внутренние внедряются непосредственно в документ или шаблон и могут быть выполнены, только если пользователь работает с данным файлом. Если вы создали макрос для шаблона Normal, то его можно будет выполнять только для документов, созданных на основе этого шаблона. Преимущество таких макросов в том, что они вместе с документом перемещаются по жесткому диску, а также с компьютера на компьютер.

Внешний макрос можно применять в случае, если он полезен при работе с документами, созданными на основе разных шаблонов. Если вы пользуетесь большим количеством шаблонов, то вносить в каждый из них макрос будет неудобно, как придется делать при использовании внутреннего макроса. Внешний же макрос можно применять для работы с любыми документами, а также свободно переносить с компьютера на компьютер. Для создания внешнего макроса его нужно сохранить с расширением BAS.

8.2.Создание макросов

Самый простой способ создания макроса — запись нужных действий в документе. Записав последовательность команд один раз, можно будет вызывать макрос щелчком мышью, когда нужно выполнить такие же действия. Для записи макросов сделайте следующее.

1.      Щелкните по стрелке под кнопкой Макросы в одноименной группе на вкладке Вид на ленте. Выберите команду Запись макроса в меню (рис. 9.1).


Рис. 9.1.  Выбор команды Запись макроса

2.      В диалоговом окне Запись макроса (рис. 9.2) дайте макросу имя, а также введите его описание. Не пренебрегайте возможностью дать макросу описание, так как это очень поможет в дальнейшем, особенно, если вы пользуетесь большим количеством макросов.


Рис. 9.2.  Диалоговое окно Запись макроса

3.      Макрос можно запускать с помощью кнопок на панели быстрого запуска или сочетания клавиш. Определить это можно в том же диалоговом окне, нажав кнопку кнопке или клавишам в области Назначить макрос.

Назначение макроса кнопке

Если вам будет удобно вызывать макрос с панели быстрого запуска, то нажмите кнопку кнопке в области Назначить макрос. В появившемся диалоговом окне Параметры Word сделайте следующее.

1.      Выделите название макроса в области слева и нажмите кнопку Добавить. Макрос будет добавлен на панель быстрого доступа (рис. 9.3)


Рис. 9.3.  Диалоговое окно Параметры Word, раздел Настройка

2.      Чтобы изменить отображаемое имя макроса и его значок, выделите строку с его названием в области справа и нажмите кнопку Изменить.

3.      В окне Изменение кнопки выберите подходящий значок для макроса, а также введите в поле Отображаемое имя название, которое быдет показываться при наведении курсора на его кнопку (рис. 9.4).


Рис. 9.4.  Диалоговое окно Изменение кнопки

4.      Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить свой выбор. Значок макроса появился на панели быстрого запуска (рис. 9.5).


Рис. 9.5.  Панель быстрого запуска с выбранным значком для макроса

Назначение макроса клавишам

Многие пользователи предпочитают использовать для выполнения разных действий сочетания клавиш. Вы можете назначить сочетания клавиш макросам, которые наиболее часто применяете. Для этого сделайте следующее.

1.      В диалоговом окне Запись макроса нажмите кнопку клавишам в области Назначить макрос.

2.      Установите курсор в поле Новое сочетание клавиш диалогового окна Настройка клавиатуры (рис. 9.6) и нажмите сочетание, с помощью которого вы хотите вызывать макрос. Обычно удобно использовать "горячие" клавиши F1-F12, а также сочетания клавиш Alt и Ctrl с цифрами.


Рис. 9.6.  Диалоговое окно Настройка клавиатуры

3.      Когда нужное сочетание клавиш будет подобрано, нажмите кнопку Назначить, а затем — Закрыть.

Запись макроса

Когда подготовительная работа будет завершена, переходите к записи макроса. После того как вы закроете окна назначения макроса панели инструментов или клавишам, указатель мыши примет форму. Теперь можно выполнять необходимые действия.

Выполнение макроса с помощью окна Макрос

Выполнять макросы можно не только с помощью назначенного сочетания клавиш или кнопок на панели быстрого запуска, но и используя диалоговое окно Макрос. Чтобы вызвать данное окно, нажмите кнопку Макросы в одноименной группе на вкладке Вид на ленте или воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+F8.

В диалоговом окне Макрос (рис. 9.7) представлен полный список макросов, доступных для выполнения. Чтобы применить один из них, выберите его из списка и нажмите кнопку Выполнить.


Рис. 9.7.  Диалоговое окно Макрос

Диалоговое окно Макрос дает возможность не только запускать макросы, но и управлять ими — изменять и удалять. Если у вас есть макросы, которые вы запускаете при каждом открытии Microsoft Word, то можно сделать их выполнение автоматическим. Для этого макрос нужно назвать AutoExec.

Поскольку все привычные для пользователей команды Microsoft Word также являются макросами, их можно выполнять с помощью окна Макрос. Чтобы увидеть их полный перечень, нужно выбрать пункт Команд Word из списка Макросы из (рис. 9.8).


Рис. 9.8.  Команды Microsoft Word в диалоговом окне Макрос

8.3.Безопасность при работе с макросами

Макросы являются не только очень удобным средством для работы с программами пакета Microsoft Office, но и не менее удобным средством перенесения вирусов с одного компьютера на другой. Поэтому относитесь к макросам, полученным из неизвестных или непроверенных источников, осторожно. Вирусы, содержащиеся в макросах, называются макровирусами.

Когда вы открываете документ, полученный по электронной почте или переданный вам сотрудником на гибком диске, вы можете не подозревать, что в нем содержатся макросы. Однако Word определяет наличие макросов в документе и сообщает вам об этом. Для этого необходимо установить соответствующий уровень доверия макросам в окне Центр управления безопасностью. Для его открытия выполните одно из следующих действий:

·         Нажмите кнопку Безопасность макросов в группе Код на вкладке Разработчик на ленте.

·         Нажмите кнопку Office, затем нажмите кнопку Параметры Word, перейдите в раздел Центр управления безопасностью, нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью и перейдите в раздел Параметры макросов.

В диалоговом окне Центр управления безопасностью (рис. 9.9) выберите один из четырех вариантов доверия:

·         Отключить все макросы без уведомления — макросы не открываются;

·         Отключить все макросы с уведомлением — при открытии документа программа будет спрашивать, хотите ли вы запустить макрос;

·         Отключить все макросы, кроме макросов с цифровой подписью — открываются только макросы, снабженные цифровой подписью;

·         Включить все макросы (не рекомендуется, возможен запуск опасной программы) — все документы, содержащие макросы, будут открываться без запроса.


Рис. 9.9.  Диалоговое окно Центр управления безопасностью

Лучше всего установить вариант Отключить все макросы с уведомлением. В этом случае вы всегда сможете решать сами, стоит ли открыть документ, содержащий макросы.